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8 dicas para aprimorar o setor de compras da sua empresa

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O setor de compras é muito importante e precisa ser sempre otimizado para negociar adequadamente os insumos adquiridos, manter as finanças equilibradas e ainda fazer com que a empresa funcione como deve.

Para que isso aconteça, é necessário organizar o setor de compras. Separamos 8 dicas que ajudarão você nessa tarefa, confira!

1. Faça um diagnóstico

O primeiro passo para organizar o setor de compras é reunir o setor e realizar um diagnóstico da cadeia de suprimentos. Devem ser observadas quais são as ameaças e pontos que podem ser melhorados, principalmente com relação aos custos, fornecimentos e desempenho dos colaboradores.

Caso necessário, podem ser contratadas empresas especializadas em consultorias para identificar o cenário e propor soluções.

2. Conheça bem seus fornecedores

Quando se trata de ter bons fornecedores e de criar um bom relacionamento com eles, o ideal é começar fazendo boas escolhas. É importante pesquisar para escolher os parceiros certos, analisando a qualidade, a reputação da empresa no mercado, os preços e o atendimento oferecido.

Depois, é essencial criar uma situação que seja favorável para os dois lados. Dessa forma, a empresa consegue obter materiais a bons preços e fluxos de entregas favoráveis. Também é preciso avaliar constantemente os fornecedores e verificar falhas e riscos para resolver a situação e evitar danos maiores.

3. Controle o estoque

Embora muitas pessoas acreditem que apenas o setor de gestão de estoque deva monitorar a movimentação das mercadorias, a análise do registro de entrada, saída, realocação, troca e devolução, devem ser observadas também pelo setor de compras.

Sem essa atenção, o setor pode adquirir produtos/materiais em excesso, aumentando os custos operacionais e comprometendo o capital de giro desnecessariamente. Também podem ocorrer falta de produtos no estoque, fazendo com que os pedidos dos clientes não possam ser atendidos e causando insatisfação e até perda de clientes para a empresa.

Atualmente já existem diversos sistemas de gerenciamento que permitem o compartilhamento de informações entre os setores. Além de serem automáticos e funcionarem em tempo real, eles são úteis para que o setor de compras monitore a necessidade de fazer os pedidos.

4. Mapeie as demandas

Mapear as demandas é uma estratégia que pode ajudar a prevê-las futuras e, assim, evitar o controle de produtos em épocas específicas em que as quantidades adquiridas são mais altas ou mais baixas.

Assim como dito no tópico anterior, o controle do estoque faz parte da tarefa de quem almeja organizar o setor de compras. Caso ainda não seja utilizado um software para o gerenciamento dessas informações, é preciso ter a colaboração do setor de gestão de estoque, comercial e compras.

Ao se comunicar constantemente, estes setores conseguem registrar as saídas e entradas dos produtos. Com essas informações em mãos, é possível buscar um padrão de acordo com a sazonalidade e evitar os imprevistos, sejam eles a falta ou excesso de materiais no estoque.

5. Faça a gestão de pagamentos

Além de efetuar as compras e gerenciar os pedidos, o departamento de compras também precisa cumprir com as datas de pagamentos para que o fornecedor se sinta no dever de realizar as entregas sempre dentro do prazo. Portanto, essa ação pode ajudar a obter uma boa parceria com seus fornecedores.

6. Tenha sempre um plano B

Após propor as melhorias e implantá-las será necessário acompanhar os resultados para verificar quais foram os benefícios e se existem maneiras de otimizá-las ainda mais.

Além disso, é preciso criar planos de ação alternativos para aplicar em casos de problemas, por exemplo: o que fazer caso o seu fornecedor pare de providenciar determinado produto? Existem outros que podem suprir a demanda?

7. Capacite sua equipe

Profissionais capacitados para exercer suas funções são necessários em qualquer setor. Quando falamos em organizar o setor de compras, não poderia ser diferente. Os colaboradores precisam ter à disposição as ferramentas necessárias para realizar os processos de forma eficiente, além de serem treinados e motivados para se comprometerem com as metas.

Uma equipe que trabalha com o apoio das tecnologias mais atuais e que sabe utilizá-la para tirar o melhor proveito de suas funcionalidades, possui muito mais chances de obter êxito.

8. Digitalize os processos de compra

Assim como está ocorrendo nos mais diversos segmentos e departamentos, no setor de compras a tecnologia precisa ser vista como uma aliada e deve ser implantada para otimizar os processos internos. Além dos softwares de gestão que já foram mencionados, existem alternativas que facilitam muito o trabalho deste departamento.

Uma das possibilidades é a troca dos documentos em papel por documentos eletrônicos. Nesse caso, não se trata apenas da digitalização e envio de documentos que já costuma existir em diversas empresas, mas sim a assinatura digital de um documento de maneira segura, a distância e com validade jurídica.

Para isso, é utilizado o certificado ICP-Brasil nas assinaturas digitais. Ele confere integridade e autenticidade ao documento, além de não repúdio — quando a pessoa que assina o documento não pode negar a autoria. Dessa forma, os riscos de fraude são reduzidos e os documentos são válidos tanto quanto os documentos tradicionais.

Além da economia proporcionada pela redução do uso do papel, os custos com impressões e armazenamento também reduzem muito. Isso porque os documentos podem ser armazenados em nuvem e acessados, pelo proprietário, de qualquer lugar com acesso à Internet.

Se antes era necessário esperar dias ou mesmo semanas para receber de volta o contrato assinado, agora tudo pode ser feito em questão de minutos, agilizando o processo e fazendo com que o tempo possa ser utilizado em outras atividades.

Também há a possibilidade de assinar documentos em lote, fazendo com que a própria empresa consiga reduzir a burocracia interna e obter mais rapidez em suas atividades.

Para assinar documentos digitalmente, é preciso obter o certificado Digital ICP Brasil por meio de uma autoridade certificadora, como a Certisign. Depois é preciso utilizar uma plataforma de gerenciamento de assinaturas online, como o Portal de Assinaturas.

Viu como é simples implantar este sistema para organizar o setor de compras e obter todos os benefícios que foram citados?

Se você gostou das informações e deseja saber mais a respeito, entre em contato conosco agora mesmo.

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