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Tudo que você precisa saber sobre rh digital

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A transformação digital acabou impulsionando a mudança no perfil dos profissionais de RH, que começaram a atuar de modo muito mais estratégico nas organizações ao integrar práticas inovadoras e tecnologias na gestão de pessoas. No RH digital, ferramentas modernas são totalmente integradas no dia a dia de trabalho dos colaboradores, permitindo a extração de informações para a tomada de decisão sobre pessoas e a automatização dos processos operacionais.

A tão conhecida indústria 4.0 veio para conectar o mundo real ao mundo digital, na qual quase tudo pode ser realizado de forma online, sem processos burocráticos, em poucos cliques, de modo rápido e prático — no RH, essa revolução se chama RH digital.

Não é novidade para ninguém que o RH evoluiu muito nas últimas décadas e que continua em uma constante desenvolvimento. Mas você sabe o que é RH digital e qual sua importância para as empresas? Continue acompanhando e saiba tudo sobre o assunto! Boa leitura!

1. O que é RH digital

A transformação digital do RH ou o RH digital refere-se ao processo de modificação dos processos operacionais do setor de Recursos Humanos para uma automação orientada para dados.

Os profissionais de RH acabam enfrentando dois grandes desafios para transformar as operações de setor, o de transformar a força de trabalho e a forma como o trabalho é realizado. Então, em vez da evolução digital de RH ser somente para esse setor, é uma mudança que acaba envolvendo a empresa como um todo quando bem-sucedido.

A área de RH se tornou corresponsável pelo crescimento das diretrizes e das organizações de expansão das empresas, exercendo enorme influência na condução e na realização dos negócios, sendo, portanto, fundamental que as funções operacionais e burocráticas sejam feitas de modos mais digitais e ágeis, assim, os profissionais passam a exercer papéis mais estratégicos, desenvolvendo olhares extremamente analíticos nas tomadas de decisões.

De acordo com o estudo da Deloitte:

  • 33% dos times de Recursos Humanos pesquisados estão fazendo uso de alguma tecnologia de IA (Inteligência Artificial) para fornecer soluções de RH;
  • 51% das companhias, atualmente, estão no processo fazer um novo desenho das suas organizações para modelos de negócios digitais;
  • 56% das organizações pesquisadas estão fazendo um novo desenho dos seus programas de Recursos Humanos a fim de alavancar ferramentas móveis e digitais.

É preciso deixar claro que qualquer transformação digital precisa fazer sentido aos negócios da empresa, pois caso a transformação não esteja completamente alinhada aos negócios, pode ter o risco de implementar tecnologias extremamente caras que não vão atender às necessidades do empreendimento, fugindo, dessa forma, do conceito de transformação digital.

O RH digital representa a integração de novas tecnologias, a substituição dos processos convencionais e a formulação de uma cultura que tem como ênfase apenas o que existe de novo. As vantagens são inúmeras, e vamos falar sobre elas no próximo tópico. Acompanhe!

2. Quais os benefícios de ter um setor de Recursos Humanos digital

O RH digital proporciona diversas vantagens para a sua empresa! Confira, a seguir, as principais!

2.1. Redução de custos

Conhecido por ser um setor que não gera lucro de modo direto, uma das grandes metas de todo RH é sempre fazer mais com menos. O gasto com armazenamento, com conservação e com auxiliares e assistentes para dar conta de todos os processos e das análises necessárias para o funcionamento pode ser reduzido significativamente quando as atividades são gerenciadas e executadas por um sistema inteligente. Ou seja, muito mais eficiência por bem menos. A redução de custos é uma grande vantagem ao contar com um setor de RH digital.

2.2. Menor burocracia

Ao lidar com vários processo e tarefas de cunho burocrático, o RH precisa ter vantagens com o uso de ferramentas e softwares que tornam mais ágeis e simplificados esses tipos de trabalho. A transformação digital e as inovações tecnológicas já impactam as tarefas de todos os departamentos, inclusive o RH. Com o digital cada vez mais presente na rotina do RH, a contratação dos profissionais, por exemplo, pode se tornar mais segura, ágil e prática.

Isso porque já há muitas ferramentas criadas para isso: desburocratizar o processo de admissão. Enfim, com o RH digital, quase tudo pode ser feito online, sem processos burocráticos, em poucos cliques, de forma prática e rápida.

2.3. Coordenação mais transparente de benefícios

O programa de benefícios de uma companhia é um dos seus diferenciais competitivos, afinal, estabelece uma maneira de se aproximar e de se comunicar com os colaboradores, motivando-os. Devido à sua relevância, a coordenação dos benefícios deve ser mais precisa e ágil, assegurando que todos os colaboradores tenham acesso aos benefícios oferecidos pela empresa.

A coordenação pode contar com o auxílio de um software que integre as informações de todos os benefícios, indicando quais são os que estão atrasados e os mais aceitos. Isso permite que o negócio enxergue o real valor de cada um deles.

2.4. Maior organização dos documentos

O fim do ano de 2017 foi marcado pela Reforma Trabalhista, ou seja, por um conjunto de medidas que determinou um novo patamar nas relações entre as companhias e os colaboradores. O aumento do poder de negociação entre as partes e a criação de novas jornadas de trabalho acabam gerando dados que devem ser organizados e controlados.

Realizar esse controle manualmente não é viável para nenhuma empresa, principalmente para as que pretendem crescer. Logo, é essencial adotar uma solução de guarda e de gestão documental.

2.5. Avaliação de talentos para formação de líderes

A transformação digital no RH mudou ainda o modo como os talentos são avaliados. As etapas de crescimento de cada talento compõem um relatório bem extenso que indica o momento certo de promover o profissional, evitando, dessa forma, a frustração do colaborador e da empresa, pois isso mostra que ele está verdadeiramente preparado.

Muitos talentos abandonam as organizações porque não encontram oportunidade de crescer que tanto desejam. Quando eles se vão, a empresa perde um ótimo profissional, além de aumentar os próprios custos com recrutamento e seleção.

2.6. Otimização do tempo

Todo profissional de RH já sabe que a burocracia consome muito tempo. Com as solicitações de documentos, conferências e todas as atividades desse setor, a rotina do vai se estagnando, sobrando um tempo muito curto para repensar modelos, atuar de forma estratégica ou organizar tarefas internas para os colaboradores.

Já pensou na diferença de um montante de papel e de uma tela com interface limpa, na qual todas as informações estão prontas para uso? Um dos principais benefícios do digital, sem dúvidas, é otimização de tempo.

2.7. Geração de relatórios com informações atualizadas

Uma vez que o RH é uma área estratégica, para que a companhia alcance os próprios objetivos, ela deve conseguir gerar relatórios de forma rápida e com informações sempre atualizadas. Por esse motivo, para acompanhar o ritmo do mercado, é preciso aderir à transformação digital, adotando uma solução tecnológica.

A concorrência entre os negócios é cada vez maior, exigindo que elas sejam cada vez mais rápidas nas tomadas de decisão. Sem o apoio de uma ferramenta que ofereça suporte para as decisões, a probabilidade de fazer uma escolha errada é bem maior.

2.8. Aumento da segurança

O RH lida com dados sensíveis de colaboradores e da empresa, informações essas que exigem máxima segurança. Extravios, erros, fraudes ou mesmo má-fé podem acabar se tornando bolas de neves judiciais.

Logo, um sistema autônomo de controle que permita realizar auditorias de modo simplificado, que reduza as falhas humanas e que tenha visualização por hierarquia no acesso acaba prevenindo surpresas maiores. Portanto, fazer uma combinação de uma solução de digitalização com antifraude é o mais indicado.

2.9. Aumento do espaço físico

Ter uma sala de arquivo é algo que ficou no passado. Se você continua mantendo alguma na sua companhia, aproveite o espaço que vai se abrir para ampliar os espaços destinados ao descanso e de alimentação, criar postos de trabalho, enfim, é sempre bom ficar livre daquela papelada em benefício da ampliação de um espaço físico produtivo.

3. Quais processos do RH se beneficiam dessa mudança

Conheça os principais processos da área de Recursos Humanos que se beneficiam dessa mudança!

3.1. Contratação e retenção de talentos

Determinadas inovações já tem sido aplicadas para tornar o processo de contratação mais efetivo para as organizações e também para os candidatos. É possível, por exemplo, automatizar a seleção de novos currículos utilizando a IA (Inteligência Artificial), capaz de realizar uma análise completa das informações e separá-las conforme as exigências de cada vaga disponível.

O tempo gasto na triagem dos currículos e no processo de contratação é muito alto quando realizado manualmente. Com as tecnologias que auxiliam nessas etapas, o RH consegue muito mais tempo para se esforçar na análise e na seleção dos candidatos que têm mais perfil para a vaga e para a empresa, aumentando o tempo de permanência do profissional dentro da organização.

Com todas essas facilidades, o número de currículos recebidos passa a se tornar menos importante para o RH e o que ganha mais relevância é por quanto tempo a companhia vai conseguir reter o novo talento e o quão eficiente foi o processo de contratação.

O planejamento estratégico de um RH digital já não é realizado sem um uso consistente de dados. A análise de dados e de estatísticas ganhou muito peso para tornar os colaboradores produtivos e engajados. Como resultado, os programas de treinamento e de concessão de benefícios também passaram a ser mais precisos, causando efeitos satisfatórios na retenção de talentos.

Veja que a transformação digital insere o RH em um patamar de mais conhecimento sobre a própria empresa e seus colaboradores. Isso facilita significativamente os processos de contratação, uma vez que os perfis dos profissionais já estão documentados e delimitados em um sistema.

Diante da grande dificuldade em contratar e reter talentos, as empresas estão cada vez mais em busca de oferecer a melhor experiência para os profissionais. Nesse sentido, o RH deve redesenhar a sua forma de atuação, no recrutamento, nos planos de carreira, na análise de desempenho e, até mesmo, na remuneração.

3.2. Divulgação de vagas

Processos que existiam antes de a internet surgir já não se aplicam mais, ou então passarem a ser adaptados para se tornarem mais condizentes com a realidade. É o caso do recrutamento de pessoas.

A divulgação das vagas, no passado, era realizada na página de classificados do jornal, e os currículos eram recolhidos na porta da empresa. Com a transformação digital, basta enviar um e-mail com o documento, divulgar nas redes sociais ou preencher um cadastro em um site especializado, por exemplo.

3.3. Análise de metas

O RH maximiza seu poder de atuação dentro da companhia ao fazer as análises de metas de forma bem mais rápida e estratégica com a ajuda da tecnologia. Dados e métricas servem também para tomar outras decisões estratégicas.

A transformação digital no RH garante uma visão sistêmica que proporciona vantagem competitiva. No entanto, para que as análises sejam feitas de forma correta, é essencial que todo profissional conheça as ferramentas, mantendo-se sempre atualizado em relação às novidades.

3.4. Entrega do holerite

As rotinas de DP (Departamento Pessoal) precisam ser cumpridas com total prontidão. É necessário gerenciar o ponto eletrônico, distribuir holerites e demais benefícios. O RH digital conta com a tecnologia para que tudo isso seja realizado com acerto e muita rapidez, aprimorando cada vez mais as rotinas de trabalho.

3.5. Controle de ponto

O ponto digital pode ajudar as empresas a economizarem. O primeiro grande benefício é evitar horas extras. Com uma visão bem clara dos horários realizados pelos profissionais, um controle bem apurado de ponto pode ser de grande auxílio para prever quais são os colaboradores que apresentam maior potencial de fazer horas extras.

Indo mais além dessa oportunidade de previsão que já ajuda muito no gerenciamento das tarefas, o ponto digital garante funcionalidades que ajudam na distribuição de atividades e na promoção interna de equilíbrio entre vida pessoal e saudável dos colaboradores, diminuindo as horas extras.

O gerenciador de tarefas possibilita a análise das tarefas previstas e cumpridas por cada colaborador. Com esses dados, os gestores têm maior autonomia para compreender quais atividades vão demandar tempo extra do profissional e podem assim, distribuí-las de forma bem melhor entre seu time.

A configuração de alertas pode ser realizada para avisar não somente os profissionais, mas também os gestores e o RH, que o final de sua jornada semanal ou diária está chegando. Assim, os colaboradores são encorajados a terminarem seus turnos no horário, conseguindo ter um maior equilíbrio entre sua vida profissional e pessoal.

Além disso, o controle de ponto é capaz de impedir falsificações. Algumas vezes os profissionais podem acabar pedindo para os colegas de trabalho baterem ponto para eles quando percebem que vão se atrasar um pouco ou até mesmo por estarem fora, em treinamentos ou trabalhos externos, por exemplo.

Eventualmente, em situações em que a marcação de ponto é realizada de forma manual ou por planilha pelo próprio profissional, horários irreais podem ser marcados para evitar alguns problemas com gestores. A boa notícia é que funcionalidades como a identificação por foto, o GPS ou impressões digitais acabam com esses problemas, já que permitem que a marcação seja realizada online e com total segurança. Assim, a empresa inviabiliza registros falsos, evitando vários custos desnecessários causados.

4. Como transformar o RH em uma área digital

Uma mentalidade digital acaba envolvendo mais do que pessoas apenas adotando diversas tecnologias e plataformas digitais. A mudança é constante e, para que uma empresa tenha sucesso, ela precisa continuar se adaptando à mudança. Certo, na teoria é interessante, mas como fazer isso na prática? Veja algumas dicas para transformar o seu RH em uma área digital!

4.1. Simplifique os processos

Inicie sempre pelo pequeno e pelo simples. Olhe para os setores de seus processos de Recursos Humanos que poderiam ter benefícios com uma evolução digital (integração, pré-seleção e recrutamento, gerenciamento de folha de pagamento, aprendizado e desenvolvimento etc.). Fale sobre isso com os profissionais, e pergunte a todos o que acham que poderia ser uma prioridade no RH digital.

4.2. Priorize ideias

Sem dúvidas, você vai ter uma longa lista de ideias. É preciso priorizá-las baseando-se no esforço e no impacto. O primeiro significa tempo e dinheiro necessários para que as ideias possam se tornar digitais, e o segundo, o impacto comercial da digitalização das ideias. Inicie com as ideias que tenham baixo esforço e alto impacto. Elas vão ajudar você a criar cases de negócios para o Recursos Humanos digital.

4.3. Estude a adoção de ferramentas

Procure estudar a adoção de ferramentas para automatizar as tarefas operacionais da empresa. Ao lidar com vários processos e tarefas de cunho burocrático, os quais exigem muita atenção, além de demandar bastante tempo, o setor de RH pode e precisa se beneficiar do uso de ferramentas e de softwares que agilizem e simplifiquem esse tipo de trabalho.

Essa é, sem dúvidas, uma etapa imprescindível para operar uma mudança digital no RH da sua empresa. É importante otimizar e automatizar para conseguir minimizar os erros e potencializar os resultados.

4.4. Envolva todos da empresa

É indispensável que você coloque todos a bordo. O que isso quer dizer? Que todas as partes interessadas, desde os colaboradores até a diretoria executiva, devem ser envolvidos. Quando se fala de uma evolução digital de Recursos Humanos — algo que vai afetar toda a empresa — é necessário todo o apoio que conseguir para que ela se torne um grande sucesso.

4.5. Transforme a cultura da organização

Só a tecnologia não é o suficiente para ter uma evolução digital de RH. É preciso transformar toda a mentalidade dos envolvidos. E é óbvio que tem tudo a ver com a cultura da empresa e com a gestão de pessoas.

Desde os novos profissionais contratados, por meio de sua força de trabalho atual até o mais alto nível, uma mentalidade digital é fundamental para ter uma transformação bem-sucedida. Além disso, é preciso instituir uma cultura de acompanhamento de métricas. Apesar de não ser uma prática comum, é importante que o RH defina e faça o acompanhamento dos indicadores de desempenho, bem como os demais setores do seu negócio.

Os resultados do departamento de RH, afinal, têm relação direta com a performance da equipe em geral e com o financeiro da empresa. Logo, adotar uma cultura digital garante muito mais objetividade e facilidade na mensuração de desempenho. É fundamental fazer o levantamento de plataformas especializadas a fim de conseguir uma análise eficiente e fácil de metrificar.

4.6. Tenha a inovação como estratégia central do RH

Pensar em novos métodos de atuação e em melhoria de processos é fundamental para o sucesso na transformação digital, por isso, é importante procurar sempre inovar nos métodos de gestão de pessoas, sabendo que o capital humano é certamente o ativo mais valioso de qualquer empresa. Busque inovar no recrutamento, usando informações para localizar candidatos que realmente correspondam aos perfis de alto desempenho da companhia.

É preciso lembrar que não há uma linha de chegada até a maturidade digital. Sendo assim, o RH deve implantar processos que tenham atualizações constantes e rápidas, estratégias bem definidas, equipes colaborativas e um mindset crescente. Para que tal comportamento se torna uma regra na empresa é preciso que haja a mentalidade digital, isto é, a compreensão da relevância da combinação de pessoas com a tecnologia. Mas, afinal, como promover essa consciência na companhia?

Uma ótima forma é despertar a atenção dos altos executivos para as vantagens do RH digital e mostrar como vai impactar nos resultados do empreendimento. Igualmente relevante é preparar e treinar o time de RH para que esteja completamente atualizado e alinhado com as metodologias e soluções digitais.

A partir de então, o planejamento das ações para a gestão de pessoas vai direcionar os gestores e os demais profissionais no processo de transformação e de consolidação das estratégias digitais. Portanto, é essencial mensurar a efetividade e o desenvolvimento das práticas determinadas e gerar relatórios para apresentar os resultados.

Enquanto o seu negócio caminha para a maturidade do RH digital, a livre comunicação entre a equipe e os gestores vai proporcionar feedbacks úteis como parâmetros de como a transformação digital tem impactado os profissionais, a rotina do trabalho e os processos.

Enfim, a tecnologia não é passageira e mostra cada dia mais ao mundo corporativo que a inovação é indispensável. Por sua vez, as organizações devem mergulhar no mundo virtual trazendo soluções novas para os processos que devem ser remodelados.

Investir na transformação digital é agregar valor à empresa, inserindo-a em um ritmo de crescimento de acordo com o planejado. Para que você consiga atingir essa realidade, sua empresa precisa de uma liderança de RH muito mais estratégica e inovadora. Então, implemente essa mudança e não deixe de acompanhar as métricas para garantir os resultados.

E então, gostou do texto? Quer continuar aprendendo mais sobre inovação? Aproveite para conferir o infográfico “Saiba como a assinatura digital pode facilitar a vida e os negócios” e aprender mais!

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