Setor de contratos na era digital: como a internet mudou a forma de gerenciar os documentos

7 minutos para ler

Com o advento da internet, inúmeros setores da economia passaram por transformações, atribuindo agilidade nas comunicações e negociações. Esse processo de mudanças não foi diferente no setor de contratos na era digital.

Com o avanço tecnológico, as relações contratuais passaram a ser discutidas em um ambiente virtual, no qual a eficiência em acordos, a otimização do tempo e o fluxo operacional tornaram-se indispensáveis.

No entanto, ainda existem empresas resistentes a essa forma de gerir documentos. Dados da Agência Nacional de Gestores de Contrato (AGNC) mostram que cerca de 90% das empresas ainda utilizam apenas o e-mail para gerir os seus documentos. Além disso, 75% delas não utilizam nenhum tipo de processo.

Frente aos grandes desafios relacionados à gestão de contratos nas empresas, apresentaremos, neste artigo, um panorama da transformação digital nesse setor. Boa leitura!

Faça o download deste post inserindo seu e-mail abaixo

Não se preocupe, não fazemos spam.
Powered by Rock Convert

A mudança dos processos dos contratos

Em virtude das transformações tecnológicas, as relações empresariais tornaram-se mais dinâmicas, eliminando antigas barreiras de tempo e espaço. Contudo, essas mudanças nem sempre são adotadas de forma eficiente em todos os setores. No jurídico, por exemplo, a evolução não percorre de forma ágil.

Em relação à gestão de contratos, muitas empresas não contam com um fluxo de trabalho bem definido, nem mesmo uma solução para o controle e a atualização de documentos jurídicos.

Um estudo da PwC aponta que a má gestão dos documentos nas empresas gera um acúmulo desordenado e desnecessário, que dificulta até a localização dos mesmo no espaço físico. Os colaboradores podem perder cerca de 2 horas diárias procurando documentos extraviados.

No mínimo, 2/3 das informações armazenadas fisicamente poderiam ser removidas ou destruídas. Essa situação pode ser transformada com o apoio da tecnologia, para a realização de processos que proporcionem mais agilidade e eficiência. Dessa forma, aos poucos, os contratos digitais podem ser incorporados nas áreas jurídicas.

A assinatura digital é uma das modalidades que contribui significativamente para a mudança dessa relação contratual, devido à necessidade de aderir a facilidades provenientes da tecnologia e superar paradigmas de contratos impressos, como as assinaturas físicas, o envio de contratos pelo correio, entre outras burocracias.

O que introduziu legalmente a assinatura digital nos negócios jurídicos foi a Medida Provisória 2.200-2/2001. Essa medida instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), uma cadeia hierárquica de confiança que viabilizou a emissão de Certificados Digitais para garantir a autenticidade dos documentos assinados digitalmente.

Também vale ressaltar que utilizar processos digitais é muito mais do que abrir mão da papelada, trata-se de obter novas possibilidades de gestão, que integrem os processos, reduzam custos e alcancem melhores resultados.

As características dos contratos na era digital

Os contratos na era digital contam com processos muito mais automatizados quando comparados aos contratos tradicionais.

Hoje, não há a necessidade de uso de papel ou assinatura física  para formalizar uma negociação entre duas ou mais partes. O que garante a validade do contrato digital é a criptografia dos dados e as formas de verificação que as ferramentas disponíveis na internet permitem.

Destacam-se quatro características dos contratos digitais que beneficiam as empresas:

  • redução/realocação da mão-de-obra : ausência da pessoa física no momento da realização do contrato;
  • redução de custos: não utilização de materiais para desenvolver o contrato, como o uso do papel;
  • mobilidade: consiste na troca instantânea de dados na rede de computadores, que acaba com o problema de distância entre as partes;
  • tempo: contribui para a velocidade que informação chega ao usuário.

Para aumentar a segurança nos contratos eletrônicos existe a certificação digital. Uma autoridade certificadora alheia a negociação atestará que a assinatura é verdadeira por meio do certificado digital, conferindo eficácia e validade ao documento.

Essa certificação garante autenticidade, integridade e confidencialidade. As empresas só tendem a ganhar com serviços mais ágeis, com baixo custo e velocidade nos processos internos.

É importante ressaltar que já há diversas empresas especializadas na assinatura de documentos digitais, que criam ferramentas para gerenciar todo o ciclo dos contratos, como é o caso do Portal de Assinaturas.

Assinatura Digital e Eletrônica

Os benefícios do uso da internet tornam-se evidentes quando pensamos em gestão de documentos. As diferenças entre a operação dos contratos tradicionais e os contratos na era digital são claras: enquanto o primeiro processo tende a ser dispendioso, lento e burocrático, o segundo é marcado pela rapidez, segurança e mobilidade.

Ao adotar um sistema de gerenciamento de contratos digitais, todas as etapas são realizadas, desde a criação do arquivo à assinatura. Esse conjunto de funcionalidades poupa ao seu negócio horas de trabalho administrativo e burocrático, liberando a equipe para atividades mais produtivas e economizando gastos.

Nesse contexto, um dos grandes problemas enfrentados pelos profissionais é a coleta das assinaturas. Mas, com o auxílio das assinaturas digital e eletrônica, o gerenciamento dos contratos pode se tornar mais simples. A seguir, entenda a diferença desses dois tipos de assinatura:

  • assinatura digital: utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil para assinar um documento; apresenta a mesma validade que uma assinatura manual e é válido juridicamente em todo Brasil;
  • assinatura eletrônica: utiliza a captura de evidências para firmar uma transação/documento, a fim de comprovar que a assinatura foi realizada naquele momento.

Ademais, cabe destacar que o armazenamento em nuvem é outra excelente vantagem para aplicar nos setores, já que evita perdas de matérias e mantém um histórico completo das documentações de cada etapa do ciclo de vida do contrato.

Com ele, é possível realizar todas as transações contratuais de qualquer lugar, usando um computador, tablet ou dispositivo móvel. Dessa forma, não só as etapas práticas de organização dos documentos são eliminadas, mas também as demandas de viagens para atender clientes e fornecedores.

Mas, apesar de a transformação digital oferecer diversas vantagens, existem riscos de exposição de informações sigilosas, fraudes e invasões. Por isso, é importante levar em consideração a certificadora digital responsável pelo processo. É necessário contar com uma empresa de credibilidade para garantir a segurança dos dados.

Portanto, com o auxílio da internet, além de tornar os processos mais eficientes, a gestão de contratos consegue realizar uma avaliação permanente do desempenho da equipe, reduzir riscos e evitar problemas futuros. É uma segurança para que toda a equipe esteja alinhada em relação às cláusulas estabelecidas.

Com uma gestão de contratos eficaz, um fluxo bem definido e métricas estabelecidas, a sua empresa ganha com produtividade nos processos internos e economia de recursos para investir no seu crescimento.

Agora que você já conhece mais sobre os contratos na era digital, que tal conhecer nossos serviços de assinatura digital e eletrônica? Deixe a papelada para trás e conheça uma ferramenta completa para organização, assinatura e envio de documentos com validade jurídica. Faça o seu teste grátis no Portal de Assinaturas!

Setor de contratos na era digital: como a internet mudou a forma de gerenciar os documentos
5 (100%) 2 Votoss
Posts relacionados

Deixe uma resposta