formalização de contratos formalização de contratos

Como otimizar o tempo da formalização de contratos em sua empresa?

6 minutos para ler

O caminho para o desenvolvimento empresarial exige a adoção de novas metodologias e tecnologias. Processos manuais podem e devem ser automatizados, mas será que você está fazendo isso corretamente?

Diversas áreas de um empreendimentos podem ser automatizadas, e a formalização de contratos é um bom exemplo disso. Antes, um documento precisava ser assinado à mão pelos responsáveis, ser levado ao cartório para autenticá-lo para só depois ser armazenado. Porém, essas atividades são trabalhosas e onerosas.

Por isso, a digitalização é algo que deve ser aplicada para dar agilidade e eficiência ao processo. Este conteúdo vai mostrar um pouco mais sobre o assunto.

Como é possível otimizar a formalização de contratos?

A formalização de contratos é essencial para mitigar riscos e garantir que um serviço seja prestado corretamente. Outro aspecto importante é a afirmação das responsabilidades das partes e, caso algo seja descumprido, quais são as possíveis consequências. Confira algumas dicas para melhorá-la.

Adote contratos eletrônicos

Se você ainda utiliza contratos de papel, é melhor mudar de ideia o quanto antes. Isso porque as tecnologias mudaram a forma como diversos setores trabalham — e não poderia ser diferente com a gestão de contratos.

Os custos que os trabalhos manuais e repetitivos geram colocam em risco a integridade do seu orçamento financeiro. Tenha em mente também que um contrato assinado digitalmente é mais seguro que um documento físico, devido ao armazenamento em nuvem, da criptografia e dos possíveis backups automáticos.

Revise os termos

Suponha que você fechou um contrato com um cliente no mês de junho. Porém, em agosto, a Receita Federal anunciou 5 novas obrigações acessórias que oneram o seu documento. É claro que você precisa rever os termos do contrato para não ficar no prejuízo, certo?

Pois bem, revisar os termos de cada contrato é outro ponto fundamental para otimizar o seu dia a dia. Não atualizá-los significa ter problemas financeiros, gerenciais e operacionais. Dessa forma, crie em sua rotina uma forma de revisá-los constantemente.

Tenha atenção aos prazos

Apesar de cada contrato ter características específicas, muitos têm legislações que preveem um certo limite para que um direito seja exercido. Quando um profissional deixa o prazo passar, certamente ele enfrenta dificuldades para proteger o seu direito. Além do mais, existem cláusulas contratuais que definem a anulação do contrato.

Em ambas as situações, a atenção aos prazos é fundamental. Isso quer dizer que você deve monitorar todas as datas, considerando o período de vigência de cada documento e de suas possíveis renovações e aditivos.

Como funciona a assinatura digital em contratos?

A assinatura digital permite que você assine documentos e contratos digitalmente, tendo a mesma validade jurídica de uma feita a mão. Para que isso aconteça, você deve ter um Certificado Digital ICP-BRASIL.

A certificação Digital funciona como uma identidade para a sua empresa, comprovando a veracidade de uma determinada assinatura. Os principais documentos que podem ser assinados são:

  • formulários;
  • mandatos;
  • contratos;
  • arquivos eletrônicos;
  • resultados de exames;
  • apólices de seguros;
  • relatórios;
  • emails;
  • notas fiscais;

Quais são os benefícios da digitalização para a formalização de contratos?

Assim como em qualquer outro setor, a automação de processos é necessária para ser mais produtivo. Abaixo, você entende melhor como isso acontece com a formalização de contratos.

Economia de tempo

O velho ditado popular “tempo é dinheiro” é muito válido nessas horas. Burocracias apenas atrapalham o desempenho da sua equipe. Com a digitalização da gestão de contratos, você acaba com etapas desnecessárias, como a impressão, o manuseio e o armazenamento de documentos físicos.

Os seus funcionários agradecem. Como o trabalho burocrático é automatizado, eles têm mais tempo para abraçar novos desafios e crescer profissionalmente. Gestores também se beneficiam, pois fica mais fácil analisar métricas, encontrar documentos e verificar informações. Ou seja, todo mundo sai ganhando.

Otimização de despesas

O translado com documentos, a redução do espaço físico para armazenar papel e a substituição do reconhecimento em cartório são apenas alguns benefícios financeiros da assinatura digital. Você também deixa de gastar dinheiro com impressões desnecessárias e, consequentemente, consegue investir nas áreas mais importantes do seu negócio.

Lembre-se de que erros são reduzidos também. Como a sua equipe não precisa realizar tarefas repetitivas, as falhas são mitigadas e você não tem que se preocupar com ações corretivas.

Segurança de informações

Além de burocráticos e onerosos, os documentos de papel representam um perigo para a segurança de qualquer empresa. Um simples roubo, fraude ou incêndio pode ser o início de grandes dores de cabeça.

Além disso, a qualidade de um documento em papel tende a piorar com o passar dos anos. Se o seu negócio precisar preservar algo, é complicado fazer isso manualmente. A digitalização permite que você evite a deterioração física e é protegida por criptografia, sem deixar de lado a legibilidade dos registros.

Sustentabilidade

Por último, mas não menos importante, a digitalização de documentos ajuda a preservar a natureza, pois reduz o uso de papel no empreendimento. E tem mais: ao adotar essa postura, você transmite ao mercado a mensagem de que a sua gestão está fazendo a sua parte, sendo esse mais um diferencial para se destacar dos demais.

Qual é o papel do Portal de Assinaturas?

Imagine utilizar uma ferramenta completa para armazenar, organizar, assinar e enviar documentos com segurança e praticidade? O Portal de Assinaturas faz isso e muito mais, como:

  • substituir o reconhecimento do cartório;
  • eliminar as etapas de traslado de documentos;
  • é simples e fácil de usar;
  • enviar documentos pela própria plataforma;
  • tem validade jurídica;
  • assinar documentos em lote;
  • disponibilizar informações em tempo real em vários dispositivos;
  • ajudar na preservação da natureza.

Em outras palavras, o Portal de Assinaturas é um parceiro ideal para quem quer ser reconhecido no mercado e assegurar maior agilidade e segurança nos documentos e processo da empresa.

Com este conteúdo, você ficou por dentro da importância de otimizar o tempo da formalização de contratos. Um de seus benefícios é poder focar em outras áreas do seu negócio, contudo, é essencial lembrar-se da economia financeira e do ganho de produtividade da equipe também.

Quer aprender mais sobre um assunto fundamental para o sucesso do seu negócio? Então, continue com a agente e descubra tudo o que você precisa saber sobre gestão de contratos digitais!

Como otimizar o tempo da formalização de contratos em sua empresa?
Avalie este post
Posts relacionados

Deixe uma resposta