Qual o prazo para a guarda dos principais documentos empresariais? Confira

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Estamos entrando na era digital, momento em que várias atividades que costumeiramente fazíamos pessoalmente estão sendo realizadas por meio de um dispositivo eletrônico. Essa modernidade trouxe diversas vantagens para o mundo corporativo, mas muitas empresas se esquecem de atentar para o prazo para guarda de documentos.

Apesar de toda evolução tecnológica, ainda é preciso arquivar alguns documentos por um certo período de tempo, evitando maiores problemas como ter de arcar com contas já pagas, em caso de documentos fiscais, por exemplo. Nesse caso, o contribuinte terá ainda um acréscimo de 20% no valor, referente aos juros da taxa Selic.

Obviamente, existem outros itens que também devem ser arquivados, protegendo a empresa em situações que se relacionam com suas obrigações legais com seus funcionários, no caso de processos trabalhistas e tantas outras

Além disso, não guardar documentos relacionados às obrigações legais com funcionários podem implicar em sérios processos trabalhistas. Sendo assim, é fundamental notar os tipos de documentos que devem ser arquivados e o tempo de cada um.

A dúvida que fica é: você sabe qual o prazo para a guarda dos principais documentos empresariais? Não? Então, continue a leitura deste artigo e confira! Não deixe para depois e evite surpresas desagradáveis.

Qual o prazo para arquivar documentos fiscais?

O prazo para guarda de documentos fiscais como notas fiscais, recibos, fatura de serviços, recibo de pagamento de salário, férias e 13° salário, controle de pontos e outros documentos similares é de 5 anos. A folha de pagamento deve ser guardada por 10 anos. No caso de livro ou ficha de registro de empregado e contrato de trabalho, o prazo é indeterminado. Porém, o termo de rescisão de contrato de trabalho deve ser arquivado por apenas 2 anos.

Existem algumas complicações caso não se tenha esses documentos. Não ser possível, por exemplo, vender equipamentos por não ter a comprovação fiscal para entregar ao comprador. Outro ponto que merece destaque é que o empreendedor poderá sofrer cobranças indevidas por parte de seus fornecedores, seja por meio de contas já quitadas, seja por meio de débitos injustos.

Não podemos deixar de mencionar que, no caso de documentos relacionados aos cumprimentos legais e trabalhistas, os proprietários da empresa podem ser processados e punidos, sendo condenados a pagar todos os direitos do funcionário novamente, acrescidos de multas, danos morais, entre outros agravantes.

E os documentos trabalhistas?

Os documentos trabalhistas devem ser arquivados por 5 anos, para trabalhadores urbanos e rurais. É válido saber que para um menor de 18 anos não há a opção de prazo prescricional, pois a contagem do prazo da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) começa quando o trabalhador completa essa idade.

E o FGTS?

Segundo o artigo 23 da lei n.º 8.036/1990 determina 30 anos como prazo para guarda de documentos do FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço). Contudo, o STF (Supremo Tribunal Federal), que é a última instância do poder Judiciário, deliberou que esse prazo é inconstitucional, devendo-se arquivar os documentos pelo período de 5 anos.

E o prazo para guarda de documentos tributários?

Os documentos tributários também devem ser arquivados por um período de 5 anos. Esse tempo é definido por conta do prazo de decadência e prescrição, contidos no Código Tributário Nacional (CTN). É importante deixar claro que decadência é o decurso de 5 anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário.

A prescrição, por sua vez, é o decurso de 5 anos para cobrar judicialmente um tributo devido. Ao findar esse prazo, o crédito tributário será extinto e não poderá ser cobrado pelo Fisco.

Como fazer com os livros obrigatórios?

Os livros obrigatórios de escriturações comercial e fiscal, além dos comprovantes de lançamentos que foram efetuados, devem ser mantidos até que ocorram as respectivas prescrições, segundo o artigo 195 do CTN. Entretanto, o artigo 1.194 do Código Civil versa que toda escrituração, todas as correspondências e os papéis que se relacionam à atividade devem ser arquivados até que se ocorra sua prescrição ou decadência.

Por fim, mas não menos importante, a lei nº 9.430/1996 determina que os comprovantes de escrituração da pessoa jurídica, relativos a lançamentos contábeis de exercícios futuros devem ser arquivados até que sua decadência aconteça.

Por quanto tempo guardar documentos relativos às contribuições previdenciárias?

O artigo 45 da lei nº 8.212/1991 era responsável por estabelecer o prazo decadencial relativo aos documentos de contribuições previdenciárias. Contudo, esse artigo não está mais em vigor, mas ainda encontramos em normas previdenciárias o prazo de dez anos para guarda de documentos previdenciários.

Esse prazo é fixado pela lei n.º 8.213/1991 para que o beneficiário possa requerer a revisão do ato de concessão do benefício, bem como a possibilidade da Previdência Social anular seus atos administrativos. É importante destacar que o Decreto n.º 3.048/1999 determina uma obrigatoriedade da empresa manter à disposição dos órgãos fiscalizadores os documentos que comprovam o cumprimento de suas obrigações legais pelo período de 10 anos.

Como arquivar esses documentos?

É comum que as empresas tenham pilhas e mais pilhas de documentos gerados diariamente. Dessa forma, guardar essa quantidade de papéis impressos está se tornando uma opção cada vez mais inviável, além de não oferecer a segurança necessária.

Não podemos nos esquecer que o papel tem um tempo de vida útil, além de poder sofrer com avarias que o invalidem, principalmente quando levamos em consideração documentos que devem ser guardados por 10 anos ou mais.

Todavia, o advento da tecnologia pode ser visto como uma solução para esse tipo de problema. Hoje, podemos contar com documentos digitais e com um sistema de gestão moderno, eficaz e extremamente prático, capaz de solucionar todas as questões relacionadas com a guarda de documentos.

Existem empresas no mercado que são especialistas em documentos digitais, facilitando a vida dos usuários e garantindo a segurança necessária que esse procedimento necessita. É possível, também, agregar um portal de assinaturas digital, que possibilitará a assinatura de documentos em versão digital, evitando todo o trâmite de envio de documentos para outras localidades (além do custo desse transporte) e garantindo a validade e a segurança em todo o procedimento.

O prazo para guarda de documentos é um fator fundamental em qualquer empresa, independentemente do ramo de atuação. É preciso atentar para essa situação, evitando problemas que possam comprometer os objetivos e o correto andamento do negócio. Utilizar os recursos tecnológicos como aliado pode ser uma estratégia interessante para facilitar a gestão desses documentos e garantir a segurança necessária. Vale a pena investir nesse recurso, não é mesmo?

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