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Guia PMBOK: tudo o que você precisa saber sobre gestão de projetos

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A gestão de projetos refere-se ao planejamento e gerenciamento de práticas, a fim de executá-las conforme o planejado dentro de restrições, como prazos e orçamentos. O reconhecimento generalizado de que a gestão de projetos é importante indica que a aplicação de conhecimentos, processos, habilidades, ferramentas e métodos relevantes pode ser crucial para o sucesso dos negócios.

Nesse contexto entra o PMBOK que serve como guia para gestores de negócios que querem implementar projetos dentro das melhores práticas profissionais do mercado. Neste guia, vamos abordar tudo o que você precisa saber para executar uma boa gestão de projetos. Acompanhe!

O que é PMBOK?

O Guide to the Project Body of Knowledge (PMBOK) é um padrão básico e guia aplicado pelo World Project Management Institute (PMI) em seus programas de pesquisa, educação e certificação. Sua principal tarefa é destacar boas práticas de gestão de projetos que são geralmente reconhecidas por especialistas como eficazes e capazes de aumentar significativamente a eficácia de seu trabalho com sua aplicação adequada.

Ele é importante e popular principalmente por causa de sua universalidade e generalização, pois é adequado para a maioria dos projetos na maior parte dos casos, independentemente de qual setor eles pertençam. No entanto, a este respeito, deve-se ter em mente que o PMBOK não deve ser tomado como uma metodologia pronta.

Antes de tudo, ele é uma estrutura para uma metodologia que, com a devida adaptação, pode ser usada em qualquer campo. A primeira edição da norma surgiu em 1986, na época, foi um avanço significativo que definiu a direção de desenvolvimento do setor por um longo tempo. Porém, apesar do fato de que desde então surgiram várias abordagens alternativas, ela permanece relevante hoje, como evidenciado pelo fato de continuar sendo atualizada constantemente.

O PMBOK descreve como fazer um detalhamento hierárquico obrigatório do trabalho a ser executado pela equipe. Essa é uma maneira de descrever o trabalho para que o time saiba exatamente qual trabalho é necessário para atingir os objetivos do projeto.

Qual o objetivo desse modelo de gestão?

O objetivo do PMBOK é gerenciar o QCD (qualidade, custo e prazo de entrega). A gestão do QCD tem a finalidade de definir a meta de oferecer alta qualidade, baixo custo e tempo de entrega rápido. O PMBOK afirma que há dois fatores importantes para tornar esse gerenciamento de QCD bem-sucedido.

A primeira é garantir que os procedimentos sejam executados. A estrutura se dá por meio da divisão em 5 grupos de processos:

  • planejamento;
  • iniciação;
  • execução;
  • controle e monitoramento;
  • conclusão.

Já a segunda são as dez áreas de conhecimento, que serão abordados mais a diante. Vale ressaltar que grupos de processos não devem ser confundidos com as fases do projeto. Por exemplo, em um projeto de grande escala que consiste em várias fases, na maioria das vezes, todas as fases passam pelos 5 grupos de processos.

Em linhas gerais, o PMBOK proporciona uma visão geral da gestão de projetos de modo que as boas práticas descritas são aplicáveis a diversos tipos de projetos. Esse modelo permite que haja um consenso a respeito da aplicação correta das técnicas, habilidades e ferramentas para a obtenção de resultados consistentes.

Principais vantagens do PMBOK

Muitas vezes, os benefícios dos padrões de PMBOK relacionados à complexidade da implementação são discutidos. Muitas empresas estão inicialmente sobrecarregadas com a escolha de um padrão. Porém, ao se analisar a relevância das melhores práticas contidas no PMBOK para a gestão de projetos é possível identificar vantagens importantes. Veja as principais delas logo a baixo.

Entendimento da linguagem no gerenciamento de projetos

Os padrões do PMBOK fornecem um mínimo de termos, procedimentos e responsabilidades para a execução de projetos. Essa estrutura de orientação para o gerenciamento de projetos é particularmente importante para o trabalho dos departamentos da empresa. Os padrões aceitos ajudam a superar as diferenças na cultura corporativa e de trabalho e na maturidade do gerenciamento de projetos.

Maior eficiência

Sem considerar os padrões, os projetos geralmente são controlados exclusivamente com base na experiência individual e nas preferências do gerente de projeto. No entanto, o uso de diferentes processos e métodos, bem como definições de responsabilidades, impedem a execução eficiente do projeto.

Por outro lado, ao adotar as melhores práticas do PMBOK em toda a organização você assegura a continuidade no gerenciamento de projetos, além de ter um impacto mensurável, devido à convergência proporcionada pela implantação de padrões reconhecidos e aplicados em diversos modelos de negócios.

Reconhecimento

A introdução dos padrões do PMBOK permite que as empresas qualifiquem e certifiquem seus gerentes de projeto. Além das oportunidades clássicas de promoção dentro da organização, isso cria uma carreira dedicada ao aprimoramento contínuo. Isso agrega valor aos profissionais da equipe e, consequentemente, a toda organização.

Diferencial competitivo

Os projetos estão ocorrendo cada vez mais em um ambiente competitivo global e dinâmico, muitas vezes, em redes corporativas. A aplicação das práticas e padrões do PMBOK e a resultante profissionalização da execução e da gestão de projetos podem ter um efeito positivo na apresentação externa da empresa.

Acúmulo de conhecimento

Por meio do PMBOK a gestão de projetos pode ser efetivamente realizada. Na implementação do projeto tradicional, muitas vezes, quando o projeto é concluído, ele chega a um fim abrupto. Para a implementação do plano, a acumulação técnica não é relevante. No entanto, as empresas que adotam o PMBOK têm conseguido operar com sucesso e, além do sistema regulado, há outro fator que é o melhor acúmulo de conhecimento.

A gestão de projetos enfatiza que, quando o projeto termina, ele precisa ser resumido, para que a experiência de projeto da empresa possa ser convertida em riqueza para a organização. Em geral, a gestão de projetos pode tornar a implementação tranquila, reduzir o risco do projeto e maximizar os objetivos esperados.

Áreas do conhecimento do PMBOK

Como dito, o PMBOK aborda dez áreas do conhecimento voltadas para a gestão de projetos. Elas são fundamentais para facilitar no dia a dia do gerente de projetos. Cada área do conhecimento é composta por diversos requisitos e termos que a compõe. A seguir, abordaremos cada uma delas e suas especificidades dentro de todo o processo de gestão de projetos.

Gerenciamento de aquisições

O gerenciamento de aquisições é uma atividade para obter recursos necessários para a execução do projeto a partir do exterior. Mesmo que o projeto seja lançado, não há outro caminho a não ser procurar recursos de fora caso não haja dentro da empresa. Como o estabelecimento de cláusulas estão sempre envolvidos em aquisições, é fundamental haver uma boa gestão de contratos.

Aquisição não é algo que é feito de uma única vez. Com o progresso do projeto, devemos obter pessoal e equipamentos necessários. O gerenciamento de aquisições começa quando ela é necessária, sendo administrado até a data de expiração dos recursos adquiridos, tais como a utilização e medição de desempenho após a sua aplicação.

Gerenciamento da qualidade

A gestão da qualidade é uma área de gerenciamento responsável pelo processo de projeto e controle de qualidade das entregas. É importante definir padrões de qualidade e medir o desempenho em relação aos parâmetros estabelecidos, a fim de criar produtos consistentes com os requisitos do cliente.

A qualidade não é um conceito de entregas isolado. Ao resolver problemas que ocorreram nos processos, levando a entregas e melhorias, a qualidade aperfeiçoa como resultado. Por essa razão, é preciso considerar os métodos mais complexos.

No projeto, o cronograma e o custo são fáceis de serem notados, mas os clientes não ficam satisfeitos se a qualidade é baixa. Por isso, é primordial compreender o conceito de gerenciamento de qualidade para garantir que as entregas atendam às necessidades do cliente.

Gerenciamento de riscos

A gestão de riscos é uma atividade para lidar com ameaças em projetos. À primeira vista, o risco tende a ter um impacto negativo no projeto, mas aqueles que geram um círculo virtuoso também contém perigos. Em outras palavras, os riscos, incluem ameaças e oportunidades que ainda não ocorreram.

É preciso eliminar ameaças ao projeto e aproveitar ativamente essas oportunidades. A gestão de riscos identifica as possíveis ameaças no projeto e determina a prioridade a ser tomada, levando em conta o impacto no projeto. Por isso, é necessário manter a gestão de risco em mente, a fim de adquirir métodos para lidar com eventos inesperados.

Gerenciamento de escopo

O objetivo do gerenciamento do escopo é tornar claro o produto final do projeto e gerenciar o objetivo de trabalho necessário. Esclarecer as entregas atende às necessidades dos clientes e leva a uma melhor satisfação. Várias solicitações podem ser recebidas, mas o aconselhamento de especialistas é necessário para atender às carências de negócios do cliente.

É o gerenciamento do escopo que extrai o que é realmente indispensável para alcançar as demandas de mercado do público e os insere no trabalho de implementação. Dessa maneira, devemos manter as técnicas como coleta de requisitos do cliente, definição de escopo e criação de WBS (Work Breakdown Structure) que é um processo de subdivisão das atividades para facilitar o gerenciamento.

Gerenciamento de custos

A finalidade do gerenciamento de custos é concluir o projeto dentro de um orçamento aprovado. O orçamento não é infinito, não importa o quanto você tenha uma boa solução, não terá sentido a menos que atenda ao orçamento. O gerenciamento de custos aloca recursos como pessoal e equipamentos necessários para o trabalho do projeto, estima custos razoáveis e acumula cada custo para definir o orçamento.

No entanto, a realidade é que o projeto não prossegue tão facilmente quanto o orçamento, ele sempre contém um elemento desconhecido. Portanto, temos que usar um método para estabelecer um orçamento extra e gerenciar os custos. Logo, é primordial atentar à conclusão dos projetos dentro do orçamento.

Gerenciamento da integração

A gestão integrada é o elemento que define a política do projeto e coordena todo o plano. Ao lançar o projeto, as necessidades de negócios, o cronograma e o custo percebido pelos clientes são levantados de antemão. Ele resume o esboço do programa que o pessoal envolvido compartilha implicitamente e esclarece a política do projeto.

Outro papel desse processo de integração é o gerenciamento de todo o projeto. Existem processos a serem executados para cada tema de gerenciamento, como escopo e custo, mas não podemos prosseguir de forma independente. Como vários procedimentos estão progredindo em paralelo, o gerenciamento integrado é responsável pelo ajuste.

Gerenciamento das comunicações

O objetivo do gerenciamento de comunicação é compreender as informações exigidas pelos membros da equipe e partes interessadas e comunicar informações precisas. Isso abrange não apenas os membros da equipe, mas partes interessadas, como clientes e patrocinadores que estão incluídos.

Além de conduzir e supervisionar os membros da equipe, esse processo também é responsável por informar adequadamente a situação às partes interessadas de acordo com o andamento do projeto.

É necessário confirmar que as informações mais importantes são transmitidas corretamente. Tudo isso para que não ocorram falhas primárias por ausência de mensagens claras e precisas para todos os participantes interessados no projeto.

Gerenciamento de recursos humanos

A gestão de recursos humanos desempenha um papel na organização e na gestão do pessoal necessário para realizar o projeto. Para tornar o projeto bem-sucedido, os membros da equipe que correspondem ao programa são necessários. Se a capacidade do integrante é insuficiente, não podemos esperar pelo sucesso do projeto desde o início.

Além disso, mesmo que os membros tenham habilidades suficientes para realizar o projeto, se a soma das competências for abalada, o desempenho original não poderá ser demonstrado. A gestão de recursos humanos requer a aquisição de membros envolvidos no projeto, treinamento, comando e supervisão.

Gerenciamento do tempo

O gerenciamento de tempo é responsável por criar e gerenciar o cronograma do projeto. Definitivamente, mesmo ao criar um cronograma para o projeto raramente ele vai proceder conforme o esperado. A razão para isso é que as informações necessárias no momento da criação do cronograma são indeterminadas. Portanto, à medida que o projeto avança, é necessário gerenciar a previsão do cronograma.

No campo da gestão de tempo, os métodos de estimativa e gestão de recursos necessários para o trabalho do projeto são resumidos, apresentando o método de gerenciamento de tempo que é essencial para o andamento do plano sem problemas.

Gerenciamento das partes interessadas (Stakeholders)

O gerenciamento das partes interessadas é uma atividade para identificar os stakeholders que afetam os projetos e gerenciá-los para serem envolvidos na tomada de decisões e execução do plano. Os projetos não serão concluídos apenas por sua própria empresa. Por se tratar de um projeto com clientes, ele não prosseguirá sem a cooperação das partes envolvidas.

Existem várias pessoas nas partes interessadas. Embora seja fácil falar se todos estiverem positivos e cooperando ativamente com o projeto, é possível que o programa possa ter um efeito negativo e adverso. Portanto, é necessário identificar os stakeholders, compreender suas expectativas e necessidades e incentivá-los a participar do projeto efetivamente.

Como implementar o PMBOK: passo a passo

Na forma mais geral, a implementação do PMBOK se dá pela formalização dos procedimentos, métodos e ferramentas para implementar 5 grupos de processos de gerenciamento, de acordo com o padrão encontrado no guia. A seguir estão o passo a passo da implementação de cada etapa do PMBOK.

Iniciação do projeto

O início do projeto é um processo de gestão, cujo resultado é a autorização do começo de um projeto ou da próxima fase de seu ciclo de vida. Isso pode incluir os seguintes procedimentos:

  • desenvolvimento do conceito do projeto;
  • análise de problemas e necessidades no projeto;
  • coleta de dados de origem;
  • definição as metas e objetivos do projeto;
  • consideração de opções de projetos alternativos;
  • consideração e aprovação do conceito;
  • decidir sobre o início do projeto;
  • definição e nomeação de um gerente de projetos;
  • decisão de fornecer recursos para a implementação da primeira fase do projeto.

Planejamento

O planejamento do projeto é um processo contínuo que visa identificar e conciliar o melhor curso de ação para atingir as metas do projeto, levando em conta todos os fatores envolvidos na sua implementação. O principal resultado desse passo é uma elaboração clara e precisa. No entanto, o processo de planejamento não termina com o desenvolvimento e a aprovação do plano do projeto original.

No decorrer da implementação do projeto, mudanças podem ocorrer tanto dentro quanto no ambiente externo, o que requer esclarecimento de planos e, frequentemente, replanejamento significativo.

Portanto, os processos de planejamento podem ser executados ao longo do ciclo de vida do projeto, começando com um programa ampliado preliminar como parte do conceito da proposta e terminando com um plano de trabalho detalhado para a fase final do projeto.

O planejamento é uma função complexa, com múltiplos critérios, envolvendo consideração, análise e previsão de várias áreas funcionais do projeto. Diversos procedimentos podem ser encontrados nesse processo, como:

  • planejando os objetivos e o conteúdo do projeto;
  • agendamento de projeto;
  • planejamento de custos e financiamento de projetos;
  • planejamento de qualidade;
  • planejamento organizacional;
  • planejamento de comunicação;
  • planejamento de gerenciamento de risco;
  • planejamento de contratos;
  • desenvolvimento de um plano de projeto consolidado.

Ao mesmo tempo, é muito importante não esquecer que no decorrer da implementação do projeto, ocorrem o esclarecimento e o detalhamento mais precisos dos planos, bem como o replanejamento do projeto, caso necessário.

Organização de desempenho

A organização da execução do projeto é o processo de assegurar a implementação do plano do programa, organizando a implementação dos trabalhos incluídos nele e coordenando os executores. Isso pode abranger os seguintes processos:

  • distribuição de responsabilidades;
  • declaração do sistema de relatórios;
  • organização de acompanhamento da implementação do cronograma do projeto;
  • organização de controle de custos do projeto;
  • organização de controle de qualidade;
  • gestão operacional de redução de riscos e medidas de mitigação;
  • gerenciamento de equipe de projeto;
  • distribuição de informações no projeto;
  • elaboração e conclusão de contratos;
  • gestão da mudança no projeto.

Durante o processo de organização da execução da gestão de projetos as habilidades de liderança, capacidade de resolver problemas e solucionar conflitos será fortemente necessária por parte gerente de projetos.

Monitoramento de desempenho

Monitorar o desempenho do projeto é o processo de comparar os indicadores de desempenho do que foi planejado com a prática, analisando os desvios e suas causas, avaliando possíveis alternativas e tomando, se necessário, decisões sobre ações corretivas para eliminar desvios indesejados. Um exemplo disso são:

  • coleta de relatórios de andamento do projeto;
  • análise do estado atual do projeto em relação aos principais indicadores básicos (resultados, custo, tempo);
  • previsão do cumprimento das metas do projeto;
  • elaboração e análise dos efeitos de ações corretivas;
  • decisões sobre impactos e mudanças.

Conclusão do projeto

Esse é o momento em que ocorre o processo de conclusão formal do trabalho e o encerramento de todo o projeto de maneira formalizada. Esse término deve ser marcado principalmente pela aprovação total do cliente, isso pode incluir as seguintes métodos:

  • entrega dos resultados do projeto ao cliente;
  • avaliação final da situação financeira (relatório pós-projeto);
  • relatório final do projeto e documentação do projeto;
  • lista de perguntas abertas e artigos finais;
  • resolução de todas as questões;
  • dissolução da equipe do projeto;
  • documentação e análise da experiência deste projeto.

Como parte desses processos, o arquivamento dos principais documentos de gerenciamento e projeto é realizado para uso posterior na implementação de outras propostas. Fazendo assim com que haja um amadurecimento com relação à experiência adquirida nos projetos anteriores.

Isso não exclui que haja uma gestão de inovação objetiva para fomentar a aplicação de toda capacidade de contribuição dos profissionais envolvidos. Considerando as diretrizes estabelecidas em todo o plano de gestão de projetos com base no PMBOK. Isso agrega na reunião de novas ideias e crescimento efetivo.

Assim, aplicando as práticas do PMBOK sistematicamente na gestão de projetos não só vai melhorar os resultados do trabalho, mas também a carreira dos profissionais envolvidos. Além disso, ao implementar o treinamento em gerenciamento de projetos para os colaboradores, podemos esperar ter um impacto melhor em atingir as metas da empresa e elevar o desempenho no mercado.

Agora que você descobriu tudo o que você precisa saber sobre o PMBOK na gestão de projetos, veja o que é e o que faz um sistema de gerenciamento de documentos. Até a próxima!

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