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Guia completo: entenda os diferentes usos do certificado digital

Mais do que apenas se comunicar com o Governo ou emitir nota fiscal, o Certificado Digital também é uma ferramenta para reduzir custos e agilizar processos.
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Se você trabalha com documentos legais, provavelmente está acostumado a utilizar carimbos, selos e assinaturas à caneta para autenticá-los, certo? Saiba que todo esse processo burocrático já pode ser substituído por uma solução bem simples, que garante a autenticidade, expressa a concordância e declara a responsabilidade: o certificado digital.

Ele já está sendo usado por instituições privadas e públicas para assegurar a validade jurídica, a integridade e autenticidade, tudo por meio da internet. Porém, assim como outras novidades tecnológicas, o certificado digital ainda é visto com certa desconfiança.

Algumas pessoas ainda têm dúvidas sobre a segurança e a legalidade do processo e não entendem como ele pode ser tão seguro. Por isso, no artigo de hoje, falaremos em detalhes como funciona e quando o certificado digital pode ser utilizado. Confira!

O que é certificado digital?

O Certificado Digital é a identificação de uma pessoa ou empresa na web. Através da validação presencial dos documentos, o processo de torna totalmente seguro e confiável.

Com o uso da internet cada vez mais inserido no cotidiano das empresas, já é possível emitir e receber documentos, fechar negócios, acessar informações (sigilosas ou não) e várias outras tarefas por meio de alguns cliques. Ocorre que, da mesma forma que ela facilita essas transações, há também pessoas que se aproveitam dessas facilidades para realizar fraudes e adulterações.

O certificado digital também tem como objetivo impedir que isso aconteça, já que ele é uma tecnologia criada para que as transações eletrônicas possam ser feitas de forma segura e confiável. Ele consegue impedir as adulterações, as interceptações de informações privadas e outras ações que possam prejudicar as partes envolvidas.

Para cumprir com esse papel, ele é feito por meio de um par de chaves (pública e privativa), ambas criptografadas e invioláveis. Elas são parte do Certificado que é intransferível e único, servindo como uma carteira de identidade para o uso online.

As chaves dos certificados digitais são geradas por autoridades certificadoras, como a Certisign, que emitem, suspendem, renovam ou revogam os certificados. Essas autoridades são supervisionadas e fiscalizadas pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia). Este, por sua vez, zela pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). É a ICP quem dispõe as regras, as normas e a legislação que asseguram a segurança e a validade jurídica dos certificados digitais.

Quando o certificado é gerado, dentro dele, constam informações sobre a pessoa física ou sobre a empresa — de acordo com o tipo de certificado obtido.

Existem vários tipos de certificados digitais?

Sim. Porém, os mais usados são o A1 e o A3. O A1 é armazenado no computador e tem o período de validade de um ano. Já o A3 é armazenado em um dispositivo criptográfico, que pode ser um Smart Card ou um Token USB, e é válido por três anos.

A vantagem do A3 é que ele pode ser utilizado em qualquer computador e serviços como o SPED Contábil e DOI exigem que o certificado seja A3. Atualmente, é possível encontrar também uma nova modalidade, que é o certificado digital no celular.

Com ele, é possível assinar documentos por meio do celular. Basta ter acesso à internet, um certificado Mobile ID no celular e acessar o SignApp, o aplicativo de assinaturas do portal.

Quais os casos de uso?

O certificado digital pode ser usado para algumas finalidades que simplificam bastante as transações que antes eram bem mais burocráticas. Falaremos agora sobre algumas delas.

Substituir o CPF e o CNPJ

Entre os vários tipos de certificados digitais, estão o e-CPF e o e-CNPJ. Eles são como a versão digital desses documentos. Com eles, é possível realizar serviços que antes só eram possíveis presencialmente.

Com o e-CPF, por exemplo, você consegue acessar e enviar informações para programas do governo, como a Receita Federal. Isso significa que você tem a possibilidade de transmitir as declarações do imposto de renda, consultar detalhes das declarações, além de corrigir erros de pagamento e pesquisar situação fiscal.

Você também tem acesso a serviços no Fundo de Garantia por tempo de Serviço e ao eSocial (Portal do Empregador Doméstico). Apesar de ser necessário criar usuário e senha, com o certificado digital, você tem acesso a mais serviços, pois existe uma certeza maior de que você realmente é quem alega ser.

Também é possível ter acesso a mais serviços em bancos. Alguns deles, como o Itaú, o Bradesco e o Banco do Brasil, já usam essa forma de identificação.

Já com o e-CNPJ é possível consultar e atualizar cadastros de contribuinte, cadastrar procurações, acompanhar processos tributários, obter certidões da Receita Federal e ainda validar transações entre pessoas jurídicas.

Assinar documentos digitalmente

Usando um certificado digital, você pode assinar documentos digitalmente, economizando tempo e dinheiro. A vantagem é que o processo, além de prático, é seguro e tem validade jurídica. Utilizando o Portal de Assinaturas, você poderá assinar documentos com seu Certificado Digital e garantir a mesma validade jurídica de uma autenticação em cartório. Qualquer tipo de documento e de qualquer extensão pode ser assinado.

Emitir nota fiscal eletrônica

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento fiscal digital que tem como objetivo registrar uma propriedade ou um serviço comercial que foi prestado a pessoas físicas ou empresas. Ele é uma versão eletrônica da nota fiscal tradicional, a qual é emitida em papel.

Desde 2007, ele já faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital, o SPED e, portanto, tem uso obrigatório no Brasil, com validade jurídica e fiscal.

Juntamente à Nota Fiscal Eletrônica, há uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), que é armazenada eletronicamente e documenta a operação comercial. A NFC-e substitui o cupom fiscal emitido nos caixas das lojas físicas.

Permitir a assinatura de documentos na área da saúde

Integrado à sistemas ou através do próprio Portal, o certificado digital também é muito útil para hospitais, clínicas, laboratórios e médicos que trabalhem como profissionais liberais. Isso porque ele proporciona a assinatura de documentos como prontuários, laudos, atestados, perícias e prescrições. Alguns hospitais já adotaram o método e o utilizam com muito sucesso.

Proporcionar agilidade no segmento de transportes

Sejam fluviais, rodoviários ou ferroviários, quem trabalha no segmento de transporte pode se beneficiar do certificado digital. Com ele, é possível assinar inspeções, contratos, licenças de importação e exportação, dossiês de aprovação, comprovantes de lacração de contêiner, despachos de aduaneiros e muitos outros.

Obter mais rapidez e segurança para escritórios de advocacia

Quando os escritórios de advocacia utilizam o certificado digital, naturalmente eles conseguem obter uma agilidade maior na prestação de serviços e no julgamento das causas. Processos de papel podem levar meses e até anos para serem resolvidos, enquanto os digitais podem levar dias.

Esse tipo de certificação ainda permite o recebimento de citações e intimações eletrônicas, por meio dos portais dos Tribunais. Sem contar a segurança que ele proporciona para o uso da computação em nuvem e de softwares de serviços.

Esses instrumentos evitam que o advogado precise se locomover com várias pastas cheias de documentos. Tudo pode ser acessado por dispositivos eletrônicos, incluindo os celulares e tablets, que podem ser transportados facilmente.

O acesso às consultas e a integração automática com tribunais e publicações judiciais também facilita muito o cotidiano desse profissional. Se antes o problema era a falta de tempo e o excesso de trabalho, usando os certificados digitais, é possível dinamizar e acelerar os processos.

Dessa forma, existe a possibilidade de atender a mais clientes e aumentar os ganhos. Vale frisar apenas que, para usá-lo, o advogado deve estar inscrito na OAB.

Outros serviços

Além dos citados, existem outros serviços que podem ser realizados utilizando o certificado digital. Cada vez mais as empresas e as instituições públicas ampliam os serviços que podem ser acessados com ele. No segmento da indústria e do comércio, por exemplo, é possível assinar o CDE (Canhoto Digital de Entrega de Mercadoria).

A tendência é que ele seja cada vez mais incorporado em todos os segmentos. Sendo assim, começar agora pode até dar uma vantagem a você para aprender a usá-lo e desfrutar de suas vantagens.

Como realizar assinaturas digitais?

Muitas pessoas confundem a assinatura digital com a assinatura digitalizada. Enquanto a primeira é feita por meio do uso de um processo eletrônico com uma senha pessoal e um sistema criptográfico seguro, a segunda é apenas a digitalização do documento assinado.

Não é recomendado digitalizar uma assinatura pois, apesar de ela não ter validade jurídica, pode ser usada por pessoas mal-intencionadas e causar problemas.

Já quando se trata das assinaturas digitais, existe uma segurança bem maior, pois, além do sistema ser seguro, é necessário ter um certificado digital com várias informações que garantam a segurança.

Entre elas, estão os dados da pessoa física ou da empresa, além de validade do certificado, nome e assinatura da empresa que assinou o certificado e o número de série. Somente o titular do certificado digital recebe a senha e realiza a assinatura em documentos.

Para começar a assinar os documentos digitalmente, é preciso primeiro adquirir o certificado digital. Após ter recebido a senha que está vinculada ao certificado, você pode utilizar o Portal de Assinaturas para submeter qualquer tipo de documento para assinatura.

No Portal, é possível assinar qualquer tipo de documentos, sejam planilhas, vídeos, documentos PDF, Word e vários outros. Há ainda a possibilidade de assinar vários documentos de uma só vez,  através da funcionalidade assinatura em lote.

O certificado digital garante validade jurídica na assinatura digital de documentos?

Sim. De acordo com o art. 10, da MP n° 2.200-2, todos os documentos que forem assinados digitalmente usando certificados emitidos pela ICP-Brasil, são válidos tanto quanto os documentos que tenham assinaturas manuscritas. Para entender porque há validade jurídica na assinatura digital, é necessário ter uma compreensão das medidas de segurança contidas nesse processo.

Para começar, cada assinatura digital é única, como uma espécie de impressão digital. Ao contrário do contrato físico em que existe a possibilidade de modificações imperceptíveis, na assinatura digital, qualquer alteração invalida o documento.

Tudo isso é possível por conta do “hash”, uma função matemática que transforma o documento em um resumo criptográfico composto de letras, números e símbolos que é alterado caso alguma alteração seja realizada.

Há ainda a impossibilidade de que o autor do documento assinado negue que assinou aquele documento. É o chamado não-repúdio, que é assegurado a partir do momento em que apenas aquele Certificado pode ter gerado determinada assinatura digital.

Há ainda o carimbo do tempo, um selo que registra o exato momento, a data e a hora da assinatura.

Todas essas medidas de segurança garantem que a validade jurídica dos documentos seja a mesma de um documento assinado em cartório e por tempo ilimitado.

Sendo assim, desde que uma assinatura digital siga todas as exigências preestabelecidas pela ICP-Brasil, ela é válida e até mais segura do que a assinatura física feita com papel e caneta.

Existe diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

É essencial saber que existem diferenças entre a assinatura digital e a assinatura eletrônica. Apesar de parecerem sinônimos, esses termos acabam diferenciando duas formas de assinatura e, dependendo da ocasião, isso faz toda a diferença.

Diferentemente da assinatura digital, a assinatura eletrônica não requer um certificado digital. Ela é gerada por meio da grafia da assinatura usando a tela de um dispositivo, como o computador, o celular ou o tablet. Ela pode ter eficácia probatória, mas depende de vários critérios.

Sendo assim, recomenda-se seu uso apenas para documentos de baixo risco financeiro e curto prazo, como recibos de entrega, contratos de serviços e financiamentos, entre outros. Quando o documento necessitar de uma autenticação em cartório, a opção correta é sempre a assinatura digital.

Que tipos de documentos podem ser assinados digitalmente?

Como dito acima, quando o documento precisa ser autenticado no cartório, a assinatura digital pode substituir o processo. Isso significa que existem vários tipos de documentos que podem ser assinados digitalmente. Entre os principais, estão:

  • Procurações e outros documentos jurídicos.;
  • Qualquer tipo de contrato;
  • Documentos enviados ao Governo e Órgãos Regulatório – Envio de relatórios à ANVISA, por exemplo;
  • Documentos de Responsabilidade Técnica – Como Laudos e ART’s.

Além desses, existem vários outros documentos que podem ter uma assinatura digital.

Quais são as principais vantagens do uso do certificado?

Além da possibilidade de aumentar a segurança das transações feitas pela internet, o certificado digital oferece outras vantagens. São elas que tem feito com que muitas empresas e pessoas físicas passem a utilizá-lo. Veja quais são!

Economia de tempo

Você já parou para pensar no tempo que você perde assinando papéis, levando-os para reconhecer em cartório e obter validação jurídica e depois esperando que todas as partes envolvidas façam o mesmo? Bastante tempo, não é?

No mundo dos negócios, está mais do que comprovado que tempo é dinheiro. Portanto, economizar cada minuto possível simplificando processos é vantajoso.

Com o certificado digital, você economiza tempo, pois pode assinar vários documentos em lote, enviá-los pela internet e ainda recebê-los assinados com a mesma agilidade.

Facilidade de armazenamento

Toda documentação impressa precisa ter os originais arquivados e armazenados com segurança para que não sofra nenhuma alteração e mantenham-se válidos. Isso significa ter espaço físico e fazer investimentos na proteção desses documentos.

Com o certificado digital, tudo é feito online e os documentos podem ser armazenados diretamente em um diretório online. Lá eles estão acondicionados seguros, não ocupam espaço físico e podem ser consultados a qualquer hora, em qualquer lugar e por tempo ilimitado.

Redução de despesas

Alguma vez você já colocou na ponta do lápis os custos com papéis e impressões? Se fizer isso, pode ficar impressionado. Se toda a papelada for mantida na nuvem, você também consegue reduzir os custos com a compra de papel e impressões. Além disso, não é preciso enviar esses documentos, nem gastar com deslocamentos. Como todos sabem, menos despesas, mais lucros.

Algumas custos são reduzidos drasticamente e algumas despesas deixam de existir. No Portal de Assinaturas, nossos clientes conseguem alcançar:

  • 90% de economia de tempo em relação à tarefa manual;
  • Até 80% de redução de custo com papel e impressão de documentos;
  • Não há mais gastos com motoboy e deslocamentos;
  • Não há mais gastos com cartório e autenticações de documentos;
  • Não há mais gastos com armazenamento de documentos e locação de espaço físico.

Estes são dados reais dos nossos clientes. São reduções altamente relevantes para que um negócio tenha agilidade nos processos e consiga economizar em diversas tarefas dos setores.

Sustentabilidade

Muito tem se falado sobre sustentabilidade, mas algumas pessoas pensam que, para aplicar práticas sustentáveis, é preciso fazer grandes mudanças, como instalar painéis solares ou reaproveitar a água. Na verdade, pequenas atitudes já são de grande ajuda.

Economizar papel é uma das práticas que podem ajudar o meio ambiente. Para criar 15 resmas de papel A4 é necessário usar uma árvore inteira. Faça as contas de quantas árvores são necessárias para um ano de impressões de documentos em uma empresa. É muita coisa!

Ao usar certificados digitais e reduzir a necessidade de imprimir documentos, você estará não apenas economizando, como também ajudando o meio ambiente.

Quais são os cuidados necessários ao utilizar um certificado digital?

Assim como toda tecnologia, existem alguns cuidados que devem ser tomados ao utilizar o certificado digital. Até mesmo porque ele representa sua identidade no mundo virtual e, portanto, é preciso estar atento para que outras pessoas não fechem contratos ou realizem transações bancárias em seu nome.

Para começar, a senha de acesso é privada, ela é pessoal e intransferível, não pode ser compartilhada com ninguém. Outro cuidado importante é que, caso o certificado seja do tipo A1 (instalado no computador), o dispositivo seja de uso individual.

Caso contrário, o Certificado pode ficar exposto a outros usuários. Caso use um dispositivo compartilhado, opte por armazenamento no smart card, token ou mobile.

Se não for possível, é importante proteger o computador de acessos não autorizados, deixando-o em um local fisicamente seguro que possa ser trancado quando você não estiver presente. Além disso, use protetor de tela com senha e tenha cuidado com vírus.

Quando for escolher a senha, pense em uma que seja difícil de descobrir. Evite o uso de dados pessoais como o nome de filhos, cônjuges, endereços, telefones, datas de aniversários e outras informações que podem ser facilmente usadas. Por fim, nunca deixe a senha anotada, o ideal é que você a memorize.

O certificado digital é indicado para quem?

Ao longo do artigo, você deve ter percebido que existem muitos usos para o certificado digital. Também viu que ele é seguro e completamente válido juridicamente. A melhor parte é que ele pode ser usado por qualquer pessoa, seja uma instituição pública, privada ou pessoa física.

A praticidade e a velocidade que ele proporciona nada mais é do que uma extensão dos avanços que a tecnologia trouxe. Usá-lo é seguir modernizando os processos e aprimorando a forma como o tempo é utilizado.

Assim como outras inovações, como o Token usado nos bancos atualmente, algumas pessoas ficam receosas com relação à segurança. Afinal, será que todo esse processo burocrático e demorado realmente pode ser substituído por alguns cliques? A resposta é sim.

Da mesma forma que outras tecnologias se mostraram eficientes para substituir processos trabalhosos, o certificado digital vem para auxiliar e facilitar a vida de muita gente. Comece a utilizá-lo e desfrute de toda a experiência positiva que ele pode proporcionar.

Você conseguiu entender do que se trata o certificado digital e como utilizá-lo? Está pronto para usá-lo? Deixe suas respostas nos comentários!

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