Sistema em nuvem: 5 vantagens para pequenas e médias empresas

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O sistema em nuvem está sendo cada vez mais empregado nas empresas do Brasil e do mundo. Em conjunto com os recursos SaaS (Software as a Service), é possível afirmar que a realidade do mundo corporativo está passando por grandes transformações.

Pequenas, médias e grandes empresas já estão investindo nesse tipo de tecnologia, que oferece algumas vantagens interessantes quando comparada com sistemas locais.

Pode-se dizer que haverá otimização na execução de tarefas, aumento na eficiência dos processos, redução de custos, adoção de práticas sustentáveis, entre outros benefícios.

Além disso, não podemos deixar de mencionar que a sua empresa se tornará mais tecnológica, adequando-se às necessidades do mercado atual e provendo soluções de maior qualidade para os seus clientes. Qual empresa não quer isso?

Ficou interessado? Então, continue a leitura deste artigo e veja 5 vantagens do sistema em nuvem para pequenas e médias empresas. Não perca!

O que é um sistema em nuvem?

Um sistema em nuvem é aquele que é executado em uma plataforma cloud computing. Esse recurso se modernizou nos últimos anos por conta da popularização da computação remota e pelo aumento do uso de dispositivos móveis no ambiente corporativo.

Para facilitar o entendimento, devemos evidenciar que o cloud computing é o armazenamento e o compartilhamento de arquivos por meio da internet.

Essa funcionalidade está sendo utilizada por pessoas e empresas, principalmente por conta da segurança da informação e da possibilidade de se acessar os documentos em qualquer lugar do mundo.

A tecnologia da computação em nuvem permite que os arquivos sejam acessados por meio de qualquer dispositivo, não necessitando estar em sua casa ou em sua empresa. É válido evidenciar que algumas plataformas oferecem funcionalidades extras muito interessantes para os seus usuários.

Quais são as vantagens sobre os sistemas locais?

O sistema em nuvem apresenta uma série de vantagens sobre os sistemas locais. Além de simplificar toda a gestão, é possível reduzir o uso de papel, pois não será necessário, dentre outras coisas, imprimir inúmeros documentos para serem levados em uma viagem.

Veja, a seguir, algumas vantagens para pequenas empresas.

1. Tenha facilidade de acesso

Acessar informações valiosas por meio de um sistema em nuvem é muito mais fácil do que em qualquer outro tipo de sistema. Em primeiro lugar, devemos destacar a possibilidade de se acessar as informações a qualquer hora e em qualquer lugar do mundo.

Então, caso os gestores estejam viajando ou estejam em reuniões fora do escritório, por exemplo, eles poderão acessar as informações com poucos cliques, simplificando a sua atuação e aumentando a sua produtividade.

Além desse aspecto, é válido evidenciar a organização. Um sistema local exige que os documentos sejam catalogados e arquivados.

Sendo assim, será necessário despender certo tempo para procurar os dados que serão necessários. Já em um sistema em nuvem, esses dados serão facilmente encontrados e os profissionais não perderão tempo com esse tipo de tarefa, podendo focar no que realmente importa.

2. Ganhe mobilidade corporativa

A mobilidade corporativa também é uma vantagem considerável do uso de sistemas em nuvens. Como já destacado, as informações poderão ser acessadas pelas pessoas autorizadas mesmo que elas estejam fora do ambiente corporativo.

É importante destacar que o sistema em nuvem permite que os dados sejam acessados por meio de vários dispositivos, como celulares e tablets. Assim, se você estiver no meio de um congresso e precisar de uma informação sobre a sua empresa, você poderá acessá-la na palma de sua mão. Simples, fácil e eficaz, concorda?

3. Assegure a redução de custos

A redução de custos também é uma vantagem considerável do uso de sistemas em nuvem. Além da redução nos gastos com impressões, não será mais necessário contar com grandes espaços para o armazenamento de documentos, contratos e outras informações valiosas.

O custo com servidores, data centers e os respectivos profissionais para cuidar da infraestrutura de Tecnologia da Informação não serão mais necessários. Assim, todo esse montante poderá ser aplicado em outras atividades de sua organização.

Podemos afirmar, inclusive, que todos os equipamentos que ocupavam tempo e espaço se tornam dispensáveis, com o uso de sistemas em nuvem.

Os colaboradores que ficavam responsáveis por esses setores poderão ser alocados em outras áreas e a empresa, como um todo, poderá centralizar a sua atenção no que realmente importa, deixando atividades secundárias de lado.

4. Compartilhe as principais informações

Pequenas e médias empresas podem compartilhar as principais informações relativas ao seu negócio por meio de sistemas em nuvem, oferecendo aos colaboradores diversas opções de acesso.

Hoje, já é possível contar com uma gestão 100% online, em que qualquer dispositivo que tenha acesso à internet permita a conexão do usuário com os dados armazenados.

Setores como vendas, estoque, financeiro e recursos humanos poderão ser acompanhados simultaneamente, permitindo que o gestor saiba como está o andamento das atividades em tempo real.

Não podemos deixar de mencionar que certas ações, como a assinatura digital, também poderão ser realizadas por meio de um sistema em nuvem, como um Portal de Assinaturas. Dessa forma, não será mais necessário gastar com cartórios e outras despesas relativas. Além do mais, todos os documentos poderão ser gerenciados por meio dessa plataforma, facilitando a gestão de informações na empresa.

Obviamente, o processo de tomada de decisão também será simplificado. Munidos de informações, os responsáveis poderão analisar todo o ambiente interno e externo do negócio, antes de decidir qual é o melhor caminho a ser escolhido.

5. Garanta a segurança de backup

A segurança é uma vantagem interessantíssima do uso de um sistema em nuvem. O conhecimento popular faz com que muitas pessoas considerem que as informações armazenadas na nuvem estejam mais vulneráveis do que se forem armazenadas fisicamente. Esse é um dos principais enganos sobre a tecnologia cloud computing.

O armazenamento local está sujeito a um número maior de problemas. Caso os documentos sejam impressos e arquivados, um incêndio ou um roubo podem trazer danos incalculáveis.

Se as informações estiverem armazenadas nos computadores da empresa, um malware pode ser crucial para a perda de dados valiosos.

Assim, as informações poderão ser captadas, modificadas e expostas na rede, prejudicando todo o desenvolvimento do seu negócio. Imagine, por exemplo, que as informações pessoais de clientes sejam divulgadas na internet: a reputação da sua empresa será comprometida, concorda?

Contudo, os sistemas em nuvem são, em sua maioria, certificados por instituições globais, que garantem as melhores e mais rigorosas práticas para garantir a segurança da informação e, consequentemente, a confiabilidade dos dados.

Por conta disso, todo o processo de atualização do software, gerenciamento de acessos e monitoramento de rede fica a cargo dos especialistas do assunto. Dessa forma, o setor de TI do seu negócio pode deixar as atividades rotineiras de lado, voltando as suas atenções para as implementações tecnológicas.

Como escolher um bom sistema em nuvem?

Agora que você já viu as principais vantagens de se contar com um sistema em nuvem, você deve estar pensando: “como escolher um bom sistema em nuvem?”. Bom, existem inúmeras opções no mercado, com as suas vantagens e desvantagens.

A melhor maneira de escolher um sistema em nuvem ideal para o seu negócio se dá por meio de uma análise dos principais recursos disponíveis.

Para gestão documentos, uma alternativa interessante é contar com sistemas que permitem não só o armazenamento e o gerenciamento de arquivos em nuvens, mas também a assinatura digital e eletrônica de documentos, facilitando o cotidiano de trabalho de sua empresa. Pense nisso!

Além de esse tipo de programa ser mais barato, a configuração do sistema de acordo com as suas demandas permitirá que o empreendedor saiba a função de cada um dos recursos disponíveis.

Uma dica fundamental é a procura por empresas que tenham interesse em se tornarem parceiras do seu negócio. Assim, elas farão de tudo para ajudar o seu crescimento. Logo, treinamentos e suportes não se tornarão um problema e sempre serão disponibilizados.

É importante deixar claro que escolha de um bom sistema em nuvem é essencial para o sucesso de uma empresa. Então, não perca tempo e procure pelas melhores opções disponíveis no mercado. Certamente, você não se arrependerá.

E aí, gostou do nosso texto e aprendeu um pouco mais sobre o sistema em nuvem e quais são as suas vantagens para pequenas e médias empresas? Então, leia também o nosso artigo sobre ferramentas de gestão essenciais e amplie os seus conhecimentos!

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