Como o Portal de Assinaturas otimiza o envio da documentação técnica e na legalização de projetos de engenharia

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Com os avanços tecnológicos trazidos pela era digital, a velocidade da transação de informações está cada vez maior. E uma vez que dados recebidos e enviados são ativos importantes para a boa execução das atividades profissionais, é preciso estar em constante atualização a respeito dos novos modelos de trabalho. Isso vale para qualquer área, incluindo a Engenharia.

Especificamente nesse setor, procedimentos técnicos de projetos e documentos estão sempre em evolução, o que demanda um acompanhamento próximo por parte dos engenheiros. Pensando justamente nisso, vamos abordar aqui como o Portal de Assinaturas é capaz de otimizar o envio da documentação técnica e legalização de projetos de Engenharia. Confira!

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Assinatura digital

Forma inovadora assinar documentos, a assinatura digital é usada para legitimar a identidade do signatário sem a necessidade da tradicional assinatura manuscrita, feita no papel. Graças ao certificado digital ICP-Brasil, que é único e intransferível, esse método tem a mesma validade jurídica que o convencional.

No universo da Engenharia, são diversos os documentos que precisam ser emitidos e que já podem ser assinados e enviados eletronicamente. Estamos falando, por exemplo, de contratos, procurações, laudos, propostas, Anotações de Responsabilidade Técnica (ARTs) e atas, entre outros. Em 2001, a medida provisória 2.200-2 passou a assegurar que os documentos assinados digitalmente têm valor legal em todo território brasileiro.

Por meio da assinatura digital, portanto, o engenheiro garante a veracidade do conteúdo dos documentos, atendendo aos requisitos jurídicos de integridade e autenticidade exigidos. Dessa forma, a documentação técnica e legalização de projetos têm andamento muito mais dinâmico e seguro.

Vale destacar que, para economizar tempo no momento de legitimar a documentação elaborada existe a opção de se utilizar a assinatura em lote, validando uma grande quantidade de arquivos de uma só vez. Em comparação com a assinatura manuscrita, isso representa uma redução significativa de tempo, tendo em vista a quantidade de repetições necessárias para assinar um grande volume de papéis.

Envio prático

O ambiente de trabalho da Engenharia é marcado por grande demanda de documentos que devem ser devidamente elaborados e enviados aos superiores ou aos devidos órgãos competentes. Como exemplo podemos citar os laudos técnicos, que devem conter informações minuciosas e objetivas.

Tradicionalmente, o modo mais comum de envio é pelos correios ou por entregadores contratados. O problema é que essa logística demanda mais tempo para que a informação chegue aos interessados. Isso sem falar nos imprevistos que podem acontecer pelo meio do caminho, como roubos ou extravios.

Com o uso do Portal de Assinaturas, por outro lado, essa tarefa se torna muito mais prática e eficiente. Nesse cenário, todos os arquivos podem ser enviados eletronicamente para os respectivos destinatários, sem a necessidade de contar com a mão da obra de intermediários.

Uma vez que a troca de informações está ligada à documentação gerada e à capacidade de articulação, o uso do Portal de Assinaturas acaba produzindo melhorias em todo o processo de comunicação. Sendo assim, a praticidade do envio de arquivos proporcionada pela plataforma eleva a qualidade e a mobilidade do trânsito de arquivos para seus respectivos destinatários.

Armazenamento seguro

O Portal de Assinaturas é ideal também para gerenciar e guardar a documentação técnica de maneira descomplicada e com alto nível de proteção. Enquanto isso, no modo convencional, impresso, todos os arquivos ficam expostos a riscos de desastres, como incêndios e inundações. Além do mais, a exposição física facilita o acesso de pessoas não autorizadas às informações contidas nos documentos.

Nesse modelo, portanto, é preciso dedicar um esforço muito maior para manter o nível de proteção, seja por meio de câmeras de segurança, de controle de acesso de pessoal ou proteção física contra possíveis incidentes. Já a adesão ao armazenamento eletrônico oferecido pelo Portal de Assinaturas reduz drasticamente a exposição a esses transtornos, porque os documentos são armazenados virtualmente em servidores com alto nível de segurança contra invasões de hackers e vazamentos.

Outro ponto importante que precisamos destacar nesse sentido é o fato de que os arquivos só podem ser acessados e modificados mediante o nível certo de permissão concedido pelo administrador, caso você crie uma conta Empresa. Isso facilita o monitoramento e o controle de todas as ações executadas pelos usuários.

Tudo isso é feito na plataforma do Portal de Assinaturas, sem a necessidade de aderir a métodos de proteção distintos que, muitas vezes, nem se mostram satisfatórios. Nesse caso, todas as ferramentas são encontradas em um único lugar, de maneira fácil e intuitiva. Como é de se imaginar, isso ajuda bastante nas rotinas diárias.

Economia de recursos

A elaboração da documentação técnica e a legalização de projetos podem ser tarefas dispendiosas caso o setor de Engenharia ainda não tenha aderido às inovações tecnológicas digitais. Podemos destacar a quantidade de papel necessária, além de tinta para impressão, custos com envio, arquivamento físico, tempo para a organização e busca de documentos, mecanismos de controle de acesso, entre outros.

A boa notícia é que todo o processo envolvendo a gestão da documentação técnica e legalização de projetos pode ter uma economia considerável por meio da utilização do Portal de Assinaturas. Com esse recurso, os documentos passam a ser organizados em pastas digitais de acordo com tipo, relevância, data ou qualquer que seja o critério escolhido. Só esse aspecto já promove uma economia e tanto referente ao uso de espaço físico, mobiliário e mão de obra voltada para a manutenção.

Mas as possibilidades são ainda maiores! A qualquer momento e com poucos cliques, o usuário consegue ter acesso ao arquivo necessário, economizando tempo com as buscas. Afinal de contas, a fim de não gerar gargalos operacionais e comprometer todo o fluxo de trabalho, tarefas corriqueiras não devem ser demoradas. Esse processo de melhoria contínua agrega valor às operações e reduz o uso de recursos em toda a rotina ligada à documentação técnica e legalização de projetos de Engenharia.

Diante de tudo isso, fica mais que evidente que o Portal de Assinaturas proporciona diversas vantagens para a execução das obrigações relativas à documentação técnica e legalização de projetos, tudo isso de maneira ágil e efetiva. O setor de Engenharia consegue, assim, evitar problemas legais pela maior capacidade de gestão e envio dos documentos legais pertinentes.

E então, gostou do nosso post? Agora que você já conhece como o Portal de Assinaturas otimiza o envio de documentação técnica e legalização de projetos de Engenharia, aproveite para entender por que deve adotar um processo de assinatura digital para laudos técnicos!

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