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Principais benefícios de um software de gestão de contratos

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Com os avanços obtidos pela era digital, o modo de se organizar e executar processos mudaram significativamente. Com o apoio de diversas tecnologias, as empresas conseguem obter ganhos e melhora nas suas atividades com menos custos e maior capacidade. No setor de contratos não é diferente, a substituição de pilhas de papel e etapas burocráticas deram espaço para uma gestão eletrônica.

Os documentos são produzidos digitalmente, armazenados em sistemas em nuvem e facilmente enviados, editados e assinados. Isso porque um software de gestão de contratos proporciona ganhos, centralizando as informações em um único lugar. Toda essa evolução permite que as empresas possam focar em novas oportunidades de expansão e tomadas de decisão mais acertadas.

Pensando nisso, separamos, neste artigo, os principais benefícios de um software de gestão de contratos para o seu empreendimento. Confira!

Funcionamento de um software de gestão de contratos

Um software de gestão de contratos é caracterizado por uma paleta de possibilidades muito maior do que apenas o registro e a circulação de documentos eletrônicos. As empresas estão cada vez mais se esforçando para centralizar seus serviços e conjuntos de dados, razão pela qual estão cada vez mais optando por soluções modulares que lhes abrem a porta para gerenciar áreas sucessivas na organização.

Isso engloba atividades relacionadas à orçamentação, ao controle de pedidos, à implementação de processos de pessoal e ao suporte de departamentos de vendas no campo de ofertas e faturamento. Esse tipo de solução é marcada, principalmente, por menores custos de manutenção e treinamento, bem como uma garantia de consistência de dados no programa.

O funcionamento de um software de gestão de contratos é dado pela modernidade, funcionalidade, flexibilidade e segurança. Um sistema profissional oferece a oportunidade de modificar de forma independente e criar novos modelos de processos. Além disso, uma interface web ou móvel é praticamente um padrão no mercado, trazendo simplificação e mobilidade aos usuários.

Vale ressaltar que os cada funcionalidade adicional a equipe é liberada de realizar as atividades rotineiras diárias. Isso pode incluir o reconhecimento automático de texto em documentos, fácil colaboração com dispositivos de impressão e digitalização, componentes que permitem o registro de e-mail diretamente no programa e mecanismos de integração com programas externos de CRM e ERP, por exemplo.

Benefícios do software de gestão de contratos

Veja quais são as suas vantagens!

Melhor produtividade

O gerenciamento clássico de documentos em papel traz muitos riscos associados e gera custos adicionais. Para as organizações, o maior benefício da adoção de um software de gestão de contratos é o aumento na produtividade. O controle de despesas, bem como melhoria da comunicação na empresa também são impactados positivamente.

O benefício para a equipe gerencial é a melhoria da pontualidade do trabalho, otimização no controle e acesso rápido à informação. Os colaboradores, por outro lado, serão os mais beneficiados com a automação das atividades cotidianas, diminuindo o tempo necessário para concluir as tarefas e eliminando erros frequentes.

Segurança

A perda de uma versão única de um documento pode ter enormes consequências, mas não podemos esquecer que o armazenamento de arquivos e as despesas para manter e melhorar a segurança são elevados. Além do mais, toda vez que o acesso a contratos ou documentos oficiais envolvem pessoas adicionais na empresa, consome um tempo valioso para pesquisar, compartilhar e devolver os documentos no local correto.

A situação das empresas que implementam um software para gerenciamento de documentos é completamente diferente. Nessas organizações, cada documento tem sua própria cópia digital, e a matriz de acesso correta permite que os profissionais visualizem o arquivo de forma a garantir conveniência e segurança.

Otimização dos processos

A circulação eletrônica de documentos, em contraste com sua forma clássica, gera benefícios incomparavelmente maiores na forma de otimização de processos, eliminando gargalos e introduzindo mecanismos de controle incorporados ao próprio programa. Vale a pena notar que o armazenamento de documentos eletrônicos abre o caminho para transferir o arquivo em papel para fora da organização.

As empresas especializadas em armazenamento de documentos podem reduzir significativamente os custos da guarda e, ao mesmo tempo, aumentar seu nível de execução de tarefas relacionadas ao fluxo de documentos, bem como seu ciclo de vida. Isso faz toda a diferença no momento de avaliar os ganhos de ampliação da qualidade do serviço prestado ao cliente.

Implementação simples

Ao se abordar o tópico do projeto, configurar uma equipe e desenvolver uma lista de requisitos de negócios, juntamente aos critérios para escolher a solução certa, a implementação se torna muito mais simples e objetiva, pois todos os requisitos da organização foram mapeados e bem definidos.

Do ponto de vista prático, vale a pena comparar as soluções de diferentes fornecedores prestando atenção à experiência de implementação, ergonomia e funcionalidade da solução, bem como as condições de atendimento, sem a qual a implementação dessa classe de sistema é inútil.

Outro fator é a necessidade de desenvolver instruções e procedimentos internos relacionados à mudança do método existente de gerenciamento de documentos. Nesse aspecto, o provedor de software de gestão de contratos selecionado fornece instruções e conhecimentos relevantes a esse respeito, como treinamento da equipe e auxílio no processo de digitalização.

Portal de Assinaturas

Junto ao software de gestão de contratos é fundamental utilizar o Portal de Assinaturas. Isso porque, devido à digitalização, os métodos de assinatura, monitoramento do ciclo de vida, envio e armazenamento mudam. Para garantir a legitimidade das informações e a assinatura do signatário com o devido reconhecimento legal, a plataforma deve ser adotada.

Ao atentar para essas demandas você consegue reestruturar o modo de gestão dentro da sua organização de modo completo, sem deixar lacunas. Um exemplo da importância do Portal de Assinaturas é que, diferentemente do modo convencional, o usuário não precisa se locomover a um cartório para reconhecimento de firma.

Por meio do Certificado Digital emitido pela plataforma, o signatário garante que sua assinatura é legítima. Além da facilidade em enviar documentos para as partes interessadas de modo eletrônico, gastando apenas poucos minutos.

Dessa maneira, ao se adotar um software de gestão de contratos eficiente dentro da organização, unindo as funcionalidades do Portal de Assinaturas, é perfeitamente viável que haja um salto na capacidade de gestão e qualidade das entregas. Esses benefícios garantem a continuidade e expansão da prestação de serviços.

Agora que você viu como um software de gestão de contratos pode beneficiar sua empresa, baixe nosso e-book com tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos digitais. Até mais!

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