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Por que a desburocratização nas empresas é peça-chave para o sucesso?

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Um dos principais problemas que encontramos na prestação de serviço em várias empresas é o excesso de burocracia. Não é raro encontrarmos situações nas quais os clientes desistem de realizar compras por conta de uma intensa demora. Isso já aconteceu com você?

A partir disso, podemos dizer que a desburocratização nas empresas está sendo cada vez mais procurada, pois além de afetar os resultados de um negócio, esses procedimentos também interferem em vários setores e níveis de uma organização.

É importante ressaltar que a criação de processos se dá por uma necessidade de definir regras e maneiras para melhorar a eficiência operacional da empresa, aumentando a qualidade dos serviços e a produtividade dos colaboradores. Entretanto, o excesso de processos pode se tornar uma grande burocracia, prejudicando mais do que ajudando.

Assim, perguntamos: você sabe por que a desburocratização nas empresas é peça-chave para o sucesso? Não? Então, continue a leitura deste artigo e descubra!

Como a burocracia atrapalha o rendimento dos colaboradores?

Um dos principais motivos que estão levando à desburocratização nas empresas é o impacto que essas práticas causam no rendimento dos colaboradores. As organizações são, cada vez mais, engessadas e resistentes às mudanças.

Não somente os processos são engessados, mas os gestores e os demais profissionais também incorporam esse tipo de característica. Assim, há certo impedimento na criação de novos métodos e novas maneiras de realizar determinadas atividades. Quem nunca teve uma ideia barrada?

Além disso, fatores externos — como a implementação de novas tecnologias — dificilmente são aceitas, o que pode fazer com que a empresa se torne obsoleta e, consequentemente, perca posições importantes no mercado. Você já parou para analisar quantas empresas deixaram de desistir nos últimos anos? Muito se deve à esses fatores comentados.

Pode haver boicote à iniciativa e à criatividade?

Um ponto que comprova o impacto da burocracia no rendimento dos colaboradores é o bloqueio à iniciativa e à criatividade. Processos inovadores surgem em ambientes que permitam a liberdade de pensamento, ou seja, onde as pessoas possam sugerir novas ideias e formas de executar determinados tipos de serviços.

Obviamente, o engessamento de processos e a aderência dos gestores a essa cultura impede que ações inovadoras sejam levadas em consideração. Logo, os profissionais não se preocupam em procurar novas soluções, permanecendo sempre na situação corrente.

Podemos dizer, inclusive, que essa situação é prejudicial para o futuro da empresa. Além de não se adequar às necessidades do mercado, os colaboradores perderão a sua motivação, sempre que encontrarem dificuldades.

Os profissionais de mais destaque, por exemplo, poderão deixar a sua empresa em busca de novas oportunidades, que possam fazê-los crescer e alcançar os seus objetivos de carreira. Faz sentido, não?

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Como a burocracia influencia de forma negativa as decisões estratégicas da empresa?

Como destacado anteriormente, a burocracia pode fazer com que a utilização de novas tecnologias não seja vista com bons olhos, principalmente pelos profissionais que são responsáveis pela tomada de decisão.

O mundo contemporâneo está exigindo que as empresas sejam flexíveis e consigam se adaptar às flutuações e às mudanças do mercado. Logo, ter uma empresa engessada e burocrática vai de encontro às necessidades do negócio. Não há mais tempo para se perder com isso.

Imagine, por exemplo, uma empresa em que todas as decisões são tomadas após um longo período de análise de informações e demandas. Quando as soluções forem tomadas, poderá ser tarde demais e a empresa poderá perder oportunidades valiosas e ficar atrás da concorrência.

E os custos?

A burocracia nas empresas é um grande fator gerador de despesas desnecessárias.

Processos longos e dispendiosos requerem um grande número de pessoas para funcionarem, uma vez que cada profissional será responsável por uma determinada atividade.

Além disso, empresas com a burocracia em seu DNA precisam que os seus projetos passem por diversas fases, antes de ser aprovado. Dessa maneira, os colaboradores que forem alocados para essas atividades terão o seu tempo consumido por procedimentos ineficazes e, em alguns casos, inúteis. Certamente, esses profissionais poderiam ser mais bem aproveitados, gerando melhores resultados e aumentando a lucratividade do seu negócio.

Como a desburocratização pode se tornar uma vantagem para a empresa?

A desburocratização pode sim se tornar uma vantagem competitiva para a empresa. A falta de rigidez e o excesso de flexibilidade podem trazer ganhos impressionantes para a companhia.

Um negócio que tem a flexibilidade dentre os seus valores certamente será compreendido pelo mercado, principalmente por conta das mudanças provocadas pelo uso de novas tecnologias.

A desburocratização dos processos traz como principais benefícios a redução do tempo gasto nas tarefas e a economia de dinheiro. Usando as ferramentas tecnológicas adequadas, é possível aumentar a confidencialidade dos arquivos, assiná-los e gerenciá-los de uma maneira mais organizada e ágil, por exemplo.

No entanto, é válido dizer que os gestores devem ser capazes de diferenciar os momentos em que a rigidez é necessária e os momentos em que certa flexibilidade é exigida. Um bom exemplo para essa situação se dá em relação ao horário de trabalho dos colaboradores.

Horários não definidos e mais livres podem fazer com que o trabalhador se sinta mais motivado. Entretanto, ele também pode não se sentir compromissado, deixando de entregar as tarefas no tempo certo e/ou perdendo qualidade na prestação de seus serviços.

Logo, podemos afirmar que um dos segredos do sucesso é saber dosar em cada uma das atividades e não hesitar em mudar a direção, quando as coisas não estiverem de acordo com o esperado. Uma gestão de qualidade e eficiência deve conseguir se adaptar ao mercado e às necessidades do próprio negócio, buscando sempre conquistar as metas e os objetivos que foram traçados.

Contudo, lembre-se: tudo em excesso faz mal. Então, não exagere na dose e procure, sempre, acompanhar os resultados e o desempenho das equipes. Essa é a única maneira de garantir o sucesso da empresa. Pense nisso!

A desburocratização nas empresas é algo que será cada vez mais exigido, principalmente por conta da velocidade empregada no mundo contemporâneo e a constante necessidade de realizar as coisas no menor tempo possível. Entretanto, todos os passos devem ser devidamente planejados para que todo o esforço se transforme em resultados positivos.

E aí, gostou do nosso artigo? O que achou da desburocratização nas empresas? Entendeu como essa prática pode levar você ao sucesso? Que tal complementar o seu conhecimento com a otimização de processos? Leia este artigo e veja como ela pode reduzir a burocracia na empresa. Não perca essa oportunidade!


 

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