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O papel da tecnologia na gestão hospitalar

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O grande objetivo de uma instituição de saúde é promover o bem-estar de seus pacientes. No entanto, esse resultado não é conquistado apenas com a soma de uma equipe médica qualificada e uma infraestrutura moderna e de qualidade, é preciso investir nos processos administrativos. Com isso, a gestão hospitalar se torna mais eficiente e traz resultados significativos para todas as partes envolvidas.

Nesse sentido, a tecnologia é uma grande aliada, pois dispõe de ferramentas e inteligência para otimizar o sistema de atendimento. Alguns recursos permitem, por exemplo, agendar consultas com mais rapidez e praticidade, convergir dados para montar o histórico do paciente, implantar o prontuário eletrônico, além de oferecer fácil acesso ao resultado de exames.

Neste texto, você vai entender melhor sobre o papel da tecnologia no ambiente hospitalar e os seus benefícios para a rotina médica. Confira a seguir.

Benefícios da tecnologia na gestão hospitalar

É fato que a tecnologia está pautando a sociedade em diversas áreas: telefonia, mobilidade urbana, comércio, educação, segurança, moda e até na forma como as pessoas se relacionam. Com a saúde não poderia ser diferente, afinal, o uso da tecnologia da informação no ambiente hospitalar traz benefícios tanto para os pacientes quanto para os profissionais da saúde.

Os recursos disponíveis para otimizar a prática médica envolvem softwares que auxiliam na gestão dos processos diários, contribuindo para a melhoria na qualidade da assistência, no armazenamento de dados e na redução de custos.

Dessa forma, as atividades administrativas ganham objetividade, eficiência, agilidade e precisão, o que resulta em uma melhor comunicação interna e externa e, consequentemente, melhor atendimento para os usuários do serviço. Mas como isso acontece na prática?

Canais de comunicação

Você já percebeu que o número de pessoas que vai até um hospital ou clínica apenas para agendar uma consulta ou tirar dúvidas sobre um tipo de serviço clínico diminuiu bastante nos últimos anos? Atualmente, é mais comum que os pacientes busquem a unidade de saúde apenas quando têm algum procedimento agendado, como exames, ou em situações de emergência.

A razão disso são os canais de comunicação, que estreitam os laços entre o paciente e a instituição. Muitas vezes, é mais econômico e prático fazer o uso deles do que deslocar-se até o hospital. Para isso, você pode escolher entre vários canais: ligações telefônicas, e-mails, mensagens SMS ou Whatsapp, aplicativos corporativos e, em alguns casos, contato por redes sociais.

É importante destacar que quanto mais canais de comunicação a instituição oferecer, melhor. Mas isso não significa que a empresa deve aderir a todos os meios possíveis e não prestar um atendimento eficaz. Na realidade, esse é o ponto alto do assunto. É melhor ter poucos canais que funcionem com eficiência do que vários que deixam o usuário na mão.

Histórico do paciente

Você lembra da expressão médico da família? Ela era muito comum para falar sobre o profissional que atendia em domicílio dois ou mais membros de uma mesma família. Devido a essa relação de proximidade, ele sabia de cor ou tinha registros de todo o histórico do paciente. Ainda existem médicos que trabalham dessa forma, mas a tecnologia tornou esse processo mais fácil e acessível.

Por exemplo, como fazer a gestão de documentos que comprovem uma doença grave, a qual necessita de cuidados especiais que são garantidas por lei? E como evitar que o paciente se desloque até a unidade de saúde apenas para cumprir protocolos? A assinatura digital e a digitalização de documentos são algumas soluções, mas o ideal é adquirir um software, isto é, um sistema de gestão hospitalar.

Dessa forma, todas as informações dos pacientes concentram-se no mesmo lugar. Imagine uma mulher que vai ao ginecologista a cada 2 meses, mas não consegue marcar a consulta com o mesmo profissional. Ela realmente precisa contar todo o seu histórico a cada visita?

Ou seria melhor adquirir um sistema online para inserir todas as informações relevantes sobre a saúde dela, como exames, diagnósticos, medicação etc.? E caso ela troque de plano, como realizar a gestão de contratos de forma a informar aos médicos suas condições especiais de atendimento? Portanto, investir em um bom sistema eletrônico é a solução mais adequada. Mais que isso, ele deve estar em constante evolução.

Exames e diagnósticos online

Se já não é mais necessário deslocar-se até um hospital para agendar consultas, por que ir apenas para receber exames e diagnósticos? Na gestão informatizada, você evita filas, tempo de espera e burocracia para ter acesso a um sistema eletrônico que agenda, divulga e entrega esses documentos. Isso acontece porque os softwares de gestão hospitalar integram todas as informações acerca da saúde do paciente.

O prontuário eletrônico registra cada etapa de atendimento ao usuário, como data e horário da primeira consulta, anamnese, solicitação de exames, bem como os resultados destes, receituário despachado, retornos, atendimento ambulatório, entre outras informações relevantes.

Dessa forma, o sistema favorece tanto o médico quanto o paciente. Por meio de um login e senha, ambos têm acesso ao resultado dos exames e diagnósticos no próprio sistema. Vale lembrar que o usuário pode fazer isso de casa no dia marcado para a entrega, gerando economia de tempo e recursos, como o papel. Já o médico tem tudo o que precisa na tela de seu computador durante a visita.

Atendimento personalizado

O nível de satisfação dos pacientes é um termômetro da rotina administrativa. O bom atendimento não apenas promove o bem-estar do paciente como mantém a competitividade da instituição no contexto mercadológico de saúde. Além disso, com a alta oferta e avanço tecnológico, as pessoas vêm se tornando cada vez mais exigentes e requerem atendimentos individualizados e personalizados.

Os principais requisitos são a eficácia, agilidade, objetividade e qualidade na prestação de serviços administrativos. Muitas dessas características e demandas dependem dos recursos tecnológicos disponíveis. Por isso, investir nessa área é unir o útil ao agradável, isto é, dispor de uma boa estrutura para a equipe administrativa e médica e agradar a clientela com a inovação e exclusividade dos serviços prestados.

Por exemplo, se o paciente ligar para perguntar sobre o endereço da clínica de exames, é possível disparar uma mensagem para o seu e-mail ou celular — caso seja autorizado — informando sobre o prazo para a entrega dos resultados ou até pedir para responder uma pesquisa de satisfação sobre o atendimento. Dessa forma, a empresa se aproxima do público e cria uma relação individual e personalizada com o paciente.

Tecnologias na área da saúde

Agora que você já sabe quais as vantagens de se investir nessa tendência mundial, chegou a vez de conhecer exemplos práticos de inovação.

Marcação de consultas automatizadas

O tempo é a moeda mais cara do mundo, uma vez usado não é possível recuperá-lo. Por isso, é muito importante fazer uma boa administração dos compromissos, bem como de consultas médicas. Tanto o profissional de saúde quanto o paciente precisam ter opções de datas e horários que se encaixem nas suas agendas, assim como unidades localizadas próximas da sua área de interesse na cidade.

Um banco de dados tem o poder de reunir toda a escala de atendimento da equipe médica, dividida por suas especialidades, e disponibilizá-la ao usuário. O agendamento atende ao caráter diagnóstico e assistencial que a consulta exige e também garante o atendimento em conformidade com as necessidades e disponibilidade das partes envolvidas.

Se o processo anterior envolvia papel, caneta e calendário, hoje tudo é feito com apenas um clique, muitas vezes, do próprio smartphone. E não pense que o sistema é excludente por ser informatizado, mesmo quem não tem acesso a aparelhos como celular ou computador com internet, pode realizar o agendamento online, seja em totens da própria empresa, por telefone ou outro meio oferecido pela instituição.

Caso seja necessária alguma alteração, o próprio sistema se encarrega de confirmar, desmarcar ou remarcar consultas. Dessa forma, as ausências possibilitam alteração nas agendas e até o eventual encaixe de quem está buscando o serviço de última hora.

Ramais conectados

Uma das tecnologias mais populares ainda é o telefone. Em um ambiente hospitalar, é um recurso fundamental tanto para a comunicação interna quanto para a comunicação externa. É um canal rápido e instantâneo, mas o simples uso de uma linha telefônica não é suficiente. Para isso, é preciso aderir a um sistema de ramais conectados, possibilitando o livre acesso a qualquer setor.

Dentre os recursos mais utilizados estão o PABX e o VoIP. O primeiro é uma sigla do termo inglês Private Automatic Branch Exchange, que significa “Troca Automática de Ramais Privados”, isto é, uma central telefônica. Esse sistema torna os contatos mais ágeis e permite a inserção de vários ramais, bem como a programação prévia de alguns números e o bloqueio de ligações indesejadas.

Já o sistema VoIP significa Voz sobre Protocolos de Internet e funciona de forma semelhante ao PABX, mas tem como principal característica o uso da internet. Com ele é possível acionar os ramais e até realizar conferências e chamadas de vídeos. Independentemente do sistema escolhido, é muito importante que a instituição hospitalar tenha integração total da sua comunicação.

Mais do que isso, ela precisa garantir a segurança de todas as ligações, pois lida diariamente com dados pessoais e informações éticas. Portanto, é preciso investir em recursos como armazenamento de informações (gravar as chamadas) tanto para o uso próprio quanto para eventuais auditorias que se façam necessárias.

Prontuário médico eletrônico

Você já deve ter visto em filmes uma cena clássica: alguém doente vai até o hospital, preenche uma ficha com informações pessoais e depois aparece em uma maca com uma prancheta e papel ao lado. Depois o médico aparece, vê o que tem escrito nesse papel, escreve algo e comenta sobre o estado de saúde do paciente. Esse documento é o prontuário médico, vamos falar sobre ele neste tópico.

A medicina utiliza o prontuário para concentrar todas as informações a respeito do doente. Além de dados básicos, como nome, endereço, contato e idade, há também o histórico de atendimento, procedimentos realizados, exames, diagnósticos e prescrições.

Esse item é fundamental para o acompanhamento do tratamento e para orientação de todos os profissionais que estejam envolvidos no atendimento. Para isso, o prontuário deve ser atualizado a cada encontro, mas será mesmo que ele precisa ser feito manualmente?

Claro, que não. Com a criação do prontuário médico eletrônico, a tecnologia tornou esse processo mais fácil, rápido e seguro. Ele tem o mesmo propósito do prontuário manual, mas recebeu algumas melhorias, como os recursos de automação, armazenamento digital e personalização. Ou seja, além de melhorar a qualidade do atendimento, a ferramenta também atua na humanização da saúde.

Aplicativos de agendamento de consultas

Já falamos sobre a marcação de consultas online, mas não detalhamos quais os canais utilizados para isso. A plataforma mais utilizada e recomendada são os aplicativos digitais, que são facilmente instalados em aparelhos como smartphone, tablet e até computador.

Por meio da plataforma, o usuário cria o seu perfil e a partir do login e senha é capaz de acessar seus dados, marcar consultas médicas, exames, check-ups, vacinas e cirurgias. O sistema também informa sobre a cobertura do plano contratado e indica valores adicionais para procedimentos que não estejam incluídos no contrato (atendimento particular).

O app é o resultado da interação entre duas áreas: uma para atender as necessidades dos profissionais de saúde, como o controle da agenda e dos procedimentos, e outra para que o paciente escolha o serviço de acordo com a sua disponibilidade. Com isso, o agendamento pode ser realizado em qualquer dia e hora, de forma online, rápida e prática.

Impressora 3D

A medicina e a tecnologia têm uma característica em comum: quanto mais avançam, mais soluções são encontradas. Juntas, elas superam desafios e trazem esperança. E isso é comprovado cientificamente, de acordo com a pesquisa “Tendências para o setor global da saúde 2019: decidindo o futuro”, desenvolvida pela Deloitte. Um grande exemplo positivo da união entre essas duas forças é a impressora 3D.

O aparelho tornou-se um grande aliado do departamento cirúrgico. Um dos grandes avanços que impressão tridimensional permitiu foi a produção de órgãos utilizando as células do próprio paciente como base, diminuindo as chances de rejeição. Mas as vantagens não param por aí, graças ao desenvolvimento dessa tecnologia, a medicina já está conquistando alguns avanços. Veja alguns exemplos que estão em andamento:

  • construção de próteses de baixo-custo;
  • reprodução de cartilagens e ossos;
  • substituição de tecidos cardíacos;
  • transplante de órgãos e de pele;
  • reparação de crânio;
  • estudos mais aprofundados sobre o câncer.

Ou seja, com o passar dos anos e aumento de investimento nessa tecnologia, teremos acesso à medicina do futuro, com um atendimento mais rápido, personalizado e acessível financeiramente.

Digitalização de processos e exames

Quando uma instituição decide aderir a um sistema informatizado, ela também deve adaptar os seus processos ao mundo digital. Por exemplo, uma única clínica pode ter centenas ou até milhares de pacientes. Como armazenar esses dados de forma segura e eficiente? E no caso de laudos, em que o médico precisa assinar vários documentos, como tornar esse processo mais simples e inteligente?

O papel tem sim a sua função, mas com os recursos que a tecnologia oferece, é praticamente impensável guardar todos os documentos médicos em um espaço físico. Um software é capaz de reunir tudo isso em uma plataforma, facilitando o acesso e reduzindo os custos. Já a assinatura digital dá mais liberdade ao médico para usar o seu tempo com o que realmente importa: a parte técnica.

O prontuário médico também merece atenção quando o assunto é digitalização de documentos. De acordo com a Resolução 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, o documento físico deve ser preservado por, no mínimo, 20 anos, e o digital necessita ter guarda permanente. Além dele, outros documentos médicos também são favorecidos com a versão digital: processos administrativos, laudos e exames de imagens.

Investir na informatização garante um armazenamento seguro, acesso instantâneo por meio de diferentes plataformas (smartphones, tablets e computadores), redução de mão de obra para manipular e arquivar documentos, além de menor circulação desses itens entre pessoas, prédios e sedes.

Atendimento integrado

Ter um sistema que reúne todos os dados de um paciente é essencial para que a equipe médica possa acompanhar o histórico e os avanços já alcançados, independentemente da unidade de saúde escolhida e do tipo de atendimento — eletivo ou emergência. Dessa forma, desde o primeiro contato, o paciente se sentirá bem assistido e a equipe trabalhará com mais agilidade e eficiência.

Com a implantação de um sistema informativo, todos os profissionais serão beneficiados com acesso e visão integral dos processos internos, confiabilidade e segurança nas informações apresentadas, redução de erros médicos e, claro, maior satisfação dos pacientes.

Tendências da tecnologia na saúde

Podemos afirmar que estamos vivendo a quarta revolução industrial, caracterizada pelo uso de sistemas capazes de integrar o mundo físico e o digital para satisfazer as novas necessidades das pessoas. Diante disso, a tecnologia da informação é a ferramenta responsável pelas principais mudanças dessa nova era. No ambiente hospitalar, ela surge de diferentes formas, veja alguns exemplos:

  • realidade aumentada;
  • hospital do futuro;
  • business intelligence (BI);
  • machine learning;
  • big data.

Análise de dados

Outro exemplo de avanço tecnológico que tem muito a oferecer à medicina é o Big Data, ou seja, o uso inteligente dos dados armazenados. Esse recurso, quando usado corretamente, não só traz benefícios para o paciente, como a satisfação do atendimento, como também permite à instituição avançar nos negócios.

A análise de dados possibilita mais precisão para as tomadas de decisões e diminuição das chances de erros médico, o que pode salvar vidas. Com isso, há um maior foco no paciente, gerando a personalização do atendimento.

Já para a equipe administrativa e médica, a análise de dados traz vantagens em muitas áreas:

  • visualização de dados em tempo real;
  • melhor gerenciamento e monitoramento das informações;
  • transparência no orçamento e redução de custos;
  • alinhamento da empresa em torno de resultados;
  • diagnóstico automatizado por imagem;
  • desenvolvimento de medicamentos;
  • comprovação científica;
  • combate às epidemias.

Internet das Coisas

Você já ouviu esse termo? Trata-se da tradução do termo original “Internet of Things (IoT)”, uma tendência da tecnologia da informação que interliga vários dispositivos com uma finalidade. Em geral, realiza-se uma coleta de dados em tempo real para análise em busca de insights médicos.

Por exemplo, com o uso de alguns sensores ou rastreadores é possível verificar a pressão arterial ou contabilizar o número de passos de um paciente. Pessoas com Alzheimer que sofrem com a perda de memória também são beneficiadas. Por meio de sensor que capta o tremor das mãos, é possível rastrear o seu deslocamento. Também existem tênis com GPS que informam onde o usuário se encontra.

Dessa forma, a tecnologia permite que o paciente tenha mais segurança e dá mais recursos ao médico que investiga o caso. É uma excelente ferramenta para identificar os avanços da doença e gerenciar os impactos que ela pode causar futuramente.

O recurso também é válido para a rotina administrativa de diversas áreas. Na saúde, as clínicas e hospitais fazem a convergência de dados para o sistema interno e a partir daí são gerados gadgets que beneficiam a prática diária, como a criação de prontuários de forma orgânica, dinâmica e flexível. Os diagnósticos também se tornam mais precisos.

Portanto, a internet das coisas é capaz de trazer mais qualidade de vida. Ao minimizar os efeitos e diminuir a quantidade de doenças, a inovação traz soluções para diversos problemas de saúde e dão ao usuário mais qualidade de vida, para que eles usem o seu tempo de forma inteligente, lidando com o que realmente importa em suas vidas.

A saúde é uma das áreas que mais demanda clareza, objetividade e organização no controle de informações. Afinal, trata-se de um setor que lida com vidas diariamente. E para que ela funcione bem, é preciso investir em melhorias constantemente. O uso da tecnologia na gestão hospitalar é apenas um exemplo, mas serve de caminho para uma constante evolução.

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