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6 burocracias que são resolvidas com o Portal de Assinaturas

6 minutos para ler

A burocracia é uma das maiores queixas das empresas brasileiras, e não é por menos. Estima-se que o tempo médio para abrir uma empresa é de 129 dias, e são mais 6 meses para que ela esteja autorizada a funcionar. No entanto, com o avanço da tecnologia, algumas ferramentas se tornaram aliadas para evitar este e outros problemas. Um exemplo disso é a possibilidade de resolver burocracia com Portal de Assinaturas.

O suporte dessa tecnologia permite a obtenção de benefícios diversos, incluindo a agilidade nas transações e a redução de custos. Quer saber como? Confira agora mesmo 6 burocracias que o Portal de Assinaturas pode reduzir ou mesmo eliminar!

1. Armazenamento de documentos

Antes, era necessário espaço e mobiliário para guardar documentos, além de mão de obra para organizar e manter o serviço. O armazenamento digital trouxe uma nova perspectiva nesse sentido, eliminando diversas barreiras. Sem contar a segurança proporcionada pelo arquivamento na nuvem e a possibilidade de acessar os arquivos de qualquer lugar, contanto que o usuário tenha acesso ao certificado.

Inclusive, a economia gerada pelo abatimento dos custos pode ser repassada ao cliente, fazendo com que a sua empresa forneça preços competitivos.

2. Gestão de dados

Já pensou no tempo que você leva em um arquivo para localizar uma pasta? E para organizá-lo e mantê-lo adequadamente? As organizações costumam levar em média 400 horas por ano só procurando papéis extraviados. No mesmo período, poderiam ser realizados diversos outros serviços para otimizar as rotinas corporativas.

Se você busca resolver burocracia com Portal de Assinaturas, saiba que ele permite gerenciar documentos de modo mais simples. Esse recurso facilita a localização de um documento digital, agilizando as tarefas da empresa. Assim, o atendimento ao cliente pode ser facilitado e, consequentemente, a experiência dele com a empresa é melhorada.

A prática é muito segura, e diversas organizações já estão substituindo seus procedimentos físicos de arquivamento pela gestão digital de documentações, por conta das facilidades que essa solução proporciona.

3. Fluxo de assinaturas

Empresas que realizam serviços mediante contrato costumam demorar muitos dias ou até semanas para conseguir todas as cópias assinadas. Por meio da digitalização das assinaturas, o processo ganha agilidade, principalmente em casos em que o cliente está em localidade diversa.

Se antes o fluxo de assinaturas envolvia uma série de etapas e muitos profissionais, agora ele exige apenas o certificado digital e o uso do Portal de Assinaturas.

Cada participante recebe notificações por e-mail sobre a pendência da assinatura. Além disso, é possível controlar, em tempo real, o status das documentações e configurar o programa para que os contatos selecionados recebam o documento final, depois que todas as assinaturas forem coletadas.

O portal ser utilizado tanto para assinaturas eletrônicas (documentos do dia a dia, processos de negócios, contratos de vendas ou locações de imóveis), como também para as de documentos que precisam da mesma validade jurídica do reconhecimento em cartório, como previsto na Medida Provisória nº 2.200-02.

Isso significa que é possível assinar digitalmente até mesmo laudos, perícias, procurações, documentos ligados ao governo, contratos de alto valor, entre outros. Por meio do portal, podem ser assinados arquivos de diversos formatos, incluindo Doc, PDF e XLS.

Além disso, depois que você cria um fluxo para assinaturas, pode salvar a ordem e os contatos, para que eles sejam utilizados novamente.

Precisa subscrever muitas coisas de uma só vez? Sem problemas. No Portal de Assinaturas, você pode assinar documentos em lotes, ganhando tempo para realizar outras atividades e aumentar a produtividade no trabalho.

4. Abertura de empresas

Sabe aquela estimativa de tempo para começar negócios que foi citada na introdução? Com um certificado digital, o tempo é muito reduzido, uma vez que ele é a identidade que representa a empresa online e permite acesso às solicitações, acompanhamento das pendências e resolução rápida de impasses.

Além disso, não é necessário comparecer ao local: a abertura de empresa é realizada 100% online, sendo eliminadas etapas como o reconhecimento de firma e as chancelas das juntas comerciais.

5. Realizar variados serviços via internet

Por meio do e-CNPJ, um tipo de certificado digital para pessoas jurídicas, a empresa consegue realizar, pela internet, algumas demandas que, antes, eram presenciais. Confira dois bons exemplos de uso a seguir.

Emissão do comprovante de situação cadastral do CNPJ

O portal e-CAC, da Receita Federal, pode ser acessado por meio de um certificado digital. Com ele, é possível consultar e emitir comprovantes de inscrição e de situação cadastral do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) e de diversos outros.

Lançamento de NF-e e DANFE

O método tradicional para expedição de notas fiscais envolve um contador, um bloco de notas ou uma impressora fiscal, além da necessidade de emissão de três vias de cada documento. Toda essa burocracia foi eliminada por meio da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que é a versão digital do comprovante tributário, sendo emitida e armazenada online.

A assinatura digital garante sua validade jurídica e assim o processo fica mais fácil, pois o controle fiscal se torna mais ágil, rápido e seguro. Também é possível utilizar o certificado digital para emitir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).

6. Redução de custos

Além de aliviar a burocracia, o Portal de Assinaturas também ajuda a reduzir os custos, seja pela economia de papel e de energia elétrica (reduzida pela eliminação das impressões e digitalizações), seja pela dispensa da necessidade de manutenção de arquivos físicos. O valor economizado com certeza é vantajoso para a organização e pode ser direcionado para a expansão da empresa ou do aprimoramento de processos.

A sustentabilidade, tema de grande repercussão nos dias atuais, é muito favorecida nesse sentido, uma vez que a empresa imprimirá documentos apenas quando necessário e não serão utilizados tantos papéis e materiais de escritório.

Para completar, todos esses benefícios de resolver burocracia com Portal de Assinaturas podem ser obtidos remotamente, por meio do aplicativo SignApp, disponível para IOS e Android. Após o download e a instalação, em poucos passos você assina documentos de onde estiver, bastando ter acesso à internet.

Se este artigo foi útil para você, confira também o nosso post sobre como otimizar os processos e reduzir a burocracia na empresa!

6 burocracias que são resolvidas com o Portal de Assinaturas
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