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O passo a passo de como fazer uma assinatura eletrônica

Saiba como fazer uma assinatura eletrônica no Portal de Assinaturas Certisign
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A digitalização dos processos é uma tendência cada vez mais forte em empresas do mundo inteiro. Apesar de todos os benefícios que essa ação pode proporcionar, algumas questões ainda preocupam parte dos empresários. A principal pergunta que surge ao transformar documentos físicos em digitais é: como fazer assinatura eletrônica válida legalmente para meus documentos?

As questões legais pesam bastante no dia a dia de qualquer empresa. Existe uma série de documentos que precisam de assinaturas e validações de acordo com as leis, normas e demais instrumentos reguladores.

É preciso garantir que, ao eliminar a papelada dos processos, toda a parte legal seja rigorosamente cumprida. Se você está passando por esse momento em sua empresa, acompanhe este post, pois mostramos tudo o que você precisa saber sobre a assinatura eletrônica.

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O que é uma assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica nada mais é do que a junção do documento eletrônico com evidências eletrônicas que comprovem a autoria da assinatura. Em outras palavras, ela exerce o mesmo papel de uma assinatura manual.

A comprovação dessa autoria pode ser feita por meio da grafia de quem está assinando, por um SMS para o celular de quem está requisitando, por código de acesso ou e-mail externo, pelo IP da máquina e por geolocalização.

A assinatura eletrônica não exige certificado digital, mas atende às normas da MP 2.200-2, como é o caso da Assinatura Eletrônica do Portal de Assinaturas.

O que é um certificado digital

certificado digital é um documento que identifica uma pessoa ou uma empresa de forma inquestionável. É como um RG do mundo digital. Todo documento assinado ou transação realizada por meio de um certificado digital tem validade jurídica garantida pela legislação.

É importante salientar que esse documento só pode ser emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O que é uma assinatura digital

Apesar do nome parecido, a assinatura eletrônica e a assinatura digital são duas coisas diferentes. Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica. A diferença é que ela utiliza um Certificado Digital ICP-Brasil para comprovação de sua autoria.

Dessa forma, a assinatura digital é uma maneira ainda mais segura e juridicamente válida de garantir a autenticidade da assinatura de um documento em formato digital.

É mais utilizada em documentos que têm um grau de relevância maior, principalmente no que tange aos aspectos jurídicos e fiscais.

Uma boa dica para saber se o documento deve ter uma assinatura eletrônica ou digital é fazer um paralelo com a versão manual. Se a versão manual do documento exige o registro e a autenticação em cartório, precisa de assinatura digital. Senão, uma assinatura eletrônica é suficiente.

Vantagens da assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica proporciona diversos benefícios, dos quais vamos destacar três: economia de papel, economia de tempo e modernização de processos.

Economia de papel

De que adianta fazer todo o processo digitalmente, via sistema, se no fim é preciso imprimir os documentos para colher as assinaturas? Assinando eletronicamente, muito papel (e espaço físico de armazenamento) é poupado.

Economia de tempo

É muito comum os documentos demorarem para tramitar entre os setores até que todos os responsáveis o assinem. Com a assinatura eletrônica, o processo fica muito mais ágil e seguro, evitando extravios.

Modernização de processos

As pilhas de documentos pertencem ao passado. Ter os processos totalmente digitalizados, além de economizar tempo e espaço físico, traz modernidade e segurança para a empresa.

MP 2.200-2

Com relação ao respaldo legal, a Medida Provisória 2.200-2 de 2001 determina as diretrizes acerca dos documentos digitais. São 20 artigos; vamos destacar os dois parágrafos do artigo 10:

“         § 1°  As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 10 de janeiro de 1916 – Código Civil.

§ 2°  O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”

Em outras palavras, o parágrafo primeiro afirma que a assinatura digital comprova em todos os termos da lei a autoria da assinatura. Já o parágrafo segundo afirma que a assinatura eletrônica também pode ser realizada, mas sem respaldo jurídico total, como acontece na assinatura digital.

Como anteriormente citado, quando você for assinar um documento, pense o seguinte: Precisaria de autenticação e registro da assinatura no cartório? Se a resposta for não, você pode realizar uma assinatura eletrônica sem nenhum problema ou risco.

Como fazer uma assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica deve ser realizada por meio de uma plataforma de serviços específica para esse fim, como é o Portal de Assinaturas da Certisign.

Preparamos um tutorial em vídeo para você conhecer na prática como funciona nosso Portal.

 

A seguir, vamos detalhar os principais passos do processo de assinatura eletrônica no Portal de Assinaturas.

Envio dos documentos

A primeira etapa consiste em fazer o login no portal e enviar os documentos a serem assinados. Esses documentos podem estar em qualquer um dos formatos comuns de documentos digitais: textos, pdf, planilhas, apresentações, imagens etc.

Em seguida, deve-se identificar as pessoas que precisarão assinar os documentos. É necessário informar os endereços de e-mail dos destinatários e, em alguns casos, a ordem de assinatura.

Cada um dos destinatários receberá seu respectivo link para fazer a sua assinatura.

Assinatura

Após receber o link, o destinatário realizará a sua assinatura. O Portal consegue coletar diversos tipos de evidências para comprovar a assinatura, como a assinatura com caneta touch ou mouse, IP do dispositivo, local exato em que o usuário estava quando fez a assinatura e carimbo de tempo.

É válido ressaltar que para a assinatura eletrônica o certificado digital não é utilizado, o que torna o processo ainda mais simples.

Acompanhamento e gestão

Depois das assinaturas coletadas, basta seguir com o processo, seja com o envio para outras pessoas envolvidas, seja para o arquivamento dos documentos.

A assinatura eletrônica se tornou indispensável para vários segmentos do mercado, e a sua empresa não precisa mais ficar limitada aos papéis.

Agora que você entendeu melhor como fazer assinatura eletrônica e como as funcionalidades do Portal de Assinaturas da Certisign facilitam esse processo, que tal fazer um teste totalmente grátis? Acesse agora mesmo e veja como é simples usar a assinatura eletrônica.

 

O passo a passo de como fazer uma assinatura eletrônica
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2 Comentários
  • Renata Antiga out 8,2018 at 2018-10-08T17:21:08+00:000000000831201810

    Preciso fazer orçamento para diversas assinaturas eletrônicas de engenheiros para laudos de avaliação em formato digital.

    • Portal de Assinaturas Certisign nov 6,2018 at 2018-11-06T17:57:46+00:000000004630201811

      Olá Renata!
      Você pode testar gratuitamente nossa plataforma e conhecer nossos planos neste link

      Um abraço 🙂

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