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Manual de gestão para pequenas empresas: tudo o que você precisa saber para otimizar seu negócio

17 minutos para ler

A gestão de pequenas empresas é um desafio para os empreendedores. Ela consiste em um sistema de princípios, métodos, meios e formas de governança que visam o uso mais eficiente dos recursos da empresa para atingir seus objetivos. As PMEs têm suas peculiaridades e seus detalhes próprios, como trabalhar mais estreitamente com os profissionais envolvidos no empreendimento, por exemplo.

Se não houver uma boa capacidade de gerenciamento dos processos, ativos e pessoas, o risco de fracasso se torna grande. Logo, é preciso adotar boas práticas e envolver todas as partes inseridas na empresa. Pensando nisso, abordaremos, neste manual, tudo o que você precisa conhecer para otimizar os seus negócios no mercado. Boa leitura!

Importância de uma boa gestão para pequenas e médias empresas

A gestão é o método de atingir metas previamente determinadas. Isso envolve desde a alta diretoria à mão de obra operacional. Uma boa gestão aplicada em pequenas e médias empresas (PMEs) permite a estruturação e execução de práticas que vão manter a companhia saudável e em equilíbrio mesmo em momentos de crise.

Quando uma PME tem uma gestão forte no controle de suas finanças, fluxo de trabalho e na análise de dados para avaliar tendências e tomar decisões, ela tende a se projetar progressivamente na sua área de atuação. Logo, uma empresa bem gerida é aquela que se organiza, planeja e trabalha para aproveitar as oportunidades de mercado da melhor maneira.

Os profissionais integrantes de pequenas e médias empresas devem ser constantemente criativos e seguir inovações. Além disso, é preciso haver incentivo por parte dos gestores para a consolidação de um ambiente corporativo inovador. Criatividade e inovação são importantes para apoiar o crescimento futuro das organizações. Nas PMEs, a gerência deve estar centrada em abraçar a tecnologia como aliada estratégica.

Uma vez que a tecnologia é uma área indispensável e crescente no mercado, levar esse poder para a automação de processos fornecerá uma vantagem significativa para toda a tarefa de gestão. O ciclo de comunicação interna também precisa ser organizado adequadamente. Para as PMEs, a chave para o crescimento é fazer uma comunicação interna adequada e estar em contato constante com os membros da equipe.

O engajamento marca o crescimento das empresas. A educação para os colaboradores das PMEs é um ponto muito importante. Nesse contexto, será uma vantagem importante para toda a equipe se todos os integrantes participarem de atividades de treinamento em intervalos regulares para desenvolverem habilidades e competências.

Dessa forma, a liderança nomeada pela gerência executiva, que é escolhido por eles devido ao conhecimento e experiência sobre a empresa, pode delegar atividades estratégicas pertinentes à capacitação dos colaboradores. Por esse motivo, as PMEs precisam dar maior peso ao alinhamento estratégico de gestão, a fim de proporcionar motivação entre a equipe.

Integre os setores, isso fará toda a diferença

Utilizar todos os recursos disponíveis na PME para o seu propósito envolve a integração de todos os setores. Um sistema moderno de gestão de uma pequena empresa deve ser, em primeiro lugar, simples e flexível. Seu principal critério deve ser garantir a eficiência da empresa e sua competitividade. É difícil confiar no sucesso de PMEs sem cumprir essas condições.

Por isso, é fundamental que hajam reuniões periódicas para a definição de táticas que integrem todos os setores da empresa em um objetivo claro. Por exemplo, o setor de contratos é um pilar fundamental para o crescimento sustentável. Afinal, as cláusulas contratuais precisam ser bem elaboradas e analisadas, além de existir um rigoroso controle sobre prazos e validade das informações.

Porém, se não ocorrer uma integração com os demais setores como o setor financeiro para esclarecimento de alguma questão referente a valores de contratos e receita disponível, podem haver inconsistências. Por esse motivo, é imprescindível que todos os departamentos conversem entre si, isso evita contratempos e retrabalhos.

Essa prática de inclusão permite a agregação de valor na gestão de todos os documentos referentes aos diversos setores da PME como laudos, relatórios, contratos de fornecedores e clientes, balanços contábeis, entre outros. Assim todos os departamentos são impactados positivamente devido à comunicação e ao alinhamento estratégico convergente com todas as atividades primordiais para a continuidade dos negócios.

Como obter uma maior performance em todos os setores de uma PME

Tenha uma boa gestão de pessoas

Os ativos mais importante de uma empresa são as pessoas. Para obter uma maior performance nos setores, é necessário focar na capacidade dos profissionais que integrarão todo o funcionamento. Praticamente a chave para o sucesso de uma pequena empresa é a formação de uma equipe. O recrutamento adequado é um aspecto importante do gerenciamento eficaz, que deve ser abordado com muita seriedade.

Normalmente, toda a equipe é dividida em grupos, em média 5 a 6 pessoas. Essa formação do time de trabalho é mais eficaz, uma vez que um grupo grande sempre terá muitos desentendimentos. Inversamente a isso, um grupo pequeno demais geralmente não consegue encontrar a solução certa em uma situação específica.

Além disso, é importante contratar pessoas de todas as idades. Isso caracteriza uma boa política de recrutamento da empresa, pois diferentes gerações olham para a situação de uma maneira diferente, permitindo a consideração total de todos os aspectos da tarefa para alcançar o melhor resultado no trabalho.

Reduza gargalos com a desburocratização

A desburocratização nas empresas também é um fator de aumento da performance. Um sistema integrado de gestão de pequenas empresas é focado em resultados baseado na criatividade de métodos modernos de gestão e técnicas de pessoal. As metas podem não ser permanentes, pois elas mudam devido às alterações nas condições externas e internas.

Para esse objetivo, algumas medidas devem ser tomadas como:

  • mapear e revisar os processos de trabalho dos setores;
  • ter maior controle sobre as atividades, documentos e informações;
  • utilizar softwares e sistemas de gestão empresarial;
  • controlar e reduzir os gastos operacionais;
  • elaborar políticas que beneficiem o desenvolvimento do empreendimento;
  • melhorar a definição das funções e cargos.

Formas de trabalho burocráticas reduzem significativamente o potencial dos setores da PME. Quanto mais os processos forem padronizados e ordenados de maneira estratégica, mais viável será o aumento da produtividade sistêmica. Dessa forma, aliando expertise a uma boa gestão é possível obter uma performance acima da média.

Forneça feedbacks

O feedback é a chave para aprender. Quando uma pessoa recebe um ponto de vista para reavaliar sua situação atual, a condição mais importante para o desenvolvimento é estabelecida. O impacto de avaliações de alta qualidade é fundamental para o desenvolvimento dos setores, por isso, o feedback deve ser dado de forma direcionada e oportuna.

Logo, é indispensável que a informação obtida atenda às necessidades do indivíduo para que o seu efeito seja de elevar o potencial dos profissionais dos setores. Vale lembrar que, uma política de feedbacks não é apenas direcionada para quando há resultados negativos, ela também serve para reforçar as melhores práticas nos setores estabelecendo uma atmosfera de motivação e afirmação do bom trabalho.

Ferramentas de gestão indispensáveis para uma pequena empresa

Sistema ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) consiste em um software que integra os processos da empresa em todos os seus níveis, ele é destinado a empresas de diversos portes. O programa combina todos os módulos, garantindo um fluxo seguro de informações necessárias entre os departamentos da empresa.

Tudo o que você precisa fazer é inserir as informações no sistema uma vez e elas ficarão disponíveis para todos os usuários. O sistema ERP combina diferentes áreas de operações da PME, agilizando o fluxo de informações e permitindo que você responda rapidamente às mudanças.

A informação é atualizada em tempo real e disponível logo após o registro. O principal objetivo é a integração mais completa de todos os níveis de operações da organização e o fornecimento de informações rápidas, proporcionando a gestão moderna do empreendimento.

Portal de Assinaturas

Dentre as ferramentas de gestão para pequenas empresas está o Portal de Assinaturas. Ele é uma solução revolucionária nas empresas, pois por meio dele é possível agilizar todo o processo de gestão de documentos, já que assinar diversos papéis é uma tarefa que demanda tempo e ocasiona custos no tocante ao reconhecimento de firma em cartório.

Em um Portal de Assinaturas, todos os documentos são assinados digitalmente e com valor jurídico. Isso graças ao certificado digital que legitima a identidade do signatário. Além do mais, ele também fornece um sistema em nuvem para pequenas empresas. Ou seja, todos os arquivos são armazenados no servidor externo com toda segurança e controle.

Isso reduz custos com papel, impressão, espaço físico para guarda de documento, entre outros. Dessa maneira, todas essas possibilidades agregam valor no processo de gestão de pequenas empresas. Logo, fica evidente que essa ferramenta é indispensável para os negócios.

Sistema CRM

O CRM (Customer Relationship Manager) é um software voltado para a gestão de relacionamento com o cliente. Sua principal função é coletar dados dos consumidores e armazená-los a fim de fazer o cruzamento dessas informações para descobrir tendências e comportamentos. Isso possibilita o planejamento de ações e interações de acordo com as necessidades e o perfil do público.

Diversas áreas são envolvidas nesse sistema como vendas, atendimento e marketing. O CRM pode trazer diversos benefícios, afinal de contas, com ele é possível:

  • elevar lucros;
  • atrair novos clientes;
  • compreender o consumidor;
  • fidelizar clientes;
  • oferecer melhores experiências com o público.

Ao utilizar o CRM você tem insumos estratégicos sobre oportunidades de vendas, contatos de clientes e prospects, leads e padrões de consumo. Isso agiliza o trabalho do setor comercial e auxilia no desenvolvimento de estratégias de marketing direcionado.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é uma ferramenta que envolve 4 etapas indispensáveis para uma gestão empresarial eficiente, que são: planejar, executar, analisar e corrigir. No estágio de planejamento, os objetivos e metas são traçados como aumentar os lucros, reduzir custos e satisfazer os clientes, por exemplo. A fase de execução engloba colocar em prática tudo o que foi planejado, tendo como método o mapeamento dos processos para análises posteriores.

A etapa de análise é voltada para a verificação dos resultados obtidos, envolvendo a observação de diferenças com respostas anteriores e desvios de qualidade. Por fim, o estágio de correção é o momento de detectar os problemas e as causas para tomar as devidas ações corretivas, reiniciando um novo ciclo.

Isso gera uma gestão eficiente nas atividades internas e externas, além de padronizar as informações e os dados coletados, diminuindo a incidência de falhas. De fato, essa é uma metodologia relevante para a gestão de pequenas empresas.

4Ps da gestão da inovação

Os 4Ps da gestão e inovação foram desenvolvidos considerando pequenas e médias empesas. Essa ferramenta serve para tornar a companhia mais competitiva de maneira contínua por meio da organização da capacidade de inovação. Ela aborda 4 áreas de decisões: propósito, processos, pessoas e políticas.

Esses pontos de gestão trazem resultados a curto, médio e longo prazo. Eles estão interligados para unir todos os integrantes da PME em prol de um objetivo. A finalidade é colocar em prática uma ideia repassada pelo gestor, sendo na linha de produção ou departamento administrativo, sempre respeitando a política interna da companhia.

Assim, treinamentos devem ser oferecidos juntamente a uma forte conscientização. Isso é fundamental para que haja uma sintonia entre todos os setores, o que reflete em resultados positivos no retorno de investimento (ROI).

Dicas para otimizar a gestão de uma PME

Busque atualização constante

Trabalhar com métodos científicos na empresa é uma necessidade indispensável para que ela seja eficiente, concorra e alcance a lucratividade esperada. O nível de educação dos profissionais, suas qualificações nas atividades de treinamento e suas habilidades gerenciais são extremamente importantes nesse aspecto.

Sem dúvida, a formação dos gestores e profissionais é extremamente valiosa, logo, a capacidade de se adaptar a um mundo em mudança, para competir e fornecer inovações, é fundamental para a gestão de pequenas empresas. Isso é possível por meio de uma cultura organizacional que fomenta a absorção de conhecimentos para o alcance dos objetivos estabelecidos.

Aprender e praticar técnicas diferentes, a fim de aumentar a eficiência, vai contribuir para o desenvolvimento individual dos membros da equipe. Podemos destacar treinamentos, cursos, seminários, oficinas, workshops, feiras, conferências e atividades similares que são indispensáveis para agregar valor à gestão de pequenas empresas.

Tenha um ambiente de negócios em rede

Nas condições atuais, todos os gestores e profissionais envolvidos no negócio que só estão interessados em seus próprios negócios esquecendo dos clientes, dificilmente serão bem-sucedidos. Lidar com todos os setores, avaliar as empresas concorrentes e buscar instituições de apoio empresarial é fundamental para ampliar sua rede de contatos.

Isso pode trazer aberturas estratégicas em associações de PMEs, participação em eventos de câmaras de indústria e comércio e apresentações em universidades, por exemplo. Desse modo, há uma ampliação do ambiente profissional, auxiliando a encontrar novas áreas de negócio bem-sucedidas.

Além do mais, toda essa expansão de rede de negócios facilita na adoção de estratégias de marketing da sua marca. Afinal, não basta obter uma boa rede de contatos e não utilizar isso a favor da divulgação dos produtos e serviços da empresa. Um blog com conteúdos interessantes para o público-alvo, páginas em redes sociais e cadastros para materiais exclusivos são excelentes formas de aumentar o alcance e atrair mais consumidores.

Gerencie as informações

Em muitos setores, vemos que as PMEs não têm acesso suficiente às informações necessárias ou não avaliam as que estão ao seu alcance. É claro, existem pequenas empresas de sucesso que utilizam os dados corretamente e obtêm crescimento graças a isso.

As empresas que fazem uso das mais recentes tecnologias na produção de produtos ou serviços necessitam ter conhecimento sobre as expectativas do mercado, bem como a posição da concorrência a respeito das demandadas dos consumidores.

As empresas que não estão familiarizadas com as novas expectativas ou tendências dos consumidores não serão capazes de satisfazer seus clientes existentes. Logo, também terão dificuldade em competir com os novos produtos desenvolvidos por seus concorrentes.

Mesmo quando as coisas estão indo bem, as PMEs necessitam de informações precisas e oportunas para fazer movimentos maiores no futuro, expandir seus negócios e entrar em novos mercados. Assim, fica evidente que o conhecimento é um recurso estratégico, as empresas que têm maior capacidade de gerenciamento de dados e que usam essas informações no lugar certo serão alavancadas a patamares maiores.

Tenha um planejamento estratégico

Primeiro de tudo, como premissa de um planejamento estratégico, é preciso decidir a cultura e o clima organizacional e determinar a direção de longo prazo da empresa. A filosofia de gestão indica o que a empresa quer fazer para a sociedade por meio dos negócios e que tipo de valores e normas vão pautar o relacionamento comercial. Dois pontos principais devem ser avaliados, são eles:

  • ambiente externo: fatores ambientais de fora da empresa como condição político/econômica, tendências tecnológicas, propensão de mercado, tendências de concorrentes, entre outros;
  • ambiente interno: fatores ambientais existentes dentro da empresa como produtividade, capacidade financeira, recursos humanos, poder de marketing, clima organizacional etc.

Para esse planejamento, também é preciso ter claro o domínio de negócios, que é o campo onde a empresa realiza sua principal atividade. Isso significa áreas que podem demonstrar o seu potencial com base na filosofia de gerenciamento. Quando o ambiente corporativo muda seriamente, o campo de atuação também mudará, de acordo com a reestruturação do domínio de negócios.

Outro aspecto importante é executar a análise SWOT — ferramenta utilizada para executar diagnósticos de cenários para gestão — esclarecendo os pontos fortes e fracos, as oportunidades e ameaças dos ambientes internos e externos e os assuntos que podem afetar a gestão da sua empresa. A partir desse estudo, é possível utilizar os fatores de maior potencial para extrair estratégias que capturem oportunidades de negócios.

Utilize indicadores

O ambiente dinâmico, mudanças constantes nas regulamentações e a necessidade de se adaptar a elas, bem como o desenvolvimento da concorrência, impedem significativamente o funcionamento das PMES no mercado. Operando em tal ambiente, é necessária uma análise frequente dos índices do empreendimento e monitoramento constante dos ativos e situação financeira da empresa, de forma a poder direcionar adequadamente as ações estratégicas subsequentes.

Nesse cenário, entram os indicadores que permitem mensurar a situação dos negócios. Eles funcionam como um termômetro que indica a necessidade de medidas e ações para manter o padrão de qualidade sempre elevado. Essas métricas podem ser focadas na parte gerencial ou operacional. O ideal é que ambas sejam utilizadas em conjunto para se obter uma visão abrangente de todo o negócio.

Os indicadores voltados para a performance mais usados são:

  • capacidade: embora se assemelhe aos indicadores de produtividade, ele é voltado para quantificar o quando a empresa consegue produzir em um dado período;
  • qualidade: fornece a identificação de desvios na execução dos processos produtivos;
  • vendas: abrange o volume de negociações fechadas e um determinado período;
  • custos: foca em medir as despesas extremamente necessárias pra a continuidade do negócio, buscando fazer mais com o mínimo;
  • eficácia e eficiência: consiste em mensurar a relação entre os resultados estabelecidos e os alcançados;
  • faturamento: demonstra com base na receita total arrecadada mediante as vendas de produtos e serviços um panorama do nível de solidez da empresa;
  • lucratividade: resulta no valor excedente após todas as despesas relacionadas ao funcionamento da organização tenham sido feitas;
  • satisfação do cliente: insere o cliente no centro da organização para medir se as suas demandas estão sendo supridas satisfatoriamente;
  • competitividade: mede a relação com os concorrentes em relação ao espaço ocupado no mercado.

Dessa forma, a adoção de métricas que proporcionem dados para análises comparativas é uma importante prática. Afinal, não se pode avaliar o que não se mede. Ao estabelecer metas alcançáveis , os indicadores estarão presentes durante todo o processo tático para auxiliar nos ajustes que possam ser necessários.

Assim, para ter sucesso na gestão de pequenas empresas é essencial conhecer métodos que auxiliem no alcance dos objetivos. A busca por otimização deve ser constante para que não haja queda na qualidade das entregas e, consequentemente, perda de competitividade no mercado de atuação. Por isso, se mantenha constantemente atualizado nos manuais de melhores práticas para PMEs.

E então, como está a gestão da PME que você atua? Agora que você conhece como otimizar a gestão de pequenas empresas, baixe o nosso e-book sobre gestão de contratos digitais. Até mais!

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