O novo perfil do profissional de Gestão de Contratos: como a internet mudou sua forma de trabalhar

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Para entender o novo perfil do profissional de gestão de contratos, é preciso conhecer a trajetória dos contratos e a sua evolução, já que eles foram usados em diversos períodos da humanidade.

Hoje, vivemos na era digital em que a tecnologia é a grande aliada de diversos setores das organizações, facilitando o trabalho e agregando valor. Nessa evolução, a forma de se lidar com contratos também mudou, desde a formulação à sua assinatura. Por isso, é fundamental que os gestores compreendam e se adaptem a revolução dessa importante atividade na empresa.

Quer entender como a internet gerou o novo perfil do profissional de gestão de contratos? Acompanhe a leitura!

Conheça um pouco mais sobre a trajetória histórica dos contratos

Um contrato é formado por dois elementos: um estrutural e outro funcional. O primeiro componente se refere à possibilidade de alteração dos contratos devido à sua característica de pluralidade, quando existem duas ou mais partes envolvidas.

Já o segundo elemento corresponde aos interesses dos contratantes, com a finalidade de criar, alterar ou excluir determinadas obrigações e direitos.

Entretanto, ao longo da história, os contratos foram vistos de diferentes formas, de acordo com o modelo de organização da sociedade e as reflexões extraídas de cada época.

A seguir, destacamos os principais pontos em cada uma das fases históricas desse documento. Assim, é possível entender melhor as mudanças que culminaram na atual gestão de contratos.

Contrato no Direito Romano

  • Direito Romano Clássico: o contrato não era reconhecido como uma forma de regulamentar as operações econômicas. Por outro lado, um simples acordo de intenções não era o suficiente para gerar as responsabilidades. Para cada procedimento existia uma fórmula a ser seguida;
  • Direito Romano Pós-clássico: nessa fase, o contrato passou a abordar compra e venda, mandato, locação e sociedade. Ele não precisava de formalidade e era suficiente para a declaração de desejo dos envolvidos. Vale ressaltar que, nessa época, o contrato servia para formar deveres e não para modificá-los ou excluí-los.

Contrato no Direito Medieval

Nesse período, era comum a presença de uma notificação informando que as cláusulas foram cumpridas, mesmo não sendo realizadas na prática. Como todo documento estabelecido pelo Estado durante a Idade Média, a legitimidade do contrato era feita por meio de um juramento religioso.

Contrato no Direito Moderno

Nessa fase, o foco principal dos contratos estava na ideia de liberdade para contratar. O indivíduo tinha autonomia para escolher a sua parceria contratual, determinar o conteúdo, avaliar a contratação de determinado serviço, sem interferência do Estado. Essa concepção baseava-se na autorregulação do mercado e na isonomia concedida aos cidadãos perante a lei.

Modelo democrático de contrato

No modelo democrático, os contratos têm cláusulas preestabelecidas, sem abrir espaço para negociações pessoais entre as partes envolvidas (diferentemente da fase liberal, que dava maior foco nos requisitos individuais). A finalidade principal é manter a lógica do capitalismo e mediar as relações. Esse modelo se ajusta ao que se pratica hoje.

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Quais são as características de um gestor de contratos e como elas o auxiliam no dia a dia?

Um gestor de contratos é o profissional responsável pela implementação desses documentos em todas as etapas. Na prática, isso se traduz principalmente na supervisão do pessoal subordinado e de todos os subcontratados envolvidos na realização das premissas do contrato. É, de fato, uma posição de muita responsabilidade.

Além da supervisão substantiva das unidades gerenciadas, o controle e manutenção da documentação técnica e financeira também é atribuída às responsabilidades do gestor de contratos.

Ele adquire novos clientes e mantém contato com os já fidelizados, servindo-os com seu conhecimento e experiência na solução de todos os problemas potenciais que possam ocorrer durante o contrato.

Requisitos para ser um bom gestor

Devido ao vasto leque de funções, o gestor de contratos deve ser uma pessoa versátil e dotada com um número de qualificações profissionais. Normalmente, esse especialista deve ter formação técnica superior, experiência gerencial, capacidade de controlar o capital humano e financeiro, além de conhecimento dos mecanismos de avaliação.

O gestor de contrato deve estar familiarizado com as disposições da lei vigente, em que o seu conhecimento deve ser atualizado regularmente, junto a todas as alterações relacionadas a ele.

O novo perfil do profissional de gestão de contratos também envolve conhecimento das ferramentas tecnológicas e de suas aplicações. Inclusive, um bom gestor deve estar ciente da situação atual do mercado como as demandas do público e as tendências relacionadas as práticas de trabalho e organização no setor.

Todas essas características são fundamentais para auxiliar no desempenho da execução das tarefas diárias do profissional. Além disso, podemos destacar:

  • contribuir para a definição e atualização de cláusulas contratuais;
  • ajudar e aconselhar vendedores;
  • fornecer suporte técnico para gerenciamento de contratos;
  • controlar e monitorar o vencimento de contratos;
  • colaborar no desenvolvimento de regras de subscrição e sua evolução;
  • integrar-se na adoção de ferramentas de produtividade, avaliação e controle;
  • realizar relatórios de atividades.

Dessa forma, o gestor de contratos deve ter sua base de conhecimento sempre atualizada para contribuir satisfatoriamente à cooperação de formulação e administração de toda documentação contratual empresarial.

Aplicação prática da gestão de contratos

Na prática, o gestor de contratos deve desenvolver uma abordagem participativa para envolver o operacional, grupos fiscais que transcrevem o mecanismo de preços de transferência e equipes jurídicas, que fornecem a proteção legal. Isso tudo visa permitir que cada área tenha conhecimento sobre os detalhes dos documentos e tomem decisões com mais propriedade.

Além disso, o formalismo legal deve ser respeitado no estabelecimento do contrato. Por isso, deve-se ter atenção à capacidade de comprometimento dos signatários e de sua identidade. Sendo assim, o profissional de gestão de contratos é responsável pela execução das seguintes tarefas:

  • acompanhar o progresso do processo contratual do início ao fim;
  • avaliar o histórico dos contratos para a possível necessidade de novas negociações;
  • obter o controle do período de renovação e avisar sobre os contratos que necessitam ser renovados;
  • controlar o vencimento dos pagamentos;
  • identificar possíveis problemas e resolvê-los;
  • apresentar relatórios de gestão de contratos regularmente;
  • analisar se existe a necessidade de elaborar aditivos contratuais;
  • buscar diminuir ao máximo os custos e os riscos;
  • arquivar e atestar, caso seja preciso, o cumprimento das responsabilidades legais da empresa com notas fiscais e outros documentos;
  • atuar como intermediador entre contratado e contratante.

Esse estabelecimento de união entre os métodos administrativos e os diversos setores da organização possibilita que o acompanhamento de todos os processos de criação e avaliação de contratos seja efetivo e claro.

Afinal, a maior parte dos vínculos comerciais acontece por meio de contratos. Isso é importante para evitar falta de tempo hábil devido à ausência de articulação com outros departamentos. Afinal, o sucesso de um negócio está ligado a capacidade de integração e alinhamento entre todos.

Um exemplo disso é aceitar preços e condições de um determinado contrato de prestação de serviço devido ao não alinhamento e envolvimento do setor financeiro com a análise das cláusulas referentes aos preços estipulados, que nem sempre são satisfatórios.

Por isso, uma boa gestão prática unifica as especialidades dos demais profissionais com o foco na transparência e avaliação para obter o melhor custo-benefício. Fortalecendo a capacidade de atingir metas e objetivos com alto padrão de qualidade.

Um panorama sobre a gestão de contratos pré e pós internet

Antes da internet, a tarefa de gerir todas as etapas de formulação de contratos e análise era burocrática e cansativa. A imagem mais comum é de uma pilha de papéis sem fim a serem preenchidas e revisadas. Nesse período, até mesmo atividades de baixa exigência tomavam tempo e recursos, tornando todo o processo lento e com risco de retrabalho, devido à falta de organização e comunicação interna eficaz.

Na era pós internet, foi visto uma revolução nos métodos e no perfil do profissional de gestão de contratos. Esse profissional agora tem meios de focar em questões centrais para a organização, como o poder crítico argumentativo nas cláusulas contratuais, resolução de problemas e impasses, orientação ao cliente, entre outras.

Partindo desse novo modelo de organização do fluxo de trabalho, os benefícios provenientes da otimização da transformação digital são evidentes. Por exemplo, por meio da internet, pode-se encontrar diversos modelos de contratos disponíveis, fóruns de consultoria e grupos de troca de informações entre profissionais.

Nesse contexto de modernidade e rapidez, vale ressaltar que a segurança e legitimidade dos signatários foram otimizadas com a adoção de assinaturas digitais. Anteriormente, essas assinaturas eram feitas manualmente, e o seu reconhecimento era feito em cartório por meio do reconhecimento de firma.

Esse processo ainda existe atualmente, mas é pouco utilizado. A assinatura digital vem sendo cada vez mais adotada por ser mais prática e contar com a mesma validade jurídica. Trata-se de um meio de facilitar a legitimação, armazenamento e envio dos documentos, uma vez que eles são totalmente digitalizados.

As perspectivas de um mercado em constante mudança tornam mais evidente o novo perfil do profissional de gestão de contratos. De acordo com o ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação), o número de certificados digitais (que legitimam as assinaturas de documentos eletrônicos) teve um aumento de 21,8% em comparação ao mesmo período entre setembro de 2016 e agosto de 2017.

Hoje, as empresas buscam um direcionamento maior aos sistemas que diminuem potencialmente a perda de tempo e recursos com as atividades documentais. Os números comprovam essa máxima: uma pesquisa feita pelo Gartner mostra que os orçamentos empresariais voltados para o investimento em tecnologia terão um aumento de 4,5% só em 2018.

Portanto, a chegada da internet estabeleceu novas definições das formas de trabalhos, expandindo as fronteiras da comunicação. Cabe às empresas entrarem nessa modernidade e sentirem, na prática, os benefícios da transformação digital.

Como o Portal de Assinaturas pode facilitar a rotina de um gestor de contratos?

Portal de Assinaturas é uma solução desenvolvida para otimizar o trabalho do gestor de contratos na era digital. Ele proporciona a qualquer usuário ou empresa o gerenciamento de documentos completamente automatizado.

Isso engloba a simplificação de assinaturas com validade jurídica, segurança e mobilidade. Nesse sentido, podemos destacar os principais documentos que podem ser assinados:

  • processos judiciais e administrativos;
  • procurações;
  • propostas;
  • contratos com clientes e fornecedores;
  • laudos laboratoriais;
  • formulários;
  • contratos entre instituições financeiras.

O uso do Portal de Assinatura ajuda de diversas maneiras o novo perfil do profissional de gestão de contratos, como na eliminação de diversos custos operacionais relacionados à compra, manuseio, impressão, armazenamento e envio de documentos. O tempo dos profissionais também é otimizado pela diminuição de burocracias.

Os processos realizados por meio eletrônico são mais assertivos e rápidos. Isso porque não há mais a necessidade de distribuições de vias assinadas, que demoram a chegar. Hoje, com apenas alguns cliques, você assina documentos de qualquer dispositivo e de qualquer lugar do mundo!

Vale ressaltar que o Portal de Assinaturas faz a gestão e a guarda de todos os seus contratos eletrônicos de forma segura, armazenados por até 5 anos. Todas essas vantagens produzem ganhos significativos para toda a equipe e a organização.

Agora, todo Gestor de Contratos sabe que uma das principais etapas que exige atenção é a de assinaturas. Iremos abordar agora quais são os tipos de assinaturas que podem ser feitas na internet, ambas amparadas pela MP 2.200-02/01

Diferenças entre assinatura digital e eletrônica

Assinatura digital

Esse tipo de assinatura utiliza um certificado digital (é como um RG digital para empresas e pessoas) para validar sua autenticidade. Como o certificado é validado presencialmente, não há riscos de fraudes e também é uma das formas mais seguras de assinar documentos online.

Isso proporciona segurança e confiança para os envolvidos no processo.

Também é importante saber que a assinatura digital tem a mesmo validade jurídica que uma assinatura manuscrita. As seguintes características possibilitam a sua legitimação:

  • integridade: cada assinatura digital é vinculada a um documento eletrônico. Dessa forma, qualquer mudança feita no arquivo será explicitada pela assinatura digital.
  • autenticidade: a assinatura digital é ligada incontestavelmente ao certificado digital do proprietário;
  • não-repúdio: ao realizar a assinatura com um certificado válido, a assinatura digital feita não pode ter a sua autoria negada pelo seu proprietário.

Assinatura eletrônica

Embora não necessite de certificado digital, a assinatura eletrônica também é válida. Essa assinatura conta com validade jurídica, mas não tem o mesmo peso como acontece com a assinatura digital.

Na assinatura eletrônica é feito a coleta de evidências que comprovem autoria do signatário, como a localização exata em que a pessoa estava quando fez a assinatura, a grafia do usuário, foto no momento da assinatura, e-mail de confirmação ou código SMS de validação, entre outras evidências.

Esse tipo de assinatura é válida desde que tenha um acordo entre as partes que assinam o documento. Ela é aplicada quando não é necessário o uso do certificado digital. Dessa maneira, você pode fazer uso da assinatura eletrônica sem nenhum risco jurídico.

Como o avanço tecnológico contribuiu para a desburocratização dos processos contratuais?

Os processos contratuais se beneficiam dos avanços tecnológicos para desburocratizar todas as etapas da sua atividade. Por meio do uso de softwares, aplicativos e sistemas de gerenciamento, o gestor de contratos conta com um departamento livre de gargalos, perda de recursos e improdutividade.

Abaixo, detalhamos cada um dos pontos de transformação nos processos contratuais permitidos com a tecnologia.

Gestão de riscos

O contrato contém os termos e condições do documento em detalhes. Hoje, todas as tarefas referentes à análise contratual estão mais simples, acessíveis e seguras. Um exemplo disso é o Portal de Assinaturas Certisign: além do processo de assinaturas e certificação, também oferece o armazenamento em nuvem de todos os documentos.

Isso facilita toda a verificação dos dados nos contratos para identificar riscos e permitir que as soluções adequadas sejam encontradas. Além disso, é possível contar com a solicitação de ajustes e aprovação de versões finais dos documentos na internet, por meio do desktop ou dispositivos móveis como tablets e smartphones.

Monitoramento em tempo real

A automação dos processos proporciona o monitoramento em tempo real do andamento de todas as atividades atreladas à gestão de contratos. Dependendo do nível de robustez do sistema, o profissional pode contar com uma ferramenta de alerta em casos da detecção de qualquer ameaça. Outra funcionalidade são os relatórios de desempenho periódico, contendo gráficos e comparativos.

Portanto, o novo perfil do profissional de gestão de contratos demanda o aprofundamento e familiaridade com softwares de gestão, que, em sua maioria, apresentam interface amigável e intuitiva.

A verdade é que não se pode mais perder tempo com métodos antiquados: a lógica atual do mercado exige respostas rápidas e consistentes para a correção dos rumos de trabalho, e a tecnologia atual já oferece esse suporte às empresas.

Digitalização de documentos

digitalização de documentos trouxe um impacto significativo na economia de custos com papel e tinta para impressão. Outros fatores como compartilhamento e guarda dos contratos possibilitam agilidade no momento de localizar determinado arquivo.

Dessa forma, não há perda de tempo com a procura de um documento importante ou o risco de simplesmente perdê-lo, como acontece frequentemente em setores que conservam o uso de papéis.

Hoje, o armazenamento pode ser feito digitalmente, o que facilita a organização de pastas seguindo os critérios mais adequados, data, nome, tipo, entre outros. Assim, com poucos cliques, o usuário tem acesso ao arquivo desejado, aumentando a sua produtividade e garantindo o cumprimento de prazos de entrega.

Maior integração

A integração é fundamental para que não haja falhas na comunicação interna e no desempenho na produção de resultados. O avanço tecnológico mudou o modelo de interação, que eram limitados a reuniões presenciais. Atualmente, a organização de metas por meio de videoconferência, por exemplo, tornou-se algo comum.

Além disso, com um único banco de dados de armazenamento, todos os setores são integrados, evitando duplicação e retrabalhos. Dessa forma, toda informação ganha amplo alcance, o que é fundamental para a coerência entre as equipes e um fluxo de trabalho mais dinâmico.

Segurança jurídica e informacional

Não adianta contar com métodos e ferramentas de última geração caso elas não oferecerem total proteção. Quando se trata de gestão de contratos, a segurança jurídica é essencial. Por isso, o novo perfil do profissional de gestão de contratos é marcado pelo uso de um portal de assinatura digital.

Esse tipo de plataforma oferece todas as possibilidades de comprovação jurídica e de autenticidade dos documentos por meio do certificado digital, além de preservação e proteção contra o acesso de pessoas não autorizadas.

Também vale ressaltar os níveis de permissões concedidas na plataforma: possibilidade de ações como alteração e aprovação de um documento de acordo com o perfil de acesso.

Melhor relacionamento com os clientes

Esse é um ponto crucial do novo perfil profissional de gestão de contratos, pois o relacionamento com os clientes pode ditar o sucesso e a expansão do negócio.

Com a revolução digital, é possível interagir com o público de maneira clara e objetiva. Por exemplo, com um site de serviços de gestão de contratos, você pode dar consultorias e tirar dúvidas online sem a necessidade de locomoção.

Os canais de atendimento podem permitir feedbacks sobre a qualidade dos serviços ao cliente, evidenciando quais pontos podem ser melhorados. Isso transmiti conforto e se mostra como um diferencial competitivo. Além do mais, há uma melhor interação entre as partes interessadas, em virtude da transparência proporcionada pela tecnologia.

De acordo com o NCMA (National Contract Management Association), o ciclo de vida do contrato consiste na negociação (pré-contratação), contratação, pré execução, execução e encerramento. Evidentemente, as partes interessadas têm um papel fundamental e ativo em todas elas.

Por isso, mediante a tecnologia, as informações contratuais ficarão disponíveis para consultas e todo esse processo estará legitimado pela assinatura digital dos envolvidos.

Diante desse contexto de modernidade nas relações de trabalho, adaptar-se ao novo perfil do profissional de gestão de contratos é, sem dúvida, beneficiar-se das tecnologias atuais e ganhar com produtividade e economia de custos.

Com as informações discutidas até aqui sobre a transformação da gestão de contratos com a internet, é possível superar as incertezas e abrir espaço a dinâmicas cada vez mais crescentes no mercado. Tecnologia e atividades de gestão de contratos podem interagir entre si para a continuidade do seu negócio.

Agora que você já sabe como a internet influenciou o novo perfil do profissional de gestão de contratos, faça um teste grátis para conferir, na prática, como funciona o sistema moderno de assinaturas com total validade jurídica!

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