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Como o Portal de Assinaturas pode otimizar o setor de compras de uma empresa?

6 minutos para ler

O setor de compras de uma empresa é um dos que mais acumula papelada: editais, propostas, contratos que formam pilhas de documentos… No entanto, graças à transformação digital, a maioria das empresas já iniciou o processo de redução do uso de papel em suas operações.

Assim, o uso de assinaturas online na área de compras pode não só ajudar a empresa nessa empreitada sustentável, quanto trazer benefícios como melhorar a eficiência operacional e reduzir custos.

Por isso, vamos explicar como o Portal de Assinaturas pode auxiliar os processos operacionais no setor de compras, beneficiando toda a empresa. Não deixe de ler!

Entenda como o Portal de Assinaturas pode ser utilizado

O Portal de Assinaturas da Certisign é uma plataforma para gerenciamento de transações digitais. Dessa maneira, ele pode ser utilizado não só para assinar documentos em meio eletrônico como para auxiliar na gestão documental da empresa.

Diversas operações que envolvem um fluxo de assinaturas podem ser otimizadas com a ajuda do Portal, desde assinaturas em laudos técnicos, propostas e licitações ao fechamento de contratos com fornecedores, prestadores de serviço e clientes.

Além de permitir assinar documentos digitalmente, a plataforma oferece uma série de outras funcionalidades que facilitam a rotina operacional de uma empresa. Dentre elas, podemos destacar o armazenamento de arquivos eletrônicos, envio de notificações para os envolvidos, assinatura em lote, verificação de assinaturas, personalização dos fluxos de assinaturas, cadastro de signatários, atribuição de papéis e responsabilidades etc.

Outra grande vantagem da ferramenta é que ela pode ser integrada a outros sistemas de gestão utilizados pela sua empresa, adicionando a funcionalidade de assinatura eletrônica ou digital a outros processos, como o CRM. Nesse caso, é preciso acessar o Portal do Desenvolver e seguir as orientações para baixar e instalas as APIs disponíveis para a integração.

Conheça os motivos para adotar a assinatura online no setor de compras da empresa

A gestão de contratos é grande parte do serviço do setor de compras da empresa, assim, adotar a digitalização é um meio eficaz para otimizar o trabalho na área. Listamos aqui as principais vantagens de utilizar as assinaturas digital em documentos do setor. Acompanhe!

1. Melhorar a eficiência operacional

Trata-se de produzir mais gastando menos, o que significa não só um custo menor, como também utilizar menos recursos — materiais e humanos. De forma geral, todo processo automatizado tende a ser mais eficiente que o manual, especialmente quando se trata de tarefas essencialmente burocráticas e repetitivas como o processo de assinaturas de contratos.

Assim, ao adotar a assinatura digital a rotina operacional do setor de compra se torna mais simples e ágil, liberando a equipe para tarefas mais relevantes e estratégicas. O gestor da área, por exemplo, pode focar em soluções que agreguem valor ao processo, em vez de perder tempo assinando pilhas de documentos.

2. Agilizar os processos

O processo manual de assinaturas é moroso e dispendioso, envolve idas e vindas ao cartório, manipulação de papelada, envio de documento físico para lá e para cá para colher assinaturas manuais, enfim, toma muito tempo e demanda mão de obra dedicada a cada etapa.

Já o processo para contratos digitais é muito mais rápido. O envio dos documentos é feito pela web, com segurança, para todos os envolvidos, as assinaturas podem ser feitas pelo celular ou computador e, no caso da assinatura digital, a autenticidade é conferida pelo certificado digital que equivale ao reconhecimento de firma.

Além disso, as assinaturas online conferem mobilidade aos negócios, que podem ser fechados a distância, sem necessidade de deslocamento, viagens e reuniões presenciais para a assinatura de contratos.

3. Reduzir custos

Por fim, o aumento da eficiência operacional e a redução do tempo de processo, consequentemente levam à redução de custos. Soma-se à maior produtividade, a economia com recursos como redução do uso de papel, impressão, gastos com cartório, serviços de motoboy, arquivamento, despesas de viagem etc.

Vale mencionar também a questão da mão de obra, o setor de compras exige profissionais qualificados, e investir na contratação de pessoal para que percam tempo em atividades manuais e repetitivas é , sem dúvida, perder dinheiro.

Veja como o Portal pode auxiliar o setor na prática

Para entender melhor como a automação no fluxo de trabalho do processo de assinaturas pode aprimorar o desempenho do setor de compras da empresa, vamos abordar o case do CCEE (Câmara de Comercialização de Energia Elétrica) como exemplo.

A Certisign desenvolveu o Portal de Assinaturas CCEE, modernizando o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs). Como resultado, a formalização de um contrato que levava, em média, 4 dias, passou a ser finalizada em apenas 1 dia, gerando uma economia de 35%. 11

 

Veja, agora, outros exemplos de serviços que podem otimizar o serviço na área de compras. 

Assinatura em Lote

O recurso de assinatura em lote permite a assinatura de diversos documentos de uma só vez, com apenas alguns cliques. Para uma empresa que trabalha com grandes volumes de contratos, mesmo assinando eletronicamente, enviar e assinar um a um seria bastante demorado.

Armazenamento em nuvem

Outro grande benefício prático de migrar os contratos para o meio eletrônico é a questão do armazenamento. As soluções digitais oferecem a opção de utilizar plataformas em nuvem para a guarda de documentos, o que representa segurança, acessibilidade e economia.

O arquivamento de contratos físicos demanda muito espaço, além de estar sujeito a danos, como deterioração, enchentes, incêndios e extravios. Por outro lado, armazenar uma grande volume de arquivos eletronicamente envolve tirar licenças específicas, manter um servidor local, ocupar profissionais de TI na manutenção etc.

O armazenamento em nuvem minimiza essas questões e confere mobilidade, agilidade e segurança, por meio de criptografia, por exemplo. Além disso, os documentos ficam disponíveis para as pessoas autorizadas acessarem a qualquer hora e lugar.

Como vimos, o Portal de Assinaturas pode facilitar bastante o dia a dia de trabalho do setor de compras da empresa, garantindo agilidade, mobilidade e segurança no fluxo de assinaturas.

Agora que você já conhece as vantagens de adotar a assinatura digital ou eletrônica, faça um teste gratuito da nossa ferramenta!

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