Dicas de Gestão

Processos digitais: como agilizar as demandas da empresa?

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As organizações estão buscando, cada vez mais, maneiras de melhorar a prestação de serviços e, consequentemente, os seus resultados. Sendo assim, algumas empresas estão investindo em processos digitais para solucionar essas questões.

É importante deixar claro que a quantidade de informações e dados que são gerenciados diariamente é de um grande volume. É preciso levar em consideração toda a rotina necessária com esses documentos, como aprovações, assinaturas, envio para os interessados, entre outras coisas.

Obviamente, agilizar essas atividades e torná-las mais eficientes é o sonho de qualquer empresa. Além de surpreender os seus clientes, com a agilidade, a sua empresa terá melhores resultados e será reconhecida pelo mercado.

A grande dúvida que fica é: como utilizar processos digitais para agilizar as demandas da empresa? Continue a leitura deste artigo e descubra.

Quais processos podem ser automatizados?

Primeiramente, é preciso identificar quais processos podem ser automatizados. Um grande número de empresas já está transformando todo o seu acervo de papéis em documentos digitais.

Esse tipo de procedimento garante a segurança da informação e tantos outros benefícios. Vários documentos devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Assim, não será mais necessário contar com grandes áreas para armazenamento, pois tudo poderá ser guardado em sistemas de nuvem, como um Portal de Assinaturas, por exemplo.

Haverá, também, maior controle sobre os documentos. Por mais que se utilizem pastas e outras maneiras para catalogar os arquivos, localizá-los pode demandar muito tempo. Contando com documentos digitalizados, há um aumento do controle dos arquivos, facilitando o seu manuseio, as suas alterações e as suas edições.

Outra forma de utilizar processos digitais se dá em relação ao uso de assinaturas digitais. Esse recurso permitirá a assinatura de todos os conteúdos que a empresa produz, desde um documento digital até um MP3, sem precisar estar presente em um local físico específico para assiná-los.

Por meio de smartphones, tablets e computadores, esse processo poderá ser realizado de maneira fácil e prática, a partir de qualquer lugar do mundo com acesso à internet.

Contratos também podem ser assinados digitalmente, transformando um processo burocrático, que pode durar dias, semanas e, até mesmo, meses, em um procedimento que pode ser finalizado em poucos minutos. É preciso deixar claro que a assinatura digital tem validade jurídica semelhante a um documento assinado em cartório.

Quais são as vantagens de se contar com processos digitais?

Podem-se evidenciar algumas melhoras no resultado da empresa, como a redução de despesas e o aumento da produtividade. O custo com papel será reduzido, pois a impressão não será mais exigida. Não haverá, também, a necessidade de alugar um espaço apenas para o armazenamento de todos os itens.

Em termos de custo, não será mais preciso arcar com despesas de cartório, deslocamento de profissionais, despesas de viagem, envio de documentos pelos Correios (ou por transportadoras e motoboys) e outros custos relativos para assinar um documento.

Já o aumento de produtividade pode ser evidenciado por conta da facilidade em encontrar os documentos tanto para consulta quanto para alterações. A possibilidade de se utilizar versões obsoletas (que gerarão retrabalhos) será drasticamente reduzida na sua empresa.

Existem outras vantagens da utilização de processos digitais e da assinatura digital nos procedimentos em sua organização. Veja a seguir.

Eleve o nível de resolução

Quando realizamos cópias e impressões, nem todas saem com a mesma qualidade e a mesma resolução, sendo necessário realizar novas cópias (aumentando o custo e o tempo necessário para realização das atividades).

Contar com a digitalização de documentos e a assinatura digital evitará esse tipo de problema. Todos os arquivos estarão em alta resolução e, caso tenha alguma dificuldade, existem inúmeros recursos que podem facilitar a leitura (ampliação de documentos ou uso de áudios, principalmente para pessoas portadoras de deficiência visual).

Tenha ações sustentáveis

A redução de custo com papel não é o único benefício da diminuição de impressões e cópias. É preciso lembrar que esse tipo de ação é totalmente sustentável, contribuindo para o meio ambiente. Você já parou para pensar na quantidade de papel que é gasta em todo o mundo para a impressão de documentos?

Segundo pesquisas, a fabricação de papel consome 68 milhões de árvores por ano, somente nos Estados Unidos. Então, adotar esses processos digitais será uma prática que será muito bem-vista pelos clientes e pela sociedade como um todo. Pense nisso!

Reduza os riscos

Documentos que são assinados digitalmente são dotados de três aspectos principais: integridade, autenticidade e não repúdio. A integridade visa garantir que o documento não foi alterado ao ser repassado, ou seja, o documento enviado é exatamente o mesmo que foi assinado.

Já a autenticidade é responsável por certificar que a assinatura é verídica e que o documento não é uma fraude. No caso de uma assinatura digital, esse aspecto é assegurado por conta das chaves privadas, que só podem ser acessadas pelo proprietário do certificado digital.

Por fim, temos o não repúdio. Esse aspecto é fundamental para se criar uma evidência para as autoridades a respeito da origem da assinatura. Uma assinatura digital é dotada de irretratabilidade, impossibilitando que o assinante negue a autenticidade da assinatura.

Tenha outras vantagens

Há, ainda, outras vantagens do uso de processos digitais em sua empresa. Listamos, a seguir, alguns pontos. Veja:

  • facilitar o dia a dia, evitando a impressão e o envio de documentos;
  • integração da empresa em um único sistema de gestão e assinatura de documentos;
  • ser reconhecida como uma empresa inovadora;
  • utilizar os mesmos sistemas de gestão que as grandes empresas do mercado;
  • automatizar o fluxo de documentos;
  • acompanhamento do processo de assinatura de qualquer lugar do mundo;
  • não é preciso a presença física para formalizar um cadastro ou assinar um contrato;
  • uso de uma tecnologia segura para a tramitação de contratos e documentos importantes;
  • finalizar contratos em um curto espaço de tempo (em alguns casos, poucos minutos);
  • utilização de um portal que é rápido, prático e seguro (esse portal é uma excelente maneira para armazenar documentos digitais, organizá-los, assiná-los, entre outras funções);
  • os fluxos se tornarão mais ágeis, dinâmicos e sustentáveis;
  • todas as informações de uma assinatura poderão ser comprovadas no site ou pelo aplicativo;
  • retorno de investimento em pouco tempo;
  • reduz o tempo despendido pelos altos executivos, por possibilitar a assinatura com mobilidade;
  • colaboradores poderão focar no seu trabalho, sem perder tempo com processos burocráticos, gerando melhores resultados para a empresa.

Por que contar com a ajuda de uma empresa especializada?

Contar com a ajuda de uma empresa especializada é fundamental para garantir o sucesso da implementação dos processos digitais. O Portal de Assinaturas Certisign, por exemplo, é capaz de organizar e armazenar os seus documentos de forma prática e segura por até cinco anos e permitir que qualquer documento seja assinado com validade jurídica.

Assim, o processo de gerenciamento de documentos não será mais um problema para a sua empresa. A automatização e a modernização desse processo trarão bons frutos para o seu negócio, melhorando a gestão e agilizando as principais tarefas.

Além disso, empresas especializadas serão capazes de oferecer soluções importantes, como assinatura digital, assinatura eletrônica, assinatura em lote, mobilidade, e-mail registrado, segurança e tantas outras vantagens.

É preciso destacar que a assinatura digital e a assinatura eletrônica não são sinônimos. Uma assinatura digital é aquela que é gerada pelo uso do certificado digital, tendo a mesma validade jurídica de uma firma reconhecida e autenticada em cartório.

Em contrapartida, a assinatura eletrônica é gerada pela grafia de uma assinatura na tela de um dispositivo e é comprovada a partir de evidências colhidas, como geolocalização, voz, imagem etc. Ela também tem validade jurídica, mas é recomendada para documentos de baixo risco, como recibos, contratos de serviços, entre outros.

A expertise e a experiência no mercado também devem ser consideradas. Contar com esse tipo de ajuda será essencial para conseguir agilizar as demandas de sua empresa. Pense nisso e invista já em processos digitais.

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou dos processos digitais que destacamos? Interessou-se? Então, que tal conhecer um pouco mais sobre a automação empresarial e a agilização de processos? Não perca essa chance!

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