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Entenda como a gestão integrada de documentos pode ser fundamental para sua empresa

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A gestão integrada de documentos pode ser um fator de transformação dentro das empresas. Isso porque ela abrange o ciclo de vida (processo da geração até o descarte) dos documentos e o recebimento de arquivos que ocorrem todos os dias dentro da organização. Portanto, a sistematização pode ser realizada nos processos de negócios convencionais, elevando a produtividade e a competitividade.

É por meio de um sistema de gestão integrada de documentos que podemos gerenciar todos os arquivos armazenados de forma consistente. Logicamente, quanto mais preciso for o fluxo de documentos dentro dos departamentos, melhor para toda a organização. Isso significa uma mudança interna positiva que promove maior capacidade de se colocar a frente no mercado, oferecendo serviços de alta qualidade para os clientes internos e externos.

Pensando nisso, falaremos de como uma gestão integrada de documentos pode ser fundamental para a sua empresa. Boa leitura!

Características da gestão integrada

A gestão integrada de documentos consiste em um conjunto de boas práticas que envolvem procedimentos e tecnologias que permitem a elaboração, armazenamento, envio e descarte corretos. Ela é feita por meio da integração de todo o fluxo de documentos da organização em um único local. Atualmente, com a modernização dada pela tecnologia, os arquivos são gerados de maneira eletrônica.

Isso possibilita que todo transtorno causado por arquivos físicos em gavetas cheias de papéis seja eliminado. Afinal, os documentos eletrônicos podem ser facilmente guardados e catalogados em pastas digitais. Todos os departamentos têm acesso aos diretórios de forma unificada, diferentemente do modo convencional, em que cada setor tem sua própria forma de administrar seus papéis.

Todo esse processo modernizado obtido por uma gestão integrada de documentos é de grande importância para o ganho de produtividade e rapidez nas respostas às demandas. As consultas e monitoramento dos arquivos se tornam mais simples para a equipe, o que influencia na qualidade das entregas feitas aos clientes e Órgãos de fiscalização.

Vantagens da gestão integrada

Maior segurança e produtividade

O aprimoramento da produtividade proporcionada pela gestão integrada de documentos permite aproveitar ao máximo os recursos de gerenciamento pertencentes à organização. A equipe obtém padrões nos processos, evitando inconsistência e insegurança no acesso, assim como no envio e recebimento de dados importantes para a prestação de serviços. Ou seja, quanto menor o risco de paralisação por perdas de dados, maior a produtividade e confiança de todos os envolvidos.

Acessibilidade aos documentos

Por meio da gestão integrada de documentos, diversos arquivos como pedidos de encaminhamento, notas de entrega ou crédito, faturas, relatórios, contratos, recibos e laudos podem ser facilmente acessados, por ordem. Eles podem ser facilmente encontrados e usados a qualquer hora e em qualquer lugar. O próprio usuário decide quais documentos devem ser encontrados e para quais tarefas eles devem ser utilizados.

Redução de gastos

Esse é um fator que todo gestor deseja, produzir os melhores resultados com investimento mínimo. No modo convencional, cada departamento adota sua própria metodologia para gerir seus arquivos, bem como usam aplicativos diferentes para edição e guarda. Isso acaba gerando gargalos e consequentes prejuízos. A gestão integrada de documentos reduz esse tipo de transtorno concentrando em um único lugar todos os dados.

Melhor espaço de armazenamento

Com os acessos mais rápidos e seguros para documentos de entrada e saída, você pode otimizar seus processos economizando tempo, espaço e aumentando a qualidade do serviço para seus clientes e parceiros. Documentos relevantes para o negócio são reproduzíveis a qualquer momento e podem ser armazenados indefinidamente em espaços totalmente digitais. Além disso, o arquivamento digital garante acesso imediato aos dados e aumenta a transparência em toda a empresa.

Modos de tornar a gestão mais eficiente

Entenda melhor os objetivos, a estrutura física e funcional da empresa

A gestão integrada de documentos faz sentido quando os processos de negócios são executados mais rapidamente, ocorrendo uma otimização efetiva de todo o fluxo de trabalho. Muitos processos corporativos ainda são executados manualmente com documentos em papel. Um exemplo muito típico disso é o processamento de faturas.

Por isso, é fundamental compreender a estrutura física e funcional da empresa, bem como entender os objetivos propostos. Para que, assim, haja uma compreensão dos pontos a serem modificados como, por exemplo, reorganizar os softwares aplicativos utilizados, substituindo por um único programa mais robusto e flexível.

Utilize arquivos em nuvem

O armazenamento em nuvem é um serviço remoto, onde você armazena arquivos em servidores externos. Lá você pode guardar informações e usá-las a qualquer momento, em diversos dispositivos e em qualquer lugar do mundo. A principal vantagem de usar o serviço em nuvem é trabalhar com arquivos em equipamentos diferentes independentemente da sua localização geográfica.

Dê preferência a arquivos digitais

A vantagem de dar preferência a arquivos digitais é que não há necessidade de proteger fisicamente os locais de armazenamento, como armazéns de arquivos. Além disso, o tempo e o esforço necessários para procurar documentos e informações necessários podem ser diminuídos pela função de pesquisa. Sem contar que é fácil de corrigir, atualizar as informações e legitimar os dados do signatário por meio de assinaturas digitais.

Crie processos de armazenamento que se adaptam à empresa

Cada empresa tem características próprias de acordo com seu ramo, cultura interna e objetivos. É de extrema relevância compreender qual melhor forma de armazenar informações que são primordiais para os negócios. A melhor maneira é substituir arquivos em papel e mesmo servidores próprios pelo serviço de armazenamento em nuvem. Ele proporciona menor custo e capacidade de obter maior escalabilidade em caso de aumento da necessidade de espaço de armazenamento.

Por fim, é essencial buscar uma empresa especializada para obter todo o suporte na tarefa de implantar uma gestão integrada de documentos. A partir disso, se torna viável verificar de forma técnica tudo o que pode ser modificado. Assim, você pode alcançar um salto no ganho de produtividade e otimização de todos os processos relacionados aos arquivos da empresa.

Esperamos que este conteúdo tenha ajudado. Agora que você entende como a gestão integrada de documentos pode ser fundamental para sua empresa, acesse nosso site e conheça muito mais sobre nossos serviços. Até mais!

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