Se bem estruturado, esse departamento pode contribuir (e muito) para o crescimento da empresa. Conheça 7 formas de otimizar o setor de compras. Se bem estruturado, esse departamento pode contribuir (e muito) para o crescimento da empresa. Conheça 7 formas de otimizar o setor de compras.

7 formas de otimizar o setor de compras da sua empresa

7 minutos para ler

Estratégico em todas as empresas, independentemente do seu porte, o setor de compras nem sempre recebe os recursos necessários para alcançar sua melhor performance. Responsável pela aquisição de produtos, matérias-primas e serviços, a área pode acabar se perdendo em meio a uma extensa lista de contratos, renovações e outros documentos, levando até a prejuízos. Por essas e outras, é essencial otimizar o setor de compras.

Ao ser percebido como um setor estratégico e não apenas operacional, o departamento de compras pode contribuir (e muito) para o crescimento da empresa e a redução dos custos. Mas como exatamente é possível alavancar o desempenho da área? Pois é o que pretendemos responder ao longo deste post!

Continue com a leitura para encontrar as soluções mais adequadas a fim de fazer com que o setor de compras do seu negócio atue com inteligência no mercado!

Quais são as obrigações e demandas do setor de compras?

Como mencionamos ali na introdução, a regra básica é: o setor de compras deve ser enxergado como estratégico para o negócio. A ideia é que sua atuação vá além da cotação em busca de melhores preços, abrangendo uma visão mais ampla dos processos, das necessidades da empresa, da formulação de contratos mais vantajosos, da qualidade e, por consequência, da redução de custos.

Para tanto, é preciso que a equipe consiga ultrapassar a barreira das dificuldades impostas no dia a dia ao realizar uma boa gestão de contratos, tornando a relação com fornecedores mais confiável, transparente e satisfatória para todas as partes. Como é de se imaginar, um trabalho assim exige algumas mudanças, como a capacitação dos profissionais e a automatização dos processos.

Como promover a otimização do setor de compras?

Confira a seleção que fizemos, trazendo 7 formas para otimizar a área de compras de qualquer empresa!

1. Buscar constantemente o desenvolvimento da equipe

O primeiro (e talvez mais importante) passo para promover a otimização do setor de compras deve ter como foco a qualificação da equipe, investindo em treinamento constante na área de supply chain. Só assim é que os profissionais conseguirão não apenas identificar gargalos na gestão de contratos mas também encontrar soluções para trazer melhores resultados para a empresa.

Tenha sempre em mente que o relacionamento com os fornecedores é absolutamente essencial na busca por produtos com mais qualidade, menores preços e melhores condições de pagamento.

2. Agir em acordo com o planejamento estratégico

Muitas vezes, o setor de compras acaba atuando de forma isolada do restante da equipe, fechado em meio a documentos, contratos e prazos. Para que a área se torne realmente estratégica, é preciso integrá-la ao planejamento global do negócio, conhecendo mais profundamente as necessidades de todos os setores.

Dessa forma, o departamento poderá conhecer com mais precisão quais são as prioridades de cada área, evitando a elaboração de contratos de fornecimento acima ou abaixo das necessidades da companhia, por exemplo. Nesse cenário, o setor também será capaz de lidar melhor com prazos de entrega e gestão de estoque, entre outros.

3. Criar e acompanhar indicadores de desempenho

Monitorar as ações do setor de compras: essa postura é fundamental para avaliar adequadamente as estratégias adotadas. Uma boa pedida é usar os dados dos contratos com fornecedores para selecionar os indicadores de desempenho que podem ser usados no acompanhamento dos processos de compra, identificando as oportunidades de otimização do fluxo.

4. Investir na redução do ciclo de compra

A eficiência dos processos de compras também está relacionada a uma melhor aplicação dos produtos e serviços adquiridos. Uma das formas de conseguir isso é reduzindo o ciclo das compras — o prazo entre uma aquisição e a próxima. Com isso, a relação com os fornecedores é beneficiada, propiciando negociações mais vantajosas. Ainda facilita a gestão do estoque e a compra de quantidades exatas, de acordo com o necessário.

5. Adotar o procurement e o sourcing

Procurement e sourcing são palavras em inglês ligadas a aquisição, mas que têm algumas diferenças entre si. Antes de abordarmos essas diferenças, vale dizer que ambas têm a finalidade de reduzir o custo total das compras, mantendo a qualidade dos produtos e serviços e melhorando a eficiência do processo como um todo.

Sourcing

Sourcing tem a ver com a otimização das cotações de preços junto aos parceiros, devendo ser realizado com o uso de uma ferramenta adequada para obter melhorias constantes na aplicação do método. Assim, será possível agilizar os processos, obter propostas mais certeiras e diminuir os custos.

Procurement

O procurement vai além, inserindo o setor de compras na gestão do estoque, na participação nos processos de produção, de distribuição e de relacionamento com clientes e parceiros, além da logística. Ele pode ganhar mais velocidade se suas cotações e a efetivação das compras forem feitas na internet (e-procurement).

6. Usar a tecnologia a seu favor

Atualmente, não tem mais como imaginar o setor de compras sem o apoio da tecnologia para melhorar seu desempenho. Existem hoje softwares de gestão de compras que facilitam bastante o gerenciamento dos contratos, dos prazos, dos pagamentos e dos recebimentos, entre outros dados.

Adotando esses recursos, torna-se possível acompanhar com mais precisão o relacionamento com os parceiros de negócios, avaliando as compras realizadas e ajudando a encontrar possibilidades de melhorias nas transações.

7. Apostar na praticidade do Portal de Assinaturas

Ainda dentro da área de tecnologia, é preciso que o setor de compras troque o papel e a consequente burocracia vinculada a ele, como assinatura manual, pelo uso de documentos eletrônicos. Redução de custos, praticidade, acessibilidade e segurança da informação estão entre as maiores vantagens dessa mudança.

Nesse contexto, o que garante a segurança dos dados é a assinatura digital, que usa o certificado ICP-Brasil para conferir integridade, não repúdio (quando o signatário não pode negar a autoria) e autenticidade aos documentos. Assim, os riscos de fraude são menores e toda a operação tem a mesma validade jurídica daquela conferida aos documentos tradicionais.

O Portal de Assinaturas oferece uma solução completa para ajudar a otimizar o setor de compras, automatizando o fluxo de assinaturas, o envio e recebimento de contratos e o armazenamento dos documentos, entre outros benefícios. Por se tratar de uma plataforma de serviços em nuvem, possibilita o upload de documentos, criando um fluxo de assinaturas com validade jurídica ao transmitir documentos e contratos. São serviços oferecidos:

Otimizar o setor de compras é estratégia certeira para a empresa obter melhores resultados, aumentando as chances de ter mais rentabilidade nos seus negócios. Nesse sentido, a automatização dos processos é essencial para possibilitar a contribuição da área com o desenvolvimento da companhia.

Por fim, se este post foi útil para você, prolongue um pouco mais o tempo de leitura, aproveitando para descobrir como otimizar sua gestão de contratos com o Portal de Assinaturas!

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