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Por quanto tempo guardar documentos de acordo com a lei?

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Por quanto tempo guardar documentos em uma empresa? Bom, essa é uma pergunta que muitos empresários acabam se fazendo ao perceber que a lei brasileira é extremamente rígida com as pessoas jurídicas. Apenas pagar os tributos de modo correto não é o suficiente, também é necessário guardar os documentos por um determinado período para que se evitem complicações futuramente.

Há uma exigência legal para o tempo que os arquivos precisam ser armazenados, e é de fundamental importância que as empresas fiquem bem atentas a esses prazos. Então, se você quer saber por quanto tempo guardar documentos da sua empresa, continue acompanhando o texto, pois vamos ajudar você a manter toda a papelada bem organizada. Confira e boa leitura!

O que diz a lei?

É fato que a guarda obrigatória de documentos, tanto digitais quanto físicos, resulta em exigência legal ao contribuinte, nos casos de possíveis questionamentos por parte da administração pública que motive a necessidade de prestação de documentos e de dados comprobatórios.

É de conhecimento de todos que essas ocorrências são muito bem observadas em situações conhecidas como “malha fina”, termos de fiscalização, autos de infração fiscais ou também para comprovar débitos/contas cobradas de forma indevida. De acordo com a lei, as empresas têm a obrigação de manter vários documentos em arquivos para as devidas comprovações.

Guardar os documentos do seu negócio é imprescindível, afinal, quem não segue essa regra acaba correndo o risco de ter que fazer novamente o pagamento de uma determinada conta que já foi paga.

A lógica é sem simples: se a empresa não puder comprovar um pagamento ao Fisco (autoridade fazendária que tem a tarefa de fiscalizar e de controlar o cumprimento da legislação tributária), ela vai ser obrigada a pagar o tributo novamente. O pior de tudo é que tal pagamento recebe a incidência de multa e de juros da taxa Selic.

Por quanto tempo guardar documentos?

O tempo de guarda dos documentos de uma empresa vai depender exclusivamente do tipo de documento, se é trabalhista ou se é tributário, além da norma legal que exige a sua exibição, principalmente para fins de cobrança e fiscalização de uma possível dívida. Confira o tempo para cada tipo, a seguir!

Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas devem ser guardados durante 5 anos para os trabalhadores rurais e urbanos, até dois anos depois do fim do contrato de trabalho, nas regras do artigo 7º, XXIX, da Constituição Federal, e do artigo 11º da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho).

Porém, em atenção ao artigo 440, Consolidação das Leis do Trabalho, levando em conta que contra o menor de 18 anos de idade não há prazo prescricional, o início da contagem do prazo de guarda dos documentos precisa iniciar quando o trabalhador completar os 18 anos.

Documentos tributários

Quanto aos tributos federais, contando as contribuições previdenciárias, o prazo determinado está ligado ao período de prescrição e decadência, presumidos nos artigos 173 e 174 do CTN.

Decadência trata-se do decurso do período de 5 anos que o Fisco tem para que possa constituir o crédito tributário, de acordo com o auto de infração ou a notificação de lançamento. Quanto à prescrição, trata-se do prazo de 5 anos para cobrar o tributo devido de forma jurídica, já que, decorrido o tempo, o crédito tributário vai ser extinto e, por isso, o Fisco não vai poder mais exigi-lo do contribuinte.

O que pode acontecer se os documentos não forem guardados por esse período?

Em tempos totalmente sustentáveis e virtuais, a guarda de documentos permanece sendo um tema bem polêmico, sem limites legais conclusivos. A adoção de práticas de guarda e arquivamento de documentos pode resultar na mitigação de alguns riscos por parte das empresas. Veja o que acontece se a empresa não guardar os documentos no período estipulado pela lei:

  • não vai poder vender equipamentos que não está mais utilizando por não ter comprovação fiscal para entregar ao comprador;
  • vai perder o direito à garantia de equipamentos e de produtos que foram vendidos ou comprador pelo estabelecimento;
  • poderá sofrer cobranças indevidas de fornecedores de serviço e também por contas que já foram pagas, como imposto de renda, aluguel, impostos etc.;
  • em casos de documentos ligados aos cumprimentos legais trabalhistas, os responsáveis legais pelo negócio podem ser processados, tendo que pagar todos os direitos do colaborador novamente, além de ter incidência de multas e de poder arcar com danos morais e demais complicações.

Como armazenar os documentos?

Os documentos não precisam ser armazenados em arquivos físicos necessariamente. Você pode escanear todos eles e organizá-los em arquivos eletrônicos. Esses arquivos podem ser salvos em notebooks, computadores, na nuvem (a partir do uso de plataformas de compartilhamento de arquivos) e em mídias físicas, como os famosos CDs, DVDs, pen drives ou HDs externos. A digitalização, além de garantir uma segurança maior, acaba facilitando a busca pelos documentos quando for necessário.

Há também a alternativa de utilizar ferramentas profissionais ou então contratar serviços de empresas que ficam responsáveis pela guarda de documentos e pela organização. Tal serviço é ideal para os empreendedores que possuem arquivos ou documentos que devem ser administrados e consultados de modo bem sigiloso e organizado.

Graças aos avanços tecnológicos, hoje em dia podemos contar com soluções eficientes, modernas e extremamente práticas para solucionar todas as questões ligadas ao armazenamento de documentos de uma empresa, como por meio de um sistema automatizado que guarda os documentos de forma digital em servidores na nuvem.

Lembre-se de que respeitar o tempo de guarda dos documentos, além de ser fundamental para a empresa, é obrigatório. Portanto, separe os documentos, escolha o melhor método para arquivá-los e mantenha a organização todos os dias. Dessa forma, você vai evitar que o seu negócio seja acionado por possível sonegação, por exemplo. Além disso, guardar os documentos também vai evitar problemas como equívocos estratégicos, descontroles contáveis e cobranças indevidas.

Gostou de saber mais sobre o tempo de guarda dos documentos da sua empresa? Aproveite para compartilhar este texto em suas redes sociais para que os seus amigos também possam ficar por dentro dessa legislação!

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