Transações digitais: como manter a segurança das informações?

18 minutos para ler

A era digital chegou impondo um ritmo novo ao cotidiano das pessoas e dos negócios. Para sobreviver no mercado atual, empresas buscam cada vez mais eficiência e produtividade, e as transações digitais surgem como o caminho para esses objetivos.

Substituir processos analógicos por digitais é muito mais do que abandonar o papel. É abrir novas possibilidades de gestão, otimizando o fluxo operacional, integrando processos, reduzindo custos e alcançando melhores resultados.

Deixar para trás o fardo burocrático e braçal de lidar com a papelada, adotando documentos digitais, tem feito empresas economizarem milhares de horas de trabalho administrativo a cada mês.

As transações digitais não se limitam à substituição de arquivos físicos por eletrônicos, mas com o respaldo das assinaturas digitais e das novas tecnologias aplicadas aos dispositivos móveis, englobam operações comerciais e financeiras envolvendo pessoas físicas e jurídicas.

Trata-se de romper barreiras de tempo e distância, abrindo um mundo de possibilidades que geram impactos nos pilares das relações de negócios, como meios de pagamento, perfil de consumo, mercado de trabalho, entre outros.

Entretanto, embora as vantagens trazidas pela transformação digital sejam diversas, os riscos de exposição de informações sigilosas, de fraudes e de invasões são igualmente impactantes. A segurança da informação é tema obrigatório quando se trata de realizar operações na internet.

Pensando nisso, apresentamos neste post um cenário geral do que são transações digitais, as suas tecnologias, os seus impactos e as suas vantagens. Além disso, trazemos dicas de como realizá-las com segurança. Não deixe de ler!

Afinal, o que pode ser considerado uma transação digital?

Transação digital é toda e qualquer operação realizada no meio virtual, seja ela financeira, comercial ou pessoal. Com a ajuda das novas tecnologias trazidas pela transformação digital — serviços em nuvem, computação móvel, assinatura eletrônica, entre outras —, as empresas buscam produzir resultados mais rapidamente, eliminando o papel e adotando processos totalmente digitais.

São exemplos de transações digitais quaisquer negócios fechados na web: compras online, contratação de serviços, assinatura de contratos eletrônicos, pagamentos via internet, operações bancárias entre outras.

Gestão de documentos

Quando pensamos em gestão de documentos, fica fácil compreender as diferenças entre a operação tradicional, dispendiosa, lenta e burocrática, e o processo digital, rápido seguro e móvel.

Imagine a área de gestão de compras e contratos de uma empresa tendo que lidar com um enorme volume de papelada — contratos com fornecedores, notas de compra de mercadorias, propostas comerciais, entre outras.

Horas de trabalho são investidas na organização, na assinatura, na autenticação, no envio e no arquivamento desses documentos. Além dos gastos com papel, serviço de entrega, etc.

Ao adotar um Gestor de Transações Digitais, automatizando os processos da área, todas as etapas da gestão documental são realizadas por meio de um sistema digital. Da criação do arquivo à assinatura, poupando horas de trabalho administrativo e burocrático, liberando a equipe para atividades mais produtivas.

Contando com o armazenamento em nuvem, é possível criar, acessar, assinar e até autenticar contratos e outros documentos de qualquer lugar, usando um computador, tablet ou celular. Eliminando não só as etapas mecânicas de organização da papelada como as demandas de viagens para a visitação de clientes e fornecedores e a captura das assinaturas.

Operações financeiras

Do ponto de vista das instituições bancárias, estamos caminhando a passos largos para um futuro completamente digital. Há alguns anos, um banco ter um aplicativo móvel era um diferencial, hoje é via de regra.

As ferramentas disponibilizadas em uma plataforma de Gestão de Transações Digitais, juntamente à assinatura digital, permitem que instituições financeiras criem fluxos de trabalho totalmente digitais. Desde o início de uma transação até a sua concretização.

Por exemplo, um cliente pode solicitar via celular um empréstimo para a compra de um veículo. Após ser processado e aprovado, o pedido retorna ao cliente para assinatura. Tudo é realizado, assinado e autenticado digitalmente, sem recorrer ao papel e sem necessidade de encontro presencial.

Dessa maneira, no mundo todo, as empresas oferecem operações simplificadas e seguras aos seus clientes, concluindo transações de forma rápida, acessível e conveniente.

Assinaturas digitais e eletrônicas

A digitalização de documentos costumava esbarrar na necessidade de assinatura e autenticação. Entretanto, com as ferramentas para assinar documentos digitalmente, isso não é problema.

Documentos de qualquer natureza — contratos, propostas, laudos, procurações, declarações e outros — podem receber assinatura eletrônica ou digital, conforme o nível de exigência de autenticação.

Podemos dizer que a assinatura eletrônica é uma versão da assinatura manual para o ambiente virtual, por meio da coleta de evidências que comprovam a identidade do signatário. Já a assinatura digital — associada a um certificado digital — é indicada para documentos cuja assinatura física demandaria autenticações e mais formas de garantir a segurança.

Assinar documentos online é o passo definitivo no sentido de automatizar os processos de gestão de documentos de uma empresa. Ao optar pelo Portal de Assinaturas, da Certisign, você conta não só com uma plataforma para assinar documentos eletronicamente, mas com um Gestor de Transações Digitais.

Trata-se de uma ferramenta completa de controle e armazenamento de arquivos eletrônicos, que integrado com outros sistemas de gestão e atendimento ao cliente oferecem muito mais benefícios e otimizam processos.

Como as transações digitais afetam o futuro dos negócios?

transformação digital vem impactando o cotidiano das pessoas e, consequentemente, a forma de realizar negócios. Não faltam exemplos de substituição do físico pelo digital. As músicas viraram arquivos de mp3, as fotos não são mais impressas, cartas foram substituídas por e-mails, reuniões são realizadas via Skype, aulas são ministradas por vídeo, entre outros.

Nas empresas, a substituição do papel pelo documento digital nas transações eletrônicas já é uma realidade, impactando diversas áreas profissionais, como o direito, a engenharia e a medicina. Isso sem falar do e-commerce e mais recentemente do m-commerce.

A inovação tecnológica possibilita a oferta de transações digitais cada vez mais simplificadas, seguras e acessíveis, melhorando a experiência do cliente e a eficiência das empresas.

A transformação digital impacta o futuro dos negócios sob diversos aspectos:

Meios de pagamento

Com a internet, as possibilidades de negócio romperam as fronteiras, e até o comerciante de bairro pode vender pra qualquer lugar do país. Assim, criou-se a necessidade de realizar pagamentos remotamente, e surgiu o pagamento digital.

De lá pra cá, os meios de pagamento não param de se modernizar. Pagamentos digitais podem ser realizados via computador — em uma loja virtual, em uma plataforma de pagamento online ou de moedas digitais— ou via dispositivos móveis, que além de oferecerem as mesmas formas de pagamento que os computadores, podem funcionar como carteiras digitais — e-wallet.

Hoje, empreendedores contam com diversas ferramentas oferecidas pelas plataformas de pagamento, que operam de forma vinculada a sistemas de comércio eletrônico, e têm acordo com vários bancos e operadoras de cartão, oferecendo um vasto cardápio de soluções e produtos. Dessa maneira, garantem comodidade aos consumidores.

No futuro, à medida que os smartphones são equipados com novas tecnologias, a tendência é que essas transações digitais extrapolem o âmbito da internet e transbordem para o mundo físico, com o celular substituindo o cartão de crédito. A soma dessas tecnologias — smartphones e carteira digital — poderá substituir as outras formas de pagamento no futuro.

Formas de consumo

A transformação digital vem mudando o comportamento do consumidor mais rapidamente do que ocorreu em revoluções anteriores. O poder de gasto da geração Y — nascidos entre 1983 e 2000 — hoje, ultrapassa o de qualquer outra geração anterior, e a geração Z — nascidos na era digital — em pouco tempo corresponderá a 40% do mercado consumidor.

Tratam-se de gerações que demandam acesso a serviços que podem usar de qualquer lugar. Segundo pesquisa da empresa de marketing digital SDL, a geração Y checa os seus celulares 45 vezes por dia.

A geração do toque e do clique, que inclui de estudantes a pessoas de meia idade, compra itens para a festa dos filhos direto da china, negocia ingressos para grandes shows online, e vende móveis usados em redes sociais.

Tudo isso pelo celular, na sala de espera do aeroporto ou enquanto aguarda uma reunião. São os consumidores digitais.

Portanto, a empresa que deixar passar a oportunidade de estar acessível para esse público 100% do tempo em qualquer lugar, ou seja, que não estiver presente na internet com um site responsivo, nas redes sociais e via whatsapp, perderá mercado.

Processos digitais

A implementação de soluções digitais em empresas traz impactos em três aspectos: aumento da lucratividade, melhora da experiência do cliente e maior segurança e conformidade das operações.

Mudanças como essas tornam-se vantagens competitivas para empresas que conseguem desenvolver novas estratégias a partir da digitalização de seus processos. A otimização operacional garante serviços mais eficientes, menor tempo de espera e preços mais competitivos.

Atividades profissionais

A transformação digital impacta também o mercado de trabalho, uma vez que novas demandas são criadas, possibilitando o advento de novas atividades profissionais, como o gerenciamento de dispositivos e redes e de segurança digital, a análise de negócios digitais e o desenvolvimento de aplicativos.

Marketing digital

Assim como as inovações digitais impactam o comportamento do consumidor, obviamente, o marketing não poderia continuar o mesmo.

O papel da publicidade e do marketing tradicional era, basicamente, promover produtos e serviços. Com a internet e a revolução tecnológica que decorreu dela, o papel do consumidor mudou. Hoje, o marketing se destina a conquistar novos potenciais clientes. O foco que era o produto, agora, é o público.

O mínimo que esse novo consumidor espera é que as empresas sejam digitais também. O que desperta o seu interesse não é tão somente o produto ou serviço que uma empresa vende, mas quais soluções ela tem a oferecer, e como ela pode ajudá-lo a resolver os seus problemas.

Quais são as principais vantagens das transações digitais?

Além de facilitar processos, antes burocráticos, e otimizar o fluxo operacional, as transações digitais representam uma série de vantagens para as empresas que as adotam em detrimento das operações analógicas.

Economia

Como já mencionamos, a substituição de transações analógicas por digitais representam uma economia, desde a redução de insumos — como papel e cartucho para impressão — e do melhor aproveitamento da equipe, ao corte de despesas de outras naturezas:

  • serviços de entrega expressa e correios;
  • viagens para o fechamento de negócios e assinatura de contratos;
  • espaço físico e mobiliário para o arquivamento;
  • climatização do ambiente para correto acondicionamento dos documentos arquivados.

Validade jurídica

As transações digitais ganham respaldo jurídico por meio das assinaturas digitais, que atribuem autenticação, integridade e não repúdio aos documentos.

Ou seja, um contrato assinado digitalmente tem a sua legitimidade garantida, sendo atestada a identidade do signatário e a não adulteração, por meio de um certificado digital.

Além disso, uma plataforma de gerenciamento de transações digitais possibilita o rastreamento das alterações feitas no arquivo. Dessa maneira, os documentos assinados têm validade jurídica tanto pela comprovação de sua origem quanto pela inviolabilidade de seu conteúdo.

Rapidez e flexibilidade

Qualquer transação digital representa um ganho de tempo em comparação com o processo realizado manualmente. O tempo gasto no processamento de documentos pode ser reduzido de dias para horas, e até minutos.

Sem falar da agilidade dos fluxos automatizados, eliminando gargalos no andamento dos processos, que antes ficavam travados entre um departamento e outro e que, com a digitalização, são automaticamente enviados aos respectivos signatários.

Mobilidade

A computação em nuvem associada à multifuncionalidade dos telefones e tablets permite o acesso a qualquer documento armazenado, garantindo que as transações digitais possam ser realizadas a qualquer hora e em qualquer lugar, desde que haja acesso à internet.

É a transformação digital viabilizando o rompimento de barreiras do tempo e de espaço, conferindo mobilidade aos negócios. Facilitando que uma empresa venda ou preste serviços para outras cidades, estados e até países.

Segurança

Os mecanismos de senha e protocolos de acesso, bem como os usos de criptografia e firewalls específicos para nuvem garantem a segurança das transações digitais.

Além disso, é mais fácil e rápido detectar e corrigir uma falha ou fraude ocorrida em um sistema digital do que em documentos e aparelhos físicos, como máquinas de recepção e cartões de crédito. Dessa maneira, podemos dizer que o meio digital é mais seguro e confiável que o meio físico.

Integração

Uma plataforma de Transações Digitais já promove a integração dos processos de criação de arquivos, assinatura, envio e arquivamento. No entanto, ao integrar a plataforma a outros sistemas, como os de gestão, de vendas e de atendimento ao cliente, as possibilidades se multiplicam, aprimorando o fluxo de trabalho de maneira decisiva.

Como realizar transações seguras?

É claro que, para que todas essas vantagens da digitalização se traduzam, efetivamente, em benefícios para a empresa, a segurança digital é fundamental. Mas como realizar transações seguras? Como garantir a proteção dos dados dos seus usuários e da empresa?

Para que operações digitais sejam realizadas na rede sem problemas, é essencial adotar sistemas seguros, munidos de tecnologias de segurança constantemente atualizadas. Afinal, à medida que a tecnologia evolui, se torna alvo daqueles que querem se beneficiar de informações confidenciais e privilegiadas, seja de pessoas jurídicas ou físicas.

Utilize criptografia

A criptografia embaralha os dados transacionados. Dessa maneira, mesmo que sejam acessados, não haverá acesso ao conteúdo, uma vez que estarão encriptados em forma de sinais e códigos, sendo necessárias chaves específicas para a tradução.

O principal objetivo da criptografia é tornar mais confiável a comunicação entre o servidor e do site e o visitante, minimizando o risco de quebra de sigilo das informações. Trata-se de um dos mais importantes mecanismos de segurança em ambientes virtuais.

Adote sistemas de proteção

A segurança digital oferece uma série de recursos, tais como credenciais de acesso, protocolos de segurança e sistemas antivírus que, quando usados em conjunto, como parte da rotina de uma empresa, podem evitar invasões.

Além disso, estão disponíveis softwares e profissionais especializados no monitoramento e no controle de segurança de movimentações online.

Vale mencionar a importância de manter esses sistemas atualizados e compatíveis com as novas tecnologias de proteção, uma vez que a tecnologia avança rápido, mas o nível de sofisticação dos hackers e softwares de invasão também.

Realize a migração para a nuvem

Atualmente, a computação em nuvem oferece uma diversidade de serviços, incluindo servidores remotos e hospedagem de sites.

Do ponto de vista da segurança, adotar sistemas em nuvens é uma excelente opção. Uma vez que manter um servidor fisicamente dentro da empresa é deixá-lo exposto a invasões reais e virtuais. A migração para a nuvem, sem dúvida, garante mais segurança.

As empresas que prestam esse serviço costumam dispor de sistemas de segurança modernos, que rodam em tempo integral, além de profissionais especializados, monitorando ativamente cada alteração, diminuindo os riscos de uma invasão.

Tenha certificação digital

Um certificado digital é, basicamente, a identidade de uma pessoa física ou jurídica no meio virtual. Entretanto, as suas funções vão muito além de atestar a autenticidade de assinaturas. Dentre outras coisas, é um método para garantir a integridade das informações transacionadas na rede.

Navegar em uma página com certificação digital é a certeza de saber que se trata de um site genuíno e não de uma cópia, garantindo que as transações eletrônicas realizadas possam ser feitas de forma segura e confiável. Trata-se de confiança passada ao usuário da página. Confiabilidade que se reflete em aumento nas vendas, além da redução nas fraudes.

Há diversos tipos de certificados, que empregam níveis diferentes de confidencialidade. Portanto, a escolha deve ser feita com base na demanda. Uma loja virtual que receberá pagamentos digitais, por exemplo, demanda um nível maior de validação.

Instrua os colaboradores

Tão importante quanto as tecnologias de segurança adotadas pela empresa é o treinamento de seus colaboradores.

Em grandes empresas, os usuários comuns sequer têm acesso a algumas dessas ações, sendo restritas aos funcionários de TI. No entanto, em pequenos negócios, vale a pena compartilhar essas instruções com todos os colaboradores:

  • desconfie de ferramentas que prometem milagres, costumam ser repletas de malwares;
  • mude as senhas ao configurar o roteador;
  • tenha cuidado com os anti-vírus, existem ferramentas que se passam por eles para ter acesso aos dados do administrador do computador;
  • atualize sempre os sistemas operacionais;
  • nunca utilize o recurso de memorização de senha em um computador que não o seu. Use gerenciadores como o LastPass ou KeePass para armazenar as suas senhas;
  • evite informações confidenciais em mensagens trocadas em ferramentas que não utilizem a criptografia, qualquer usuário com a acesso a rede poderá ler;
  • sites que exigem login deve ter a extensão do endereço (https://) e certificado de segurança válido;
  • nunca solicite a recuperação de senha, caso o e-mail de cadastro esteja inválido por expiração de domínio ou falta de uso, ele pode já estar sendo usado por outra pessoa;
  • ao acessar sites de bancos, por exemplo, sempre digite o endereço, evitando usar buscadores como o Google;
  • nunca use links que levam diretamente ao banco;
  • ao terminar uma transação, saia da página utilizada fazendo o logoff e feche-a totalmente.

Essas dicas são válidas no âmbito corporativo, mas, principalmente, na realização de transações digitais por pessoas físicas. Por isso, não deixe de orientar os seus funcionários e clientes.

A digitalização já é uma realidade que vem fazendo a diferença no mundo dos negócios, permitindo que as empresas que adotam a tecnologia como norte em suas estratégias se diferenciem. Assim, grandes empresas mostram um incrível poder de adaptação e se mantêm líderes de mercado, e novas empresas surgem inovando setores e criando modelos de negócios disruptivos.

Nessa corrida, a empresa que não adotar efetivamente as transações digitais como parte fundamental de suas operações será deixada para trás. Bancos, por exemplo, caminham para a completa digitalização, com o os meios de pagamento evoluindo em tecnologia, mobilidade e segurança.

A gestão de transações digitais surge como uma área estratégica dentro das empresas que, ao contarem com ferramentas de qualidade, podem se beneficiar de inúmeras vantagens trazidas pela digitalização dos processos. Entre elas, a economia, a agilidade, a flexibilidade, a integração e a segurança, sem perder a validade jurídica.

No entanto, para usufruir de tais benefícios, não se pode descuidar da segurança digital. Investir em tecnologias de proteção como criptografia, certificações, serviços de computação em nuvem e outros é fundamental para garantir um ambiente virtual seguro e confiável para a empresa e os seus clientes.

Agora que você já sabe tudo sobre transações digitais, que tal ler sobre como assinar documentos digitalmente e dar o primeiro passo para realizar a transformação digital em sua empresa?

Transações digitais: como manter a segurança das informações?
5 (100%) 3 Votoss
Posts relacionados

Deixe uma resposta