Dicas de Gestão

Otimização de processos: como reduzir a burocracia na empresa?

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Por que as organizações brasileiras têm tanta dificuldade para implementar uma metodologia eficiente de otimização de processos? Um levantamento feito pela consultoria Plum mostrou que as micro e pequenas empresas brasileiras gastam, em média, 135 dias ao ano apenas com tarefas administrativas.

Achou pouco? O número é cerca de quatro vezes maior do que o tempo gasto pelas companhias de mesmo porte do Canadá, por exemplo. A consultoria ainda aponta que toda essa burocracia resulta em perdas de produtividade na ordem de R$ 79,5 bilhões por ano. Uma tragédia para o empreendedorismo nacional.

Mas a ineficiência não para por aqui:

  • gestores perdem em torno de 3,5 horas por semana apenas assinando documentos;
  • as organizações gastam, em média, 400 horas ao ano procurando papéis extraviados;
  • os funcionários das corporações brasileiras ocupam de 5% a 15% do seu tempo lendo as informações, mas até 50% procurando por elas;
  • isso sem falar nos altos custos com impressões, digitalizações e chancelas cartorárias.

Os dados são desanimadores, mas é possível a todas as empresas, com algumas medidas simples, reinventar seu workflow, dando dinamismo aos processos e levando seus negócios para o ritmo intenso da transformação digital.

No post de hoje vamos mostrar como!

1. Trabalhe com análise de dados

A Ciência de Dados tem ganhado destaque no Brasil, especialmente no agronegócio. Sensores que controlam a irrigação e identificam a clorofila das plantas (reduzindo em até 99% do consumo de herbicidas); monitoramento eletrônico de pragas/doenças na lavoura; além de planejamento do manejo do solo por meio de ferramentas baseadas em Inteligência Artificial: o alto Retorno sobre Investimento (ROI) desse tipo de tecnologia explica um pouco dos bons resultados da agropecuária brasileira no mercado global.

É preciso investir em tecnologias focadas em Big Data para assegurar otimização de processos, redução de uso de insumos e aumento da competitividade no mercado externo.

2. Implemente um sistema de gestão verdadeiramente integrado

O grande obstáculo à produtividade das organizações é que a implementação dos sistemas costuma ser feita sem um planejamento adequado. Quando a empresa cresce, novas soluções são inseridas, criando uma árvore sobreposta de aplicações que não conversam entre si. O resultado costuma ser falhas internas de comunicação, aumento de erros e, é claro, lentidão no fluxo de processos.

Estude a possibilidade de prover otimização de processos por meio da implementação de um sistema de gestão verdadeiramente integrado, que unifique os dados de sua companhia, harmonizando as atividades de setores como vendas, marketing, estoque e produção.

3. Faça reuniões por videoconferência

O excesso de reuniões é excelente para devorar seu precioso tempo, desgastar a relação com seus colaboradores, além de raramente trazer resultados concretos. Segundo uma pesquisa da The Conference Board, cada brasileiro ocupado em 2016 gerou US$ 16,6 por hora trabalhada enquanto um trabalhador norte-americano, no mesmo período, produziu US$ 67,00. Assustador, não?

Com esse resultado, o Brasil amargou a 52ª posição no ranking de produtividade. Dentre as razões para tamanha ineficiência na otimização de processos, destacam-se o excesso de bate-papos durante a jornada e as reuniões desnecessárias, cercadas de discussões inúteis, que exaurem a equipe e a impedem de executar as propostas debatidas. Que tal ser mais pragmático no próximo ano?

4. Empodere seus colaboradores

A centralização é a mãe da burocracia. Uma empresa que concentra suas decisões estratégicas nas mãos de meia dúzia de gestores é uma corporação lenta, pesada e custosa, características que podem comprometer a sobrevivência empresarial no longo prazo.

Se você precisa fazer sua companhia se tornar mais ágil, dinâmica e próxima de seus consumidores, é fundamental criar uma cultura de gestão descentralizada, em que seus profissionais possam ter a liberdade de tomar decisões e solucionar problemas de baixa/média complexidade.

5. Faça de sua organização uma empresa paperless

Segundo uma pesquisa feita há alguns anos pela PwC:

  • no mundo corporativo, funcionários perdem, em média, 2 horas por dia procurando documentos;
  • o custo médio para arquivar um documento é de US$ 120,00 e o de recriá-lo fica em torno de US$ 200,00;
  • cada arquivo empresarial é fotocopiado cerca de 19 vezes, sendo que quase 40% das impressões feitas nas organizações são desnecessárias.

Quanto sua empresa gasta por ano com resmas de papel? E com cartuchos de tinta para as impressoras? E com energia elétrica, fruto das sucessivas impressões/digitalizações? Por fim, sua organização sabe ao certo quanto do fluxo de caixa escorre com despesas cartorárias?

Todos esses custos ajudam a reduzir a saúde financeira de seu negócio. Além disso, a tramitação de documentos em papel deixa a companhia mais lenta, além de sinalizar descompromisso com os princípios mais básicos de responsabilidade ambiental, detalhe que pode macular a imagem de sua organização.

Já pensou em fazer de sua empresa um ambiente paperless (livre de papel)? É possível conciliar otimização de processos e consciência ecológica ao adotar ferramentas de assinatura digital e arquivamento em nuvem.

Com isso, o tempo na busca de documentos será reduzido sensivelmente e as despesas cartorárias serão eliminadas, uma vez que a assinatura digital torna desnecessário qualquer tipo de validação extra. Isso sem falar em sua contribuição para a redução do desmatamento. No mundo dos negócios, uma pequena mudança faz toda a diferença.

6. Adote de forma definitiva a assinatura digital

Conforme citamos acima, a assinatura digital é a base para a criação de um ambiente livre de papel, em que toda a tramitação de documentos funciona de forma virtual. Para além dos benefícios já mencionados, a implementação desse tipo de tecnologia fortalece a segurança corporativa, algo especialmente interessante em um país cujos índices de violações a sistemas e documentos corporativos cresceram 44% entre o 2º e o 3º trimestre de 2017.

A assinatura digital é fixada mediante um conjunto de algoritmos presentes em chaves criptográficas, fazendo com que uma simples tentativa de adulteração invalide completamente a chancela já aposta.

Trata-se de algo relevante inclusive para a otimização de processos nas corporações, considerando que a manipulação ilícita de documentos costuma ser desastrosa para a continuidade dos negócios (apenas nos Estados Unidos, 60% das empresas atingidas por ataques hackers vão à falência após a primeira invasão/adulteração).

A velocidade na celebração de contratos é outra virtude que deve ser destacada no uso de um certificado digital. Um exemplo pode ser dado em relação ao agronegócio, em que contratos demoram semanas para ser consolidados em virtude da distância dos stakeholders.

Soluções em assinatura digital permitem a assinatura simultânea de diversos envolvidos em apenas alguns minutos. Não há, conforme já explicado, qualquer necessidade de reconhecimento de firma. Tudo é chancelado e remetido via e-mail, em poucos minutos, eliminando integralmente a burocracia em um contrato de fornecimento de serviços, por exemplo.

Quer saber mais sobre os mecanismos para otimização de processos? Então conheça a fundo o funcionamento da assinatura digital em nosso Portal! Sucesso e até a próxima!

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