Saiba quais são as ferramentas de produtividade mais usadas no mercado

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Organizar as rotinas da empresa, fazer uma melhor gestão do tempo, acompanhar as etapas de cada processo. Sabemos que tudo isso deve ser feito para que a produtividade não seja afetada e para que as equipes consigam aumentar a rentabilidade do seu negócio.

Para que a sua empresa não perca investimentos e caminhe lado a lado com a inovação (lembre-se do ditado: tempo é dinheiro), é preciso que as tarefas sejam organizadas por prioridade.

Além disso, as chaves da gestão eficiente do tempo estão na análise constante dos processos e na melhoria contínua, promovida a partir da mensuração de resultados.

Há diferentes recursos, tecnológicos ou não, muito usados no mercado e que podem ajudar a conseguir esse efeito. Essas ferramentas de produtividade podem ser obtidas até gratuitamente, dependendo do caso, e certamente farão com que os seus projetos avancem com mais eficácia.

Neste artigo, fizemos uma seleção das melhores ferramentas que você pode utilizar para ajudar a sua equipe a ser mais produtiva. Continue a leitura e siga essas recomendações!

Para gerenciar projetos

Trello

O Trello é uma das ferramentas de produtividade mais conhecidas e usadas para o gerenciamento de projetos há alguns anos. Ele é muito útil para organizar o trabalho em equipe, pois pode ser utilizado por meio de quadros temáticos (boards), com colunas de tarefas que devem ser cumpridas.

Ele pode ser usado de forma colaborativa, tendo a possibilidade de receber comentários dos usuários, além de imagens, arquivos, visualização do histórico de movimentação, entre outras funcionalidades. Há planos gratuitos e pagos, que devem ser usados de acordo com a sua necessidade.

Runrun.it

Também serve, como o Trello, para organizar e gerenciar as tarefas da equipe. Mas a Runrun.it tem uma vantagem: ela tem contagem de tempo para realização das tarefas e permite a identificação do que precisamos para que ela seja iniciada ou finalizada.

Pipefy

Quer uma solução nacional para a organização do trabalho das suas equipes? Procure pela Pipefy! A ferramenta brasileira também se apoia nos cartões para fazer a gestão das tarefas. Tem boa usabilidade, a ponto de já ter começado a conquistar o mundo.

Todoist

O aplicativo é simples e serve também para lembretes e tarefas, com definição de alarmes para quando elas devem ser feitas. Assim como os demais, no Todoist, o trabalho pode ser compartilhado com a equipe, online e em tempo real. A desvantagem é que, nessa plataforma, alguns recursos importantes só estão disponíveis na versão paga.

Para organizar e assinar documentos

Portal de Assinaturas

Quer uma forma rápida, fácil e prática de assinar todos os documentos da sua empresa? Pois ela está no Portal de Assinaturas e, para usar essa solução, basta criar uma conta gratuita.

O Portal de Assinaturas é uma plataforma completa para gerenciar, assinar e enviar documentos pela internet.

Qualquer tipo de documento pode ser assinado em apenas alguns segundos. Além da praticidade, todo documento assinado digitalmente tem o mesmo valor jurídico que uma assinatura manuscrita. Porém, através do Portal, todo o processo é feito online e o documento é armazenado em nuvem.

Você pode economizar muitas horas que anteriormente eram gastas com a burocracia. Vale a pena conhecer e testar gratuitamente.

Para gerenciar o tempo

Pomodoro

Aqui vamos sair um pouco das ferramentas tecnológicas e falar sobre processos. A técnica Pomodoro é usada para gerenciar de forma eficiente o tempo. Ela foi criada na década de 80 e recebeu esse nome por causa de um contador de tempo que o seu criador tinha, em formato de tomate (em italiano, pomodoro).

A ideia é separar o trabalho em bloco de 20 a 25 minutos, com intervalos curtos. A questão maior é que esse tempo de pausa não pode ter muito mais do que cinco minutos e — mais importante — durante os processos não pode haver distrações: o foco é total no trabalho.

Assim, os participantes da equipe que usam essa ferramenta para aumentar a produtividade devem desligar celulares, parar de olhar os e-mails e evitar atender telefonemas. A cada quatro períodos de 25 minutos, então, a equipe faz um descanso maior, de até 30 minutos.

Alguns aplicativos podem ajudar a usar esse método:

Be Focused e Clear Focus

O primeiro é um aplicativo apenas para o sistema IOS e o segundo é uma versão para Android. Tanto um quanto o outro ajudam a organizar as tarefas que devem ser feitas em cada período de tempo, além de fazer a contagem dos minutos a serem trabalhados e os de pausa. Os aplicativos também armazenam em um históricos as tarefas feitas.

Pomello

Esse aplicativo funciona tanto no celular quanto no computador. Ao contrário dos anteriores, o Pomello é mais voltado para o trabalho, deixando de lado o uso em tarefas pessoais.

A sua grande vantagem está no uso associado ao Trello, pois ele aplica a técnica Pomodoro às tarefas adicionadas aos boards do aplicativo gerenciador de projetos.

Tomato Timer

Por ser mais simples que os demais, o Tomato Timer é uma boa alternativa para quando você está longe do seu computador, podendo ser usado em outras máquinas apenas online.

O site avisa por meio de um sinal sonoro e uma notificação na tela que o tempo de cada período determinado expirou.

Para promover a comunicação

Slack

Não há como falar em ferramentas de produtividade sem se lembrar da importância da comunicação entre os membros da equipe nos processos.

O Slack serve como um mensageiro instantâneo que lembra o Messenger. A grande diferença é que ele permite a criação de vários canais, de acordo com o tema da conversa.

Dessa forma, cada tarefa pode ter um canal diferente de comunicação com as pessoas envolvidas nela. Com ele, você garante que os assuntos possam ser discutidos sem que haja perda de tempo e de foco no tema que interessa àquele grupo. Ele também permite envio de arquivos com até 1 GB.

Há uma série de outras maneiras de fazer com que a sua empresa abra mão da burocracia e aumente a rentabilidade. Além das ferramentas de produtividade que citamos, você pode fazer uma melhor gestão de documentos, modernização de processos, entre outras soluções.

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