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Strategic sourcing: saiba por que ele pode ser fundamental para o setor de compras

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Talvez você não tenha percebido, mas o processo de compra é muito mais do que adquirir os materiais necessários. Um papel importante na aquisição moderna, atualmente, é desempenhado pelo strategic sourcing, que consiste em otimizar a aquisição a longo prazo. Isso é possível se os departamentos especializados trabalharem em conjunto com o departamento de compras e o suprimento for controlado adequadamente.

O foco está na definição e gestão de fornecedores, para negociar contratos quando favoráveis a longo prazo. O strategic sourcing também aborda os custos mais importantes para obter economias relevantes e a combinação de processos de aquisição e fornecimento. Logo a seguir, abordaremos por que o strategic sourcing pode ser primordial para o setor de compras da sua empresa. Boa leitura!

O que é strategic sourcing?

O strategic sourcing é uma estratégia para alcançar uma redução radical de custos antes da efetivação de cada compra feita, ele abrange as operações de seleção e compra de itens e fornecedores. Essa metodologia padroniza e agiliza a seleção de materiais e serviços, garantindo não apenas insumos diretos, mas também indiretos desde o estágio de solicitação de compra até a redução de custos.

Os principais impulsionadores dos custos de aquisição são os pontos de gerenciamento de itens adquiridos e o número de fornecedores. Em muitos casos, as duplicatas existem e há espaço para redução de custos, como descontos por volume de consolidação, unificação de diferenças de preço unitário para preços mais baixos.

Uma das opções para diminuir as despesas de vendas em atividades corporativas é diminuir os gastos de aquisição. Como medida, podemos dizer que o departamento de compras busca sempre trabalhar do ponto de vista da redução de custos, como: “compre barato” e “selecione um vendedor barato”.

Essas medidas incluem forte poder de negociação com fornecedores e compras centralizadas com descontos quantitativos. Tais medidas precisam ser promovidas estrategicamente. O strategic sourcing é caracterizada por:

  • integração nas estratégias e metas gerais da organização;
  • decisão e ancoragem no nível gerencial;
  • holística;
  • perspectiva de longo prazo;
  • orientação para o desenvolvimento;
  • trabalho multifuncional;
  • análise baseada em fatos;
  • interação com o mercado fornecedor.

Em outras palavras, para que se entenda o strategic sourcing, é por meio dele que as empresas fortalecem suas ligações com fornecedores e gerenciam esses relacionamentos. Este é um mecanismo de melhoria integrada em todas as operações, desde a concepção até a compra. Essa aquisição estratégica permite que as organizações estabeleçam relacionamentos ideais com fornecedores, aprimorem processos de negócios e reduzam custos.

Quais os impactos no setor de compras?

Na abordagem de aquisição convencional, há alguns casos em que a redução de custos é realizada em negociações individuais com base na habilidade da pessoa responsável por essa tarefa. Portanto, medidas como desconto são adotadas para itens e fornecedores que não têm contraste.

No entanto, devido à intensificação da concorrência, é difícil atingir o objetivo com a abordagem convencional. Com as tecnologias da informação e mudanças nos contratos, como a digitalização e assinatura eletrônica, está se tornando cada vez mais claro que a aquisição é uma tarefa clara de gerenciamento.

O sourcing and procurement é um aspecto da gestão estratégica. Isso é fácil de entender, pois a aquisição é um processo organizacional que — como qualquer outra atividade da organização — deve ser correspondente com a estratégia geral.

Por isso, o strategic sourcing proporciona impactos positivos no setor de compras, possibilitando um alinhamento e contribuição dentro da estratégia de aquisição empresarial. Afinal, mercados e requisitos de clientes para produtos mudam com uma velocidade crescente.

Os departamentos de compras não podem mais ser considerados como meras funções de fornecimento, mas precisam lidar estrategicamente com suas tarefas. Isso significa que os mercados e fornecedores de recursos devem ser desenvolvidos e mantidos de maneira direcionada.

Logo, é necessário fazer um esforço para formular e implementar medidas com nitidez de acordo com as características dos produtos e fornecedores. Por meio da possibilidade de soluções promovida pelo strategic sourcing, você tem um único ponto de controle sobre todo o processo de aquisição, contrato e análise de custos para todos os tipos de gastos, diretos ou indiretos, e serviços para otimizar o setor de compras.

Ao integrar essas soluções ao processo de execução, aquisição e compra, você obtém impactos positivos como:

  • agregar e classificar todas as compras em toda a empresa;
  • obter visibilidade, gastos do segmento e identificar oportunidades de redução de custos;
  • padronizar processos de origem para contrato entre equipes ou unidades de negócios;
  • promover redução de custos e otimização de itens em todas as categorias de gastos;
  • realizar economias de custos negociadas;
  • acelerar as operações e melhorar o rendimento da equipe;
  • encontrar melhores fornecedores e parceiros de inovação para reduzir o risco.

Como implementar strategic sourcing em sua empresa?

Para implementar o strategic sourcing efetivamente, a empresa deve fazer uma declaração qualificada sobre seus produtos e fornecedores. Para que isso seja bem-sucedido, a análise, classificação e estruturação de fontes e bens de suprimento são um pré-requisito. Além do mais, a automatização de processos como a guarda e emissão de contratos é essencial.

Alguns passos devem ser seguidos para que a implementação seja feita com sucesso:

Gerencie os fornecedores

O gerenciamento de fornecedores é o componente mais importante do strategic sourcing e também desempenha um papel fundamental no fornecimento operacional. Como parte disso, os principais dados precisam ser negociados com os fornecedores para reduzir ainda mais os custos, e a base para isso é um gerenciamento eficiente.

Os grupos de materiais existentes devem ser revisados regularmente como parte do strategic sourcing. Em particular, isso depende de:

  • maneiras de comprar as mercadorias ainda mais baratas;
  • agrupamento de conjuntos de materiais com menos fornecedores;
  • possibilidade de encomendar maiores quantidades para contratos mais favoráveis;
  • possibilidade de substituir materiais diferentes por outros melhores ou mais baratos.

As estratégias de compras operacionais devem estar intimamente ligadas aos negócios no dia a dia, a fim de garantir o gerenciamento consistente do fornecedor e otimizar a aquisição de materiais. Fazendo isso, você tem informações valiosas para tomada de decisão referente às melhores oportunidades de obtenção de insumos.

Faça cooperação estratégica entre departamentos

O strategic sourcing deve ser uma tarefa do departamento de compras. A longo prazo, é importante encontrar fornecedores baratos e ver onde os materiais podem ser obtidos em alta qualidade. O suprimento operacional é, normalmente, realizado por meio dos departamentos especializados da empresa.

Porém, o problema é quando os departamentos especializados fazem os pedidos. Isso causa custos desnecessários para a empresa, pois a economia de recursos é possível quando a aquisição é coordenada entre compras e departamentos — os materiais necessários a curto prazo também podem ser integrados a um fornecimento estratégico.

Sendo assim, os contratos podem ser concluídos a longo prazo, estipulando que as empresas também recebam itens importantes com pouca antecedência. Para garantir uma economia ideal, as compras operacionais devem ser integradas às aquisições estratégicas.

A compra deve ser concentrada nas tarefas essenciais e conduzir o gerenciamento do fornecedor. Isso se torna possível com a devida cooperação entre os departamentos, tendo um objetivo comum de alcançar maior é a economia sem perda de qualidade.

Agrupe os dados estratégicos

Essencialmente no strategic sourcing a adesão aos contratos negociados deve ser transparente. É necessário evitar compras feitas sem o conhecimento do departamento de compras. Para uma redução eficiente de custos, é fundamental que seja assegurado um processo contínuo de informação entre compras e aquisições estratégicas.

O controlador de compras resume os dados dos seguintes departamentos:

  • compras;
  • contabilidade;
  • gestão de materiais;
  • aquisição.

Esse agrupamento é eficaz para redução de custos na empresa. É importante reunir e avaliar informações antecipadamente, dentro de uma definição precisa dos objetivos e da distribuição das tarefas. Por isso, não deixe que ocorra dispersão dentro dos setores para que não haja inconsistências e perda de ganhos.

Concentre-se na missão da organização

Toda organização tem uma missão no mercado. Para que haja uma consolidação é necessário que não aconteça desvios desse ponto. A missão da empresa é uma combinação de fatores comportamentais (a maneira como operamos em nosso ambiente), tom, estilo de organização e valores que são o seu núcleo.

A forte missão da empresa influencia ativamente a cultura interna e externa do negócio e, para que ela seja um elemento efetivo de existência, ela deve ser realista e aplicável a todos os seus níveis.

Dessa forma, ela funciona como baliza de como as equipes vão desempenhar suas atividades. Dentro de uma cultura organizacional o setor de compras deve desempenhar seu papel com foco efetivo.

Isso fornece uma base para todas as atividades de compras, tanto no nível tático que abrange aquisição, relacionamento com fornecedores etc., como no nível operacional que envolve pedidos, monitoramento de entrega, entre outros.

Também podemos destacar as estratégias gerais relacionadas a compras para organização, competência, desenvolvimento, ferramentas, condições comerciais e estratégias específicas para diferentes categorias do que é comprado.

Tenha foco tático e operacional

Os bens, que devem estar sempre presentes na empresa, podem ser adquiridos estrategicamente na central de compras. Isso também se aplica a serviços que precisam ser usados repetidas vezes. Por outro lado, os bens e serviços necessários a curto prazo podem ser adquiridos operacionalmente pelos departamentos.

A vantagem é que os itens necessários a curto prazo estão rapidamente nos setores. Uma boa comunicação entre os departamentos individuais e o setor de compras é indispensável para criar mais transparência e explorar condições favoráveis. É possível dividir o trabalho de compras em níveis táticos e operacionais, e eles podem ser definidos da seguinte maneira. Acompanhe!

Compra tática

A compra tática é focada na condução de compras, seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos, relações com fornecedores, desenvolvimento de processos etc. Ela é realizada de acordo com as estratégias de aquisição decididas, formando a base para uma efetiva compra operacional nos negócios, para que se possa perceber o que foi decidido em nível estratégico.

Compra operacional

A compra operacional busca satisfazer as necessidades diárias dos negócios de bens, serviços e muito mais nas operações cotidianas. Ela envolve o gerenciamento de pedidos, monitoramento de entrega, resolução diária de problemas etc., diretamente ligados à execução nos diversos negócios. A compra operacional é realizada com base nas condições fornecidas pela compra tática.

Quais são as principais ferramentas do strategic sourcing?

Análise de demanda

A análise da demanda por produtos fabricados pela empresa é tão importante quanto outros tipos de análise. A renda e os lucros da empresa dependem, em grande parte, da demanda por seus produtos. Com uma procura relativamente estável, você pode planejar séries longas de aquisição de materiais para produção, caso contrário os planos devem ser flexíveis, como séries de produtos manufaturados a curto prazo.

Curva ABC

A curva ABC é um método para classificar múltiplos dados com base em sua relevância. Ela é chamada assim porque classifica utilizando as letras A, B, C em ordem decrescente de importância. Um exemplo típico é o gerenciamento de estoque, em que você coloca vários produtos juntos para conduzir uma curva ABC.

Dessa maneira, tendo as vendas como importância, você encontrará produtos que têm uma alta contribuição para o total de faturamento, bem como os produtos com baixa cooperação. Com base nos resultados dessa análise, você pode determinar o número de reabastecimentos de estoque e os produtos a serem descontinuados.

Gestão à vista

A gestão à vista é uma grande aliada para o engajamento da equipe por meio do fornecimento de estratégias embasadas em informações relevantes. Isso pode ser indicadores da área de compras, tendências e status de projetos. Dessa forma, é possível visualizar de forma ampla os dados para a tomada de decisão dentro do strategic sourcing da empresa.

Análise SWOT

A análise SWOT é baseada na situação de competição interna e externa e condições competitivas em diagnóstico. Ela está intimamente relacionada com o estudo das principais forças internas, fraquezas, oportunidades e ameaças externas, enumeradas pela investigação, e de acordo com a forma de matriz organizacional. Esse sistema viabiliza analisar vários fatores e verificá-los, tirando uma série de conclusões correspondentes que auxiliam na tomada de decisão.

Matriz Kraljic

A Matriz Kraljic ajuda a desenvolver uma estratégia de compras para os produtos e serviços que a organização consome. O objetivo é remover ao máximo a vulnerabilidade da oferta e maximizar o potencial de poder de compra. Ela nos permite trabalhar de maneira mais inteligente com os fornecedores que já temos.

Isso auxilia a determinar, por produto ou por fornecedor, o tipo de relacionamento que devemos promover com cada um dos parceiros da cadeia de fornecimento. O modelo funciona mapeando o impacto do lucro de um produto em um eixo e a vulnerabilidade em caso de perda do fornecedor do outro.

5 forças de Porter

A importância da competição na estratégia de negócios e é a base da atual estratégia competitiva. As 5 forças de Porter são consideradas ferramentas essenciais para a gestão de negócios e podem ser usadas para formular estratégias corporativas e competitivas.

Ao analisar o ambiente de uma empresa, a análise é dividida no ambiente externo e no ambiente interno, mas as 5 forças podem ser consideradas como uma estrutura para a análise microambiental no ambiente externo.

As 5 forças de Porter consistem em:

  • ameaça de recém-chegados (estreantes);
  • poder de barganha do vendedor (fornecedor);
  • poder de barganha do comprador (cliente);
  • ameaça de substitutos e serviços;
  • concorrência entre empresas existentes (concorrentes).

TCO (Total Cost of Ownership)

O TCO é o custo total de obtenção de equipamentos, software, sistemas, itens, materiais etc., desde a instalação até o final do uso e descarte. Por meio dessa ferramenta é possível mapear os custos de toda a cadeia de abastecimento de produtos e serviços. Por exemplo, ao obter um equipamento você precisa saber quanto será o custo de suporte, atualização e manutenção. Logo, o foco não é só no valor de aquisição mas de todo seu ciclo de vida.

Should Cost

O Should Cost aborda o quanto deveria custar um produto ou serviço. Ele consiste em uma análise amplamente detalhada do custo dos fornecedores dentro da cadeia de suprimentos, verificando todos os itens oferecidos por eles. De acordo com os melhores preços encontrados nesse processo de detalhamento, você consegue ter parâmetros para avaliar o melhor custo-benefício dentro do mercado.

Outro ponto interessante dessa ferramenta de strategic sourcing é que você pode utilizar o menor preço encontrado como ancora de uma negociação ou até mesmo para ser parte da base de uma ZOPA (Zone of Potencial Agreement), que significa Zona de Possível Acordo.

Quais as principais vantagens para a gestão de compras?

Visualização do fornecedor e histórico de compras

Se você tem um sistema para compra, compra e aquisição separadamente para cada departamento e cada base, há um atraso na resposta ao excesso de estoque devido a falhas de ordem, ocorrência de faltas de estoque, erros na compra de materiais de consumo, o aumento na quantidade de trabalho de escritório, etc., causará o impacto negativo na condição comercial.

Mediante o strategic sourcing o setor de compras pode gerenciar melhor a sua lista de empresas fornecedoras para cada item, conhecendo o último horário de compra, preço unitário, quantidades de cada item, entre outros. É possível realizar o suprimento por lote no momento apropriado, além disso, com as informações precisas nos departamentos o trabalho de aprovação pode ser executado de maneira efetiva.

Controle de custo centralizado

No caso de um sistema fragmentado para cada departamento, torna-se difícil detectar ineficiências de compra. Por exemplo, há casos em que vários departamentos estão duplicando o fornecimento de mercadorias semelhantes e, ao comprar determinados produtos, as transações com fornecedores caros são negligenciadas.

Com a introdução do strategic sourcing no setor de compras, tais problemas podem ser descobertos imediatamente. Se a compra por departamento tiver um impacto financeiro negativo, também será possível otimizar a consolidação por fornecedores e negociar descontos de negociação. Além do mais, você pode considerar antecipadamente os melhores fornecedores e as condições de compra.

Redução significativa do trabalho de encomenda

Quando uma organização compra, realiza o trabalho de escritório de encomenda de acordo com o formulário que a empresa ou o parceiro prepara — como correio e fax, entrada de formulário do site etc. —, torna o trabalho complicado quando existem vários fornecedores. Logo, o aumento da quantidade de trabalho é inevitável. Além disso, a gestão manual de documentos está propensa a erros humanos.

O strategic sourcing permite personalizar o formulário de pedido para o fornecedor e também criar solicitações no sistema de acordo com a negociação feita pelo setor de compras. Ao compartilhar dados de compra com parceiros de negócios, essa tarefa é ainda mais simplificada e é possível fazer pedidos personalizados de acordo com as peculiaridades do período no empreendimento.

Estabelecimento da cadeia de suprimentos

Em relação ao controle de custos, o strategic sourcing demonstra seu poder ao construir um sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos para estabelecer uma estratégia de compras enquanto analisa todo o processo desde a compra e aquisição dentro de uma empresa.

Existe um período de tempo desde a aquisição até a liberação, devido à indústria de manufatura e o tipo de cadeia de suprimentos ser muito influenciado pelo desempenho dos negócios no mercado, atacado e varejo. Para o setor de compras é imprescindível ter a vantagem de facilitar a definição de uma estratégia de compra adequada.

Por esse motivo, o strategic sourcing proporciona a vantagem de aprimorar a integração de toda a cadeia de suprimentos, vinculando-se ao sistema de gestão de produção e ao gerenciamento de vendas de acordo com a indústria.

Isso otimiza toda a cadeia de suprimento a partir de cada departamento, registrando a quantidade de estoque restante em cada local e examinando o valor do inventário de segurança, levando em consideração o risco de peças ausentes em toda a empresa.

Vale ressaltar que juntamente a boas páticas oriundas de novas tecnologias como a assinatura digital e uso da nuvem, o fluxo documental e registro de contratos se tornam dinâmicos e precisos.

Assim, entre os custos de todo o negócio, estabelecer o strategic sourcing para centralizar as informações de compras e aquisições, que é um fator importante, impacta positivamente todo o fluxo de trabalho do setor de compras.

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Strategic sourcing: saiba por que ele pode ser fundamental para o setor de compras
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