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Entenda como o Portal de Assinaturas pode auxiliar na redução de custos operacionais em sua empresa

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Ao praticar a redução de custos operacionais na empresa, é possível aumentar os lucros e utilizá-los para realizar melhorias. Também há a possibilidade de aumentar a remuneração dos funcionários, reduzir o valor dos produtos ou serviços para atrair clientes, investir mais em marketing e novas tecnologias, além de diversas outras vantagens.

O problema é que nem todas as empresas têm estratégias para reduzir tais custos e acabam perdendo dinheiro desnecessariamente. Utilizar o Portal de Assinaturas é uma das ações que pode reduzir muito os gastos desse tipo.

Quer entender melhor o tema e saber como essa ferramenta pode ser útil? Continue a leitura!

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O que são custos operacionais?

Os custos operacionais, basicamente, são os recursos financeiros utilizados mensalmente para que a empresa funcione. Na prática, ele consegue explicitar o valor necessário para que a empresa mantenha a saúde financeira. Ou seja, você consegue determinar qual o valor mínimo a ganhar para que a empresa possa continuar funcionando.

Essa estratégia é importante, principalmente porque, ao colocar na ponta do lápis quais são as despesas da empresa, é possível analisar quais custos podem ser reduzidos sem impactar na qualidade do serviço ou produto ofertado e como aumentar o faturamento.

Como calcular esses custos?

Para começar a calcular os custos operacionais é importante identificar quais são eles. Embora cada organização trabalhe de modo diferente, alguns que geralmente estão incluídos na maioria das empresas:

  • salários de colaboradores;
  • serviços de escritório;
  • aluguel;
  • telefonia e internet;
  • contas de água e energia;
  • papel e impressões de documentos;
  • tarifas e dívidas bancárias;
  • estoque de produtos;
  • logística e frete;
  • despesas com materiais de escritório;
  • custos com cartório;
  • envio e recebimento de documentos.

Para identificar quais são os custos operacionais da sua empresa, analise as despesas que são rotineiras. Vale ressaltar que elas podem ser fixas ou variáveis e, no segundo caso, é importante estabelecer uma média.

Além disso, é primordial diferenciar investimentos de custos operacionais. A compra de um novo equipamento é um investimento e não deve ser calculada como custo operacional, enquanto a manutenção de tal equipamento é um custo que precisa ser levado em consideração.

Após compreender quais são os custos operacionais da empresa, fica bem mais simples identificar aqueles que podem ser reduzidos ou eliminados. Também é possível perceber quais setores estão causando mais gastos e, assim, traças estratégias para reduzi-los.

Também é interessante realizar algumas pesquisas para encontrar soluções que possam reduzir os custos e que talvez você ainda não conheça. No geral, existem muitos meios de se economizar em cada uma delas.

Alguns softwares e ferramentas podem ser de grande ajuda. Se os custos com telefonia estão altos, por exemplo, você pode pesquisar planos corporativos mais vantajosos e adotar a tecnologia para baratear a comunicação com clientes e colaboradores por meio de aplicativos como Skype, WhatsApp e Viber.

Já para economizar nas contas de água e luz, é possível investir em torneiras e descargas econômicas, implantar lâmpadas fluorescentes ou de LED ou mesmo instalar sensores que ativam a luz apenas quando há alguém no local. Quem trabalha com documentos que precisam de assinaturas válidas juridicamente, pode utilizar o Portal de Assinaturas.

Como o uso do Portal de Assinaturas pode levar a redução de custos operacionais?

Com o Portal de Assinaturas é possível assinar qualquer conteúdo ou documento eletrônico, incluindo laudos, procurações contratos de alto valor, perícias e documentos enviados ao Poder Judiciário.

Tudo isso com a mesma validade de um registro e autenticação do cartório. Com isso, são adquiridos benefícios que levam a redução de custos operacionais como os que listamos a seguir.

Maior velocidade para a assinatura de contratos

É aquele conhecido ditado popular: tempo é dinheiro, e com o Portal de Assinaturas, com certeza, você ganhará mais tempo e, consequentemente, mais dinheiro. Para começar, não é mais necessário passar o documento físico para cada um dos assinantes.

Isso é vantajoso, principalmente quando as assinaturas colhidas são de pessoas de cidades, estados ou países diferentes. Em vez de enviar cópias físicas para todos os locais, as assinaturas podem ser colhidas rapidamente, basta que todos estejam devidamente autorizados e acessem o arquivo para realizar a assinatura.

Muitas empresas já adotaram a tecnologia como aliada e utilizam assinaturas digitais em seus processos. A Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), por exemplo, modernizou o sistema de assinaturas dos Contratos de Comercialização de Energia no Ambiente Regulado (CCEARs).

A Leroy Merlin, a Porto Seguro e o Hospital Samaritano também já investem nessa estratégia e já conquistaram resultados. No entanto, não são apenas grandes companhias que podem utilizar as assinaturas digitais. Ela é acessível e mesmo médias e pequenas empresas podem se beneficiar dessa facilidade.

Além disso, é possível assinar lotes de documentos de uma só vez, em poucos cliques. Uma excelente forma de economizar tempo para quem precisa gerenciar e assinar muitos documentos diariamente.

Elimina as despesas com traslado de documentos

Além de reduzir o tempo gasto com o envio dos documentos de um local para outro, ainda é possível evitar os custos com motoboy. Afinal, não será necessário contratar serviços de transporte desses documentos, reduzindo as chances de imprevistos indesejáveis acontecerem no percurso.

Substitui o reconhecimento em cartório

Como já mencionado, a assinatura digital também substitui o reconhecimento em cartório — poupando os custos com esse processo que antes era imprescindível.

Isso porque é criptografada e regulamentada pela MP 2.200-2/2001 que estabelece que documentos eletrônicos assinados digitalmente com certificado emitido pela ICP Brasil tem validade jurídica.

Ela é completamente segura, pois não há como copiar ou falsificar uma assinatura digital e é feita por meio de um hardware instalado no computador ou em um celular específico. O dispositivo escolhido armazenará o certificado digital que viabilizará as assinaturas de forma simples e rápida.

Menos gastos com armazenamento e impressão

Usando documentos digitais você não precisará mais se preocupar com um local para guardar pilhas de papéis ou mesmo em comprar papel e custear a impressão de todos os documentos. Eles podem ser facilmente armazenados na nuvem, o que ainda evita que eles sejam perdidos ou danificados.

Esse processo ainda facilita o compartilhamento das informações, já que as pessoas devidamente autorizadas podem acessá-los de qualquer lugar em qualquer dispositivo disponível com internet. Nada mais de se preocupar com arquivo “morto” ou com a organização, visto que eles podem ser separados em pastas e categorizados de forma muito mais rápida.

O Portal de Assinaturas pode se tornar um grande aliado estratégico para a redução de custos operacionais. Independentemente se a sua empresa comercializa produtos ou oferece serviços, lidar com documentos e contratos pode ser muito mais fácil e prático.

Você ainda pode testar a ferramenta gratuitamente e ganhar 10 documentos para assinar. Deixe o papel para trás e otimize a gestão, assinatura e envio de documentos com a Certisign!

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