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Portal de Assinaturas em propostas comerciais: conheça as suas vantagens 

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O avanço tecnológico mudou a forma das organizações desenvolverem seus produtos e serviços, bem como processos internos. As atividades cotidianas já não necessitam de grande esforço e a distância entre membros da equipe e gestores corporativos já não são um obstáculo. Isso refletiu nas atividades administrativas, que demandavam tempo e eram marcadas por burocracia e retrabalhos.

Dentre essas tarefas, a assinatura de documentos, como propostas comerciais, pode ser feita digitalmente sem a necessidade de grandes desdobramentos, como abrir firma em cartório e usar serviços postais. Dentro desses aspectos os empreendimentos podem reorganizar seus profissionais de maneira mais otimizada e estratégica.

Veja, neste artigo, como o Portal de Assinaturas em propostas comerciais pode gerar vantagens no seu envio. Não perca!

Atributos do Portal de Assinaturas

O Portal de Assinaturas consiste em uma plataforma online que oferece amplo apoio ao fluxo de documentos empresariais. Abrangendo sua formulação, assinaturas, armazenamento, pesquisa, acesso e envio. Toda gestão de arquivos é feita de maneira centralizada, elevando a eficiência.

Organizações que não se atualizaram quanto à digitalização tendem a ficar para trás no mercado. Sendo imprescindível contar com ferramentas que elevem a capacidade de agregar valor, automatizando atividades corriqueiras e dando maior espaço para o time focar na visão estratégica para os negócios.

Alguns questionamentos são muito comuns a respeito do Portal. Confira, logo abaixo, os esclarecimentos sobre eles. Veja!

Por que usar um Portal de Assinaturas?

O Portal de Assinaturas, como demostrado anteriormente, é uma solução que auxilia na centralização das informações e registros de diversos documentos, como propostas comerciais. O seu uso permite reduzir drasticamente a necessidade do uso de papel e fazer impressões. A gestão documental é feita dentro da plataforma, onde o gestor pode definir regras de acesso e acompanhar o fluxo de documentos.

Cada membro da equipe pode ter o acesso personalizado de acordo com suas atribuições, ou seja, níveis de permissão podem ser implementados para evitar erros. O ciclo de vida dos documentos também é um ponto-chave para um bom desempenho. Sendo assim, o Portal é uma excelente ferramente para não perder prazos como período de renovação contratual, entrega, assinatura, entre outros.

Esse meio é confiável?

O ambiente eletrônico oferecido pelos serviços do Portal é extremamente confiável. Isso se dá pelo fato da guarda dos documentos serem feitas na nuvem, o que significa que todos os dados ficam protegidos em servidores externos e por camadas de proteção criptográfica e cópias de segurança.

Além do mais, o reconhecimento jurídico das assinaturas feitas digitalmente são asseguradas pela MP 2.200-2, que estabelece o ICP-Brasil para garantir a validade, integridade e autenticidade dos documentos eletrônicos. Tudo isso viabiliza o Portal de Assinaturas em propostas comerciais com total confiança.

Essa é uma opção viável para que tipo de empresa?

Todos os tipos de empresas podem usufruir das possibilidades do Portal. Independentemente de seu porte, as empresas têm seus processos documentais que precisam de atenção. Sem isso, gargalos e burocracias serão um constante entrave para a produtividade e qualidade dos resultados. Logo, tanto grandes corporações como PMEs podem ter maior viabilidade nas suas atividades.

Vale destacar que o Portal de Assinaturas oferece diversos planos para atender às demandas diferenciadas de cada empreendedor e negócio. Sendo extremamente flexível a respeito da quantidade de assinaturas feitas nos documentos, bem como a possibilidade de migrar de modalidade, caso haja necessidade.

Vantagens da utilização o Portal de Assinaturas para o envio de propostas comerciais

Sabendo que uma proposta comercial deve oferecer ao cliente as informações sobre os produtos e serviços, tais como descrição da oferta, valores, forma de pagamento, entrega etc. Além de mostrar o valor da empresa para os consumidores, esse tipo de documento eleva a possibilidade de fechar negócios.

Dentro de todos esses aspectos, não podemos esquecer de escolher a melhor maneira de envio. Enquanto no modo convencional ocorre maior tempo de espera, devido ao transporte ser feito por meios físicos (motoboy, correio), o Portal de Assinaturas em propostas comerciais agiliza esse processo por ser totalmente online. Veja as principais vantagens dessa plataforma logo abaixo:

Facilidade no envio

O envio das propostas é feito facilmente pela plataforma. Após o documento ser devidamente elaborado e revisado, o arquivo pode ser despachado para os interessados sem precisar de serviços intermediários para isso. Também é importante frisar que a comunicação por meio do Portal de Assinaturas em propostas comerciais é dinamizado, aproximando a empresa dos seus clientes.

Segurança no armazenamento

O armazenamento dos aquivos é feito online e protegido contra acessos indevidos e extravios. Por isso, o Portal de Assinaturas em propostas comerciais é tão importante, todas as informações contidas no documento são protegidas e armazenadas em um servidor na nuvem que utiliza várias camadas de proteção.

Maior economia de recursos

A falta de recursos tecnológicos na empresa pode gerar custos extras. As propostas comerciais acabam se tornando um problema e não uma solução, pois as atividades ainda são manuais ou decentralizadas. Com o Portal isso muda, devido à capacidade de processar eletronicamente todas as etapas da formulação ao envio do documento sem a necessidade de impressões e terceirização de algum processo.

Facilita a consulta

Diferentemente do modo mais antigo que tornava a consulta a uma tarefa algo dispendioso, no Portal de Assinaturas, com poucos cliques, é possível encontrar o arquivo que se procura. Essa busca pode ser feita por palavra-chave, título do documento, pasta específica, nome do cliente etc.

Aumento na produtividade

A produtividade é essencial para obter maiores receitas e se destacar da concorrência. Por meio da digitalização oferecida pelo Portal, todo o fluxo de trabalho se torna mais eficiente e efetivo. Afinal, quanto menos riscos de gargalos maior será o rendimento da equipe para atender aos anseios dos clientes na apresentação das propostas comerciais.

Dessa forma, é de fundamental importância buscar empresas que ofereçam todo suporte e custo- benefício para seu negócio. O Portal de Assinaturas em propostas comerciais se mostra uma solução efetiva e condizente com as expectativas de entregas rápidas aos clientes.

E então, gostou? Agora que você descobriu a importância do Portal de Assinaturas em propostas comerciais, entre em contato conosco e conheça muito mais sobre nossos serviços! Até mais!

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