Um dos principais fatores de sucesso de um negócio é a organização dos documentos empresariais. Ter controle sobre todos os procedimentos e documentos elaborados é fundamental para que as atividades de uma empresa possam ser executadas com tranquilidade e efetividade.
Diariamente, um grande volume de documentos é produzido. Sejam eles físicos, sejam digitais, é preciso armazená-los e organizá-los corretamente.
Uma gestão ineficiente pode gerar um grande número de problemas, dificultando a administração de projetos e o gerenciamento das atividades.
Os resultados empresariais também serão afetados, podendo trazer prejuízos para o negócio. Felizmente, existem algumas práticas que podem ser adotadas para eliminar esse problema. Interessou-se pelo assunto?
Então, continue a leitura deste artigo e veja nosso passo a passo para melhorar a organização dos documentos empresariais.
Escolha um local adequado
A primeira atitude a ser tomada por quem deseja melhorar a organização dos documentos empresariais é a escolha de um local adequado, independentemente da existência de documentos físicos ou digitais.
É preciso escolher um local seguro e que possa ser acessado somente pelos funcionários que necessitam das informações ali presentes. Além disso, criar uma cultura de disciplina nos colaboradores será essencial para garantir que todos os documentos sempre retornem ao seu devido lugar.
Um dos benefícios da escolha de um local adequado para a organização dos documentos empresariais está diretamente ligado à produtividade da sua equipe. Os profissionais não perderão tempo procurando e não precisarão interromper uma reunião, por exemplo, para perguntar onde está um documento específico.
Defina um método para a identificação dos documentos
Uma maneira interessante de facilitar o acesso aos documentos e torná-los mais organizados se dá pela utilização de um método para a sua rápida identificação. Pode-se utilizar códigos nesse processo, deixando mais fácil achar um determinado arquivo.
A atribuição de números a cada departamento ou o uso de abreviação de suas iniciais (como FIN., VEN., DIR. para Financeiro, Vendas e Diretoria) são alguns tipos de códigos que podem ser utilizados. O critério de escolha vai de acordo com a preferência do empreendedor.
Além de identificar os documentos, é preciso distinguir o período a que se referem e a sua data de validade/expiração. Essa pode ser uma prática extremamente útil para a organização dos documentos empresariais.
É válido afirmar que a falta de identificação é responsável pelo aumento do tempo de consulta, podendo ocasionar perdas significativas para o negócio (por conta do atraso no processo de tomada de decisão e a cobrança de multas fiscais, por exemplo).
Tenha referências cruzadas
Um dos problemas encontrados no armazenamento de documentos são as referências cruzadas. Alguns documentos podem ser ligados a mais de um tema, sendo de interesse de mais de um setor e, consequentemente, sendo utilizado por mais de uma equipe de trabalho.
Muitas empresas recorrem à duplicação, aumentando o volume de itens armazenados. Entretanto, existem outras soluções que podem ser empregadas. A primeira atitude a ser tomada é a definição de prioridade, analisando qual a importância daquele documento para cada um dos setores em que é relevante.
Assim, é possível armazená-lo na pasta mais importante e, para evitar maiores problemas, deixe uma referência nas demais pastas, mostrando onde esse documento pode ser encontrado.
Digitalize os documentos empresariais
Outra prática que pode ser utilizada para melhorar a organização dos documentos empresariais é digitalizá-los. Além de evitar a perda, o extravio e a deterioração dos papéis, a digitalização evitará o acúmulo de poeira e facilitará a duplicação e a criação de cópias de segurança.
Obviamente, existem alguns documentos que exigem uma versão física. Esses não devem ser digitalizados, sendo armazenados corretamente, como destacado anteriormente. Contudo, ter uma cópia digital pode ser interessante.
Não podemos deixar de mencionar o aumento de segurança no armazenamento de documentos, uma vez que é possível realizar backups e utilizar um servidor central para o arquivamento das informações mais importantes.
Use o cloud computing
Existem outras formas tecnológicas para um armazenamento mais eficiente de documentos empresariais. O sistema de cloud computing, também conhecido como armazenamento em nuvem, permite a organização de documentos no mundo virtual.
Hoje, podemos escolher algumas opções interessantes para o serviço de cloud computing, como o One Drive, Dropbox e o Google Drive. Independentemente da escolha a ser realizada, é preciso utilizar os conhecimentos de armazenamento e identificação, garantindo a correta destinação dos arquivos.
Por fim, é importante criar um processo para limpar, periodicamente, a nuvem. Caso essa etapa não seja devidamente realizada, os documentos empresariais poderão ser definidos como um amontoado de arquivos.
Não se esqueça: a receita para o sucesso do cloud computing é restringir o acesso dos colaboradores, possibilitando que eles tenham permissão para ver somente os arquivos necessários.
Invista na tecnologia
A tecnologia não podia ser deixada de lado, quando o assunto é organização doe documentos empresariais. Existem alguns recursos, como a assinatura digital de documentos, que evitam a impressão de contratos ou outros comprovantes para o simples processo de conferência, assinatura e arquivamento.
A assinatura digital eletrônica é capaz de melhorar toda a organização de seus documentos, além de economizar tempo, dinheiro e, principalmente matéria prima (papel e os cartuchos da impressora, nesse caso).
Essa prática permite que as partes que estejam envolvidas com o seu negócio possam fechar um contrato em qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, sem a necessidade de se deslocar até o seu escritório. Assim, não haverá a necessidade de receber e/ou devolver papéis.
Os benefícios da assinatura digital são iminentes, agilizando todo o processo e tornando a organização de documentos empresariais mais rápida e eficaz.
Não podemos deixar de mencionar que esse tipo de procedimento é capaz de oferecer validade jurídica, fundamental na assinatura de contratos e outros comprovantes importantes.
Listamos, neste artigo, algumas práticas que podem ser utilizadas para melhorar a organização dos documentos empresariais. Ao empregá-las, será possível ver como se torna fácil encontrar tudo o que você precisa em um curto espaço de tempo.
Além do aumento da produtividade, a organização dos documentos empresariais evitará que a sua empresa perca documentos importantes (pagando pela reemissão) e garantirá o cumprimento de prazos de pagamento de impostos e outras contas. Vale a pena, não é mesmo?
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