Toda empresa têm desafios na gestão de documentos. Saber como vencê-los é o ponto-chave para economizar dinheiro e melhorar seus processos. Saiba mais. Toda empresa têm desafios na gestão de documentos. Saber como vencê-los é o ponto-chave para economizar dinheiro e melhorar seus processos. Saiba mais.

Quais os desafios na gestão de documentos e como vencê-los?

6 minutos para ler

Uma boa gestão de documentos tem papel fundamental dentro de qualquer organização. É preciso contar com práticas e processos definidos com coerência para estimular a continuidade dos negócios. Cada tipo de documento apresenta características próprias, como prazo de validade, finalidade, cláusulas, entre outros.

A fim de se destacar perante a concorrência, a empresa deve priorizar o modo como lida com metodologias, técnicas e ferramentas para superar os desafios na gestão de documentos. Pensando nisso, detalhamos neste artigo quais são os principais entraves e soluções de gerenciamento dos arquivos. Acompanhe!

Dificuldade de encontrar um software de gestão eficiente

Uma das principais dificuldades para gerir documentos é encontrar um software eficiente. Muitas empresas têm o entendimento da necessidade de adotar um sistema desse tipo para resolver vários problemas, como:

  • controle interno;
  • eliminação do uso de papel;
  • aprimoramento de segurança;
  • aceleração de pesquisa;
  • melhoria do fluxo de trabalho.

Essas dificuldades podem resultar de fatores como o não conhecimento das necessidades de negócio e a ausência de uma pesquisa de possíveis fornecedores.

Tais passos são fundamentais para que você possa encontrar um software que atenda às demandas específicas do seu negócio. Afinal, uma ferramenta para armazenar documentos e conteúdos importantes da empresa e gerenciar operações de edição é fundamental para garantir a eficiência dos processos.

Por isso, tenha em mente as necessidades que fazem parte do gerenciamento de documentos, desde a criação dos arquivos até o armazenamento, o compartilhamento e o descarte.

Existem diversos softwares no mercado que fornecem soluções e ferramentas de apoio a todos esses processos, como o uso de servidores em nuvem para a guarda, a proteção criptográfica das informações, o controle de acesso e o envio de dados.

Problemas para montar uma política sólida de gestão

A administração de negócios e o gerenciamento de documentos são inseparáveis. Por exemplo, organizar a documentação é básico para reunir materiais como propostas para clientes, contratos, faturas e relatórios. Como resultado, o número de arquivos gerados é enorme, e vários problemas surgem quando não há uma política efetiva de gestão.

Especificamente, podem ocorrer problemas como ineficiência de negócios, risco de vazamento de informações e inconsistência de dados. Para contornar esses desafios, é importante primeiramente organizar os problemas que estão presentes e esclarecer o propósito de introduzir o sistema do ponto de vista do gerenciamento de documentos.

Dessa maneira, você terá insumos para a elaboração de uma política de gestão. Ela deve conter procedimentos, regras e medidas claras, de maneira a superar as dificuldades do processo. A equipe precisa conhecer e compreender todos os pontos da política de gestão, dentro das melhores práticas do mercado, para que haja uma implantação bem-sucedida.

Incapacidade de manter uma categorização

Esse é um dos grandes desafios na gestão de documentos, pois cada tipo de arquivo tem suas peculiaridades. Por exemplo, contratos com fornecedores apresentam especificações de prazos e cláusulas diferentes de contratos com consumidores. Podemos destacar também documentações exigidas pela legislação vigente, que tem uma natureza de cumprimento de requisitos para estar em conformidade com os órgãos competentes.

Para usar um documento no trabalho, é necessário gerenciar não apenas ele, mas também uma unidade de arquivo que seja um grupo relacionado. Especificamente, se for papel, é uma unidade de arquivamento, como pasta ou encadernador; se for eletrônica, é uma unidade padrão para armazenar documentos individuais e administrá-los coletivamente.

Portanto, a gestão do período de retenção do documento é executada com base no tempo de guarda mais longo de arquivos individuais contidos na pasta. Em princípio, a pasta deve ser criada para conter documentos com o mesmo período de validade e classe. Isso permite uma categorização efetiva e viabiliza a pesquisa rápida de determinado documento.

Fragilidade para estruturar uma proteção efetiva

Dentre os desafios da gestão de documentos, a segurança se mostra como um fator primordial para qualquer organização. É preciso que haja cópias de segurança dos arquivos, devidamente atualizadas e protegidas. Sem contar a atribuição de direitos de acesso a apenas informações autorizadas. Sem isso, torna-se inviável ter um controle dos processos que envolvem as atividades do setor de contratos.

Uma solução em nuvem, nesse contexto, opera suportada por um servidor e um espaço de armazenamento externo. E para que haja garantia da guarda, é preciso verificar exatamente se o provedor é confiável e qual é o método de proteção dos documentos contra acesso não autorizado. Por meio de um fornecedor consolidado no mercado, essa migração de dados pode ser feita de maneira dinâmica e segura.

Ter as informações compiladas em um ambiente confiável permite que todo o ciclo de vida dos documentos seja monitorado e controlado com transparência. O objetivo é que requisitos, necessidades e quantidades de dados e informações sejam encontrados, registrados, processados, verificados, avaliados e enviados pelos profissionais, tudo com alto nível de proteção.

Inexistência de documentos eletrônicos

Considerando todos os requisitos e regras dos fluxos de trabalho de escritório, há uma quantidade cada vez maior de informações processadas para realizar uma tarefa.

Isso se reflete em um número crescente de documentos, que precisam ser mantidos por muitos anos, como protocolos de consultoria para bancos e seguradoras, documentos contratuais abrangentes com diversas cláusulas, só para citar alguns exemplos.

Para conseguir gerir todo o volume produzido, é necessário adotar o uso de documentos eletrônicos. Por meio dessa tática, o envio, o armazenamento e a assinatura podem ser feitos digitalmente. Isso diminui o gasto de tempo e dinheiro com custos em papel, transporte, impressão e guarda.

Essa tendência vem sendo adotada por diversos segmentos, então, não aderir a ela é fadar a empresa à perda de competitividade e qualidade das entregas. Um exemplo de solução voltada para esse fim é o Portal de Assinaturas, que possibilita a utilização de documentos eletrônicos, bem como sua assinatura para assegurar a legitimidade e o valor jurídico.

Ao utilizar soluções tecnológicas e adotar boas práticas, você consegue vencer os desafios na gestão de documentos. Mas se lembre de que é preciso, antes de tudo, conhecer realmente como o fluxo de trabalho da sua empresa se apresenta e quais são os gargalos, para que você tenha um panorama realista como ponto de partida para uma reestruturação eficaz.

E então, você está pronto para vencer esses desafios? Agora que você conhece como superar as principais dificuldades para gerir suas documentações, descubra tudo o que você precisa saber sobre a gestão de documentos!

Quais os desafios na gestão de documentos e como vencê-los?
Avalie este post
Posts relacionados

Deixe uma resposta