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Como a digitalização de documentos pode otimizar o relacionamento com o cliente?

6 minutos para ler

A digitalização de documentos é o processo de ler uma imagem ou informação, registrá-la e transformá-la em um formato eletrônico, geralmente salvo digitalmente em um banco de dados. A digitalização é usada principalmente para arquivar os documentos da empresa. Você pode fazer esse procedimento internamente ou com o suporte terceirizado.

Em ambos os casos, é necessário preparar a documentação e ter o controle sobre a descrição do material. Isso é importante, porque facilita a recuperação subsequente de informações e registros específicos. Por conseguinte, é possível otimizar o relacionamento com o cliente, devido à agilidade garantida aos processos documentais.

Devido à importância do assunto, preparamos este artigo especial. Mostraremos a você como a digitalização pode melhorar a conexão entre empresas e consumidores. Boa leitura!

Garantia de segurança das informações

A digitalização de documentos traz várias vantagens importantes. Primeiramente, ela protege as informações contra perda ou destruição. Infelizmente, é possível que o papel seja facilmente danificado e, em seguida, torne-se difícil ou impossível recuperar o conteúdo contido nele. Além disso, qualquer pessoa pode tranquilamente roubar dados de documentos físicos.

Por outro lado, ao digitalizar informações, com configuração de senhas e uso de criptografia, pode-se reduzir o risco de extravio, seja por ameaças externas ou internas. Além disso, ao definir a autoridade de acesso, também é possível limitar os colaboradores que podem acessar os arquivos, como gerentes e membros de determinados departamentos.

Esse processo facilita a filtragem do conteúdo, minimizando o tempo que seria gasto com pilhas de arquivos e fichários. Além do mais, as versões eletrônicas são úteis para a geração de relatórios de diferentes períodos. Afinal, é mais fácil fazer o controle e criar um banco de dados sistemático de consumidores, aprimorando a tarefa de otimizar o relacionamento com o cliente.

Fácil acesso aos documentos

Os arquivos armazenados no banco de dados criado a partir da digitalização podem ser pesquisados com mais rapidez, facilidade e conveniência. Dessa maneira, torna-se possível visualizar e compartilhar dados, independentemente de horário e local.

Não há necessidade de custo para copiar materiais em circulação ou discussão, e mesmo que você não esteja no ambiente corporativo, poderá navegar pelos arquivos com facilidade, mediante conexão com a internet.

Além disso, com arquivos em papel, gasta-se muito tempo para encontrar informações. Já com a digitalização, é fácil agilizar os processos, por meio da pesquisa de palavras-chave diretamente na plataforma digital de armazenamento de dados.

Quando a gerência ocorre no papel, você não consegue fazer nada que possa melhorar a eficiência do seu negócio e permitir que haja foco no seu core business. Isso faz com que o consumidor fique em segundo plano, devido aos gargalos de gerenciamento do fluxo de documentos.

Com a adoção dos procedimentos eletrônicos, os clientes podem ficar mais engajados, graças à capacidade de entrega de respostas rápidas referentes às solicitações. Isso eleva consideravelmente a qualidade do serviço.

Escalabilidade no atendimento

A escalabilidade desempenha papel decisivo na era digital, não apenas para a busca por novos mercados, mas também para a otimização do relacionamento com o cliente. Empresas de diversos ramos estão cada vez mais determinadas a desenvolver, produzir e entregar o atendimento aos consumidores com flexibilidade e rapidez.

Os requisitos do cliente estão em constante mudança; as adaptações precisam ser fáceis, por meio de soluções inteligentes, e redes inteiras de valor agregado demandam monitoramento quase em tempo real.

Ou seja, a era digital coloca os compradores em um nível de exigência maior, o que acarreta a busca por um atendimento que atenda a tais demandas. Isso fornece uma base valiosa para relacionamentos bem-sucedidos com os consumidores, quando bem explorados.

Imagine quantos contratos você pode fechar em um dia com o uso de uma plataforma eletrônica? Diferentemente do modo convencional, que demanda equipe ampla e não garante produção elevada, a digitalização evita a perda de tempo com processos manuais e repetitivos. Nesse processo, um único profissional consegue controlar prazos, fazer pesquisas e enviar arquivos aos solicitantes.

Confiabilidade do serviço

A digitalização eleva o nível de confiança, pois as camadas de proteção de informações privadas podem ser adotadas com eficiência. A clientela não quer receber notícias de que teve seus dados vazados ou perdidos pela empresa que presta serviços. Esse tipo de incidente tem o potencial de manchar a imagem dos negócios e gerar problemas judiciais.

Logo, para otimizar o relacionamento com o cliente, é preciso assegurar que todas as informações estejam armazenadas e dispostas apenas para pessoas autorizadas. Isso estabelece um nível maior de confiabilidade e proximidade com o consumidor, de modo que a fidelização possa ocorrer.

Aceleração no atendimento ao cliente

A entrega de papelada física demora vários dias para ser concluída. Um documento digitalizado pode ser enviado imediatamente por e-mail ao cliente, acelerando a confirmação e a tomada de decisões. Ao agilizar a aceitação de formulários de pedido, ordens de compra, contratos, entre outros, a empresa otimiza o atendimento ao cliente e melhora os níveis de serviço.

Um atendimento rápido e preciso também é fundamental. Quanto mais ágil for a comunicação, melhor será o resultado. A digitalização proporciona vários ganhos, diminuindo o tempo gasto com processos e facilitando a visualização, devido à disposição descomplicada das informações na plataforma eletrônica.

Essa dinâmica torna os serviços mais atrativos, e os próprios clientes consolidados acabam sendo divulgadores, indicando a marca para outros consumidores em potencial. Afinal, os processos de venda e fechamento de negócios não são pontos finais. É preciso manter proximidade e cuidado ao longo do pós-venda, bem como com as questões e requisições que surgirão durante todo o processo de aquisição e assinatura de contrato.

Por fim, vale a pena destacar que a digitalização pode ser usada não apenas para arquivar documentos, mas também gráficos, fotografias, projetos e mapas. Ela é usada em muitos segmentos empresariais, não perdendo de vista a consolidação de uma boa prestação de serviços, que vise otimizar o relacionamento com o cliente.

E você, já está organizando seus registros digitalmente? Agora que você conhece as vantagens desse processo para se aproximar dos consumidores, descubra como o Portal de Assinaturas pode ajudar na organização de documentos em pequenas empresas!

 

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