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Qual diferença entre autenticar documentos e reconhecer firma?

Autenticar documentos e reconhecer firma
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Em algum momento da vida, certamente você já se deparou com a necessidade de autenticar documentos ou realizar o reconhecimento de firma. Embora esses sejam procedimentos simples, amplamente utilizados em negócios jurídicos entre particulares ou entre particulares e empresas, ainda existe uma série de dúvidas e equívocos sobre o assunto.

Talvez, o engano mais corriqueiro seja acreditar que esses dois atos — autenticação e reconhecimento de firma — dizem respeito à mesma coisa, quando, na realidade, se tratam de processos distintos e utilizados para finalidades diferentes.

Para acabar de vez com essa confusão, no post de hoje vamos mostrar quais são as diferenças básicas entre a autenticação de documentos e o reconhecimento de firma. Continue a leitura e confira!

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O que é reconhecer firma?

O reconhecimento de firma, embora o nome possa soar um pouco estranho para alguns, nada mais é do que o ato de se comprovar a idoneidade de uma assinatura. Ou seja, serve para atestar que uma assinatura em determinado documento é verdadeira e foi feita por seu titular.

Imagine a seguinte situação: a sua empresa fecha um contrato com um cliente e necessita tomar as devidas precauções para tornar o documento legítimo e vigente. Sendo assim, a assinatura dos envolvidos na transação é um requisito essencial para a validade do contrato, já que qualquer suspeita de falsidade pode comprometer a validade jurídica do negócio.

Desse modo, para garantir uma maior regularidade e atestar que as assinaturas são realmente dos anuentes, é reconhecida firma em cada uma das assinaturas. Assim, o cartório — um delegatário de um serviço público e dotado de fé pública — reconhece que as assinaturas no documento são realmente verdadeiras e das partes envolvidas. Isso é reconhecer firma!

Como esse reconhecimento é realizado?

O reconhecimento de firma é feito em cartório. Os métodos mais comuns de fazer esse reconhecimento são:

  • por semelhança: basta a pessoa ter firma aberta no cartório — isto é, ter a sua assinatura registrada nos cadastros do estabelecimento. Nesse caso, o agente público fará a comparação visual (grafotécnica) da assinatura, atestando se a que consta no documento é condizente com a assinatura que está registrada no banco de dados do cartório;
  • por autenticidade: esse é um procedimento mais robusto e seguro, pois há a necessidade de comparecimento pessoal ao cartório, munido de RG e CPF, para que a assinatura seja feita na presença do tabelião. Esse tipo de reconhecimento é muito comum na venda de veículos e contratos mais complexos.

O que é autenticar documentos?

A autenticação de documentos, assim como o reconhecimento de firma, é um procedimento realizado em cartório. Porém, suas características são diferentes.

Basicamente, autenticar documentos é o ato de se atestar que uma cópia é fiel ao original. Ou seja, é o procedimento utilizado para se comprovar que a cópia não sofreu nenhum tipo de alteração, rasura etc.

Por exemplo, imagine que você necessite tirar uma licença emitida por um órgão público. Certamente serão exigidos vários documentos pessoais para validar a solicitação. No entanto, como não é possível deixar seus documentos originais em poder desse órgão, é muito comum que cópias autenticadas sejam pedidas.

Assim, você fará as cópias e as levará até o cartório. Lá, o cartorário fará a análise do documento original e também da cópia, assegurando que são idênticos e não sofreram nenhum tipo de adulteração. Feito isso, será colado um selo público na cópia, que também será carimbada, fazendo com que o documento reproduzido tenha a mesma validade do original.

E a Certificação Digital?

Atualmente, uma grande quantidade de tarefas ganhou a sua versão digital, e a autenticação passou a ser uma necessidade também em transações online, comunicação de dados etc. Isso porque, por exemplo, ao solicitar informações online, sem recursos adicionais de segurança, é praticamente impossível saber a identidade do emissor e do receptor da mensagem.

Nesse contexto, a Certificação Digital desponta como um dos recursos de segurança mais alinhados com o perfil dos usuários atualmente.

Certificado Digital é a identidade digital da pessoa física e jurídica no meio eletrônico. Ele garante autenticidade, confidencialidade e integridade nas operações que são realizadas por meio dele, atribuindo validade jurídica.

Essa tecnologia é fundamental na minimização de riscos de segurança. Por exemplo, dificulta-se que uma pessoa ou empresa se passe por outra, ou que sites falsos tenham acesso a informações de usuários mediante fraude.

Para que serve cada um desses atos?

Autenticar documentos e reconhecer firma são ações com finalidades distintas. Mas para deixar claro, saiba em que situações cada uma delas pode ser utilizada:

Autenticação de documentos

Em regra, é um procedimento mais simples, que não exige nenhum tipo de ação prévia por parte da pessoa que pretende fazer a autenticação. Basta se dirigir a um cartório de notas, munido dos documentos originais e suas respectivas cópias, e efetuar o pagamento da taxa do serviço.

A autenticação é um procedimento bastante comum para realizar transações à distância, em que há a necessidade de envio de documentação por Correios, por exemplo. É também utilizada para garantir a autenticidade em matrículas de universidades, escolas, ingresso profissional em empresas, bem como na contratação de serviços.

Reconhecimento de firma

Esse já é um procedimento mais burocrático e que, diferentemente da autenticação, exige uma ação prévia por parte do solicitante. Desse modo, antes de reconhecer firma é necessário abrir uma em um cartório de notas. Para isso, será preciso assinar em um local especificado pelo tabelião e realizar o pagamento das taxas — que costumam variar de estado para estado.

Somente após a abertura da firma é que o cartório tem o registro gráfico da sua assinatura e pode fazer a conferência sempre que solicitado.

O reconhecimento de firma é, em regra, obrigatório no fechamento de contratos, a exemplo dos de aluguel, compra e venda de imóveis e veículos, transferência de propriedade de bens móveis e imóveis, além de servir para firmar procurações. Isso porque é o ato que garante que as partes envolvidas no negócio jurídico realmente assinaram e anuíram com as cláusulas constantes no documento.

Certificação digital e Assinaturas Digitais

Por identificar pessoas no meio eletrônico, ele permite que diversos serviços sejam realizados sem a necessidade da presença física, o que garante mais agilidade aos processos, sustentabilidade e redução de custos. Um dos serviços que podem ser feitos com o Certificado Digital, é realizar assinaturas digitais em documentos, com a mesma validade jurídica que um cartório atribui. Ou seja, em vez de gastar tempo e dinheiro utilizando serviços do cartório, você pode utilizar o seu Certificado Digital para Gerenciar e Assinar os seus documentos no Portal de Assinaturas Certisign. 

Para saber mais sobre certificado digital e assinatura digital, preparamos um e-book exclusivo. Você pode baixá-lo aqui.

 

Quais as vantagens de se utilizar esses serviços?

O grande benefício de se adotar esse tipo de precaução nas transações é reduzir a probabilidade de fraudes e prejuízos com contratos falsos, distratos e outros incidentes que prejudiquem a regularidade dos negócios firmados.

Um contrato devidamente elaborado, assinado, com as firmas reconhecidas e documentos autenticados, sem dúvida traz muito mais segurança e garantia da autenticidade das informações. Isso, por exemplo, facilita a execução do acordo por meios judiciais, já que o documento tem força e validade jurídica para ter seu cumprimento exigido.

Portanto, como vimos, autenticar documentos, embora também seja feito em cartório, não é a mesma coisa de reconhecer firma. Aquela é uma ação mais simples e rápida, esta, por outro lado, já demanda mais alguns procedimentos e é utilizada em situações mais formais. A Certificação Digital veio para inovar esse processo de autenticação de documentos e reconhecimento de firmas. Muitas pessoas tem dúvidas sobre a utilização do Certificado para assinar documentos, esse recurso é amparado pela Lei e diversas empresas e usuários estão reduzindo custo e diminuindo o tempo nos processos que antes eram feitos via cartório.

A Certificação Digital e o Portal de Assinaturas tornam possível substituir esses dois serviços, tendo como base a MP 2.200-02/02, que afirma que qualquer documento assinado com certificado digital tem a mesma validade jurídica que uma assinatura reconhecida em cartório.

Agora que você já entende um pouco mais sobre os dois procedimentos de cartório, um pouco sobre Certificação Digital e sanou suas dúvidas, o que acha de compartilhar este post nas suas redes sociais e ajudar mais pessoas a aprender sobre o tema? Compartilhe!

 

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