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Gestão de documentos: tudo o que você precisa saber!

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Dentro de uma empresa, é necessário armazenar vários documentos, como formulários, estimativas, faturas, contas de liquidação etc. O espaço e o custo para fazer isso são indispensáveis. Por essa razão, um sistema de gestão de documentos com o objetivo de economizar espaço por meio da digitalização e da redução de custos é cada vez mais utilizado.

À medida que o estilo de negócios muda, o propósito do sistema de gerenciamento de documentos também se diversifica.

Mesmo tendo um software de apoio à gestão de documentos, ele será apenas uma ferramenta que depende do mais importante, que é como as pessoas administrarão esses arquivos.

Veja agora tudo o que você precisa saber sobre gestão de documentos. Boa leitura!

Afinal, o que é a gestão de documentos?

Gestão de documentos é a promoção da administração adequada de arquivos e informações gravadas, de acordo com o ciclo de vida de ocorrência, utilização, armazenamento e descarte (exclusão de confidencialidade).

O gerenciamento apropriado de documentos não só possibilita melhorar a eficiência das operações, mas também é importante do ponto de vista da regulamentação legal nas atividades corporativas.

As empresas usam e geram muitos documentos. Logo, há dificuldade em emitir e localizar os arquivos necessários às vendas, por exemplo. Isso pode causar transtornos e gargalos, dificultando todo o processo, o qual deve ser rápido e prático.

Dentro do processo de Tecnologia da Informação, a gestão de documentos pode ser entendida como a solução de gerenciamento de arquivos eletrônicos em terminais como computadores pessoais, smartphones e tablets. É possível armazená-los em um só lugar.

A transformação digital nas empresas tem possibilitado toda uma mudança na forma dessa gestão. Por meio de software de gerenciamento de arquivos, é possível transferir muitos documentos de um terminal de forma rápida.

Mesmo quando a quantidade de itens aumenta, você pode pesquisar os arquivos rapidamente, fazer compartilhamento e não desperdiçar recursos, como acontece com documentos em papel.

As informações administradas pelo gerenciamento eletrônico não se limitam necessariamente aos documentos, mas também podem incluir arquivos de imagens. Eles podem ser divididos em diferentes categorias, desde tema e data até o nível de importância.

Por que a gestão de documentos é importante?

Como as empresas têm documentos que devem ser mantidos e levantados ao fazer negócios e operações diárias, a falta de gestão pode dificultar todos os processos. Por exemplo, o desperdício de tempo para se descobrir qual documento deve ser acessado e onde ele está. Isso ocorrerá sempre que for preciso acessar arquivos. Logo, a eficiência do seu negócio será reduzida. Assim, são necessários métodos que facilitem esse fluxo.

Por esse motivo, a gestão de documentos é necessária para tornar o trabalho eficiente. Outra razão pela qual ela é importante é a prevenção de vazamento de dados devido às perdas. Em muitos casos, os documentos gerenciados contêm informações que não devem ser divulgadas externamente, como dados pessoais de funcionários ou informações dos clientes.

No caso de você perder um documento contendo informações que não devem ser vazadas, além de ter a possibilidade dele ser visto por pessoas não autorizadas, também há perda de credibilidade da empresa e a responsabilização por danos causados. Dessa forma, é de extrema importância ter uma gestão de documentos acertada e apropriada, para evitar todos esses riscos.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Ao adotar a gestão de documentos, você conta com a organização necessária para melhorar toda a sua forma de administrar os seus arquivos. Logo, há redução de custos com a melhora no fluxo de trabalho, a segurança e a padronização, agilizando todo o processo com a economia de tempo.

Organização

Os benefícios da gestão de documentos não se limitam à facilidade de armazená-los, mas também se baseiam na organização proporcionada por categorias, de acordo com a necessidade da empresa. Isso evita transtornos quando for necessário acessar algum arquivo específico.

Se você estiver em um ambiente em que seja necessário imprimir documentos eletrônicos, você terá facilidade e rapidez para encontrar o que deseja, de acordo com a categoria em que os arquivos estão organizados.

Otimização do espaço físico

Com a digitalização, não é mais necessário ter vários documentos empilhados em uma sala reservada nas instalações da empresa. Diversos documentos importantes são emitidos e devem ser arquivados. Em algum momento, haverá necessidade de mais espaço físico.

Com a adoção da gestão de documentos, todo o arquivamento necessário é convertido em um formato eletrônico, o que permite a otimização do espaço físico e o fim dos riscos de perdas de documentos causados pela degradação do papel, pelos desastres, entre outros.

Agilidade no acesso aos documentos

Ao digitalizar arquivos, se precisar exibir um documento para muitas pessoas ao mesmo tempo em uma reunião, por exemplo, você pode produzir os materiais de forma impressa ou compartilhá-los em um dispositivo eletrônico. Isso graças à facilidade de acesso ao arquivo necessário para a tarefa.

Além disso, para documentos eletrônicos, os métodos de pesquisa também são diversos ao procurar itens necessários para que você possa encontrar arquivos rapidamente. Mesmo se você quiser distribuí-lo apenas para as partes interessadas na empresa, pode-se dizer que o uso dos documentos eletrônicos aumentam a segurança e aprimoram a confidencialidade, devido ao uso de senhas para acessá-los.

Dependendo da categoria em que determinados documentos estão, eles podem ser disponibilizados por meio de um site, para que eles sejam acessados dentro ou fora das dependências da empresa.

Segurança jurídica

A documentação é fundamental para a garantia de comprovação de regulamentação jurídica dentro da empresa. Desde questões voltadas à legislação do país até fornecedores e clientes. Por isso, é preciso que a gestão de arquivos seja vista como prioridade.

Com ela, é possível garantir a integridade de toda a documentação e a disponibilidade, para quando for necessária a sua apresentação. Atualmente, arquivos digitalizados também contam como comprovantes, além de terem menor risco de fraude.

Essas validações de documentos digitais se dão pela utilização de plataformas de assinaturas para melhorar a gestão, como a Certisign, que é especialista em identificação digital e a criadora do Portal de Assinaturas, sendo ela a precursora e líder nesse segmento na América Latina.

Padronização dos processos

Uma solução de gestão de documentos permite que você ofereça aos seus funcionários acesso padronizado às informações, gerenciando direitos de acesso, modificações e envios. Todos têm acesso aos documentos certos, em qualquer lugar (de acordo com as permissões) e a qualquer momento.

A comunicação interna é, assim, facilitada, reduzindo o fluxo de informações impressas em várias versões diferentes dentro dos diversos setores da empresa. Desse modo, cada parte envolvida pode trabalhar nos mesmos documentos e mantê-los permanentemente acessíveis.

Fluxo de trabalho simplificado

O fluxo da criação de um documento para a aprovação é diferente em cada empresa. Contudo, na maioria dos casos, é complicado. Uma das razões disso é a necessidade de obter a aprovação de várias pessoas. Se não houver uma boa gestão de documentos, esse fluxo fica lento e burocrático.

Um modelo simplificado resolve esses problemas. No sistema de gestão de documentos, a maioria dos serviços é implementada com funções de fluxo de trabalho, o que facilita a agilidade nos processos — distribuindo, assim, o documento criado no sistema para a pessoa responsável confirmar e aprovar o arquivo.

Especialmente no sistema de gestão de documentos armazenados no modelo de nuvem, os arquivos podem ser confirmados a partir do local de onde eles estão saindo. Portanto, pode-se evitar que a pessoa responsável pelas validações não receba rapidamente o item gerado.

Com o fluxo de trabalho simplificado, o tempo para concluir uma tarefa pode ser drasticamente reduzido, o que leva a uma operação mais eficiente.

Quais são os riscos da gestão inadequada de documentos?

Ao se ter uma gestão inadequada, é fácil cair na armadilha de criar diversos documentos que podem até distorcer o fluxo dos processos e levar ao fracasso. Por exemplo, quando os documentos são mal administrados e as informações não estão devidamente atualizadas, acabam criando confusão ou frustração para as pessoas que buscam respostas ou produzem resultados finais.

O primeiro problema encontrado na gestão de documentos é, portanto, a quantidade de dados e o fornecimento de informações relevantes para cada pessoa envolvida no processo. Muitas empresas acabam tendo prejuízos por não terem uma estratégia para consolidar informações e gerenciar o fluxo de documentos dentro da equipe.

Falta de visibilidade

A empresa e as partes interessadas precisam ter acesso às informações que são relevantes. Devido a uma gestão inadequada de documentos, nem todos têm uma visão clara do progresso das tarefas que dizem respeito a eles e do status geral do processo.

Os documentos acabam sendo tratados de forma isolada e não relacionados entre si. Além disso, esses arquivos geralmente contêm redundâncias de informações que contribuem para a falta de entendimento.

Baixa segurança

Medidas de segurança baixas entram em vigor, sem regras de gerenciamento e fluxos de trabalho para processar documentos confidenciais. Isso pode permitir que informações críticas cheguem nas mãos erradas e desviem o processo de seus objetivos.

A falta de legitimidade em documentos que precisam de assinaturas para validação também coloca em dúvida tudo o que foi registrado. Em caso de necessidade de apresentação de um contrato, por exemplo, sem uma assinatura digital devidamente validada, o risco de fraude é iminente.

Perda de dados

Alguns serviços que gerenciam documentos não têm os processos e a capacidade de armazenamento necessária de todos os seus arquivos. Normalmente, esses documentos podem facilmente se perder ou não ser devidamente acessíveis e, assim, contribuir para a falta de integridade dos dados, o que pode ser prejudicial ao tomar uma decisão.

Colaboração limitada

Os documentos da empresa são, normalmente, gerenciados como dados não estruturados em e-mails, em estações de trabalho individuais ou em papel. Na maioria dos casos, essas informações não são facilmente compartilhadas com todos os membros da equipe de trabalho, os quais podem precisar de acesso a documentos e não estão, necessariamente, na mesma localização geográfica.

Identificar os problemas que envolvem o processo é, dessa forma, a primeira etapa essencial para eliminar a confusão dentro da sua empresa. O próximo passo é adotar as melhores práticas para desenvolver uma gestão de documentos eficaz, pois o seu trabalho é simplificar o gerenciamento de arquivos.

Como fazer uma gestão de documentos eficiente?

A gestão de arquivos é de extrema importância dentro do ambiente empresarial. Para ter uma administração eficiente dentro da sua implantação, é preciso ter boas práticas que garantam o funcionamento adequado dos processos.

Digitalização dos documentos em papel

Ter vários arquivos em papel, além de ocupar espaço, prejudica a produtividade dos negócios e a integridade dos documentos. Com a ação do tempo, os papéis tendem ao desgaste e à perda de legibilidade, sem contar os riscos de incêndios e alagamentos, por exemplo.

Para a melhoria da gestão de documentos, o primeiro passo é a digitalização de toda a documentação que você tiver em formato físico. A transformação de informações impressas no papel em formato eletrônico melhora consideravelmente a eficiência dos processos, uma vez que os dados digitais são facilmente recuperáveis ​​e mais rápidos de pesquisar e/ou administrar.

Atenção à temporalidade

Dentre os diversos tipos de documentos que uma empresa gera, cada um deles tem a necessidade de determinado tempo de armazenamento. Por exemplo, documentos relacionados à quitação de obrigações com a Previdência Social devem ser arquivados por, pelo menos, 30 anos.

Para ter um controle correto dos prazos de cada documento, você pode criar uma planilha com as respectivas datas de criação e os prazos que são necessários para mantê-los guardados e, depois, descartá-los. É importante que essa tabela seja bem definida de acordo com o tipo de documento, a sua localização e relevância.

Aposte em um sistema que permita a integração

Existem programas especializados para o gerenciamento de documentos. Esses sistemas são geralmente os “depósitos”, nos quais os documentos eletrônicos são armazenados e integrados em um banco de dados.

Um exemplo confiável é o Portal de Assinaturas Certisign, que tem funcionalidades que permitem a integração, o armazenamento, a assinatura, a organização e o envio de documentos de maneira segura e prática. Dentre as diversas funções, pode-se destacar a assinatura em lote, que permite diversos documentos sejam assinados de uma única vez, com validade jurídica, em poucos cliques.

A mobilidade também é uma forma de integração e praticidade. O cliente pode acessar e assinar os seus documentos por meio do aplicativo móvel. Também é possível criar permissões exclusivas de acesso para cada usuário que você cadastrar. As assinaturas têm validade jurídica e o sistema oferece toda uma infraestrutura de segurança robusta e confiável.

Priorize a assinatura digital

A assinatura digital é um recurso utilizado para assinar documentos online, tendo a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita registrada em cartório.

Para fazer uma assinatura digital, é necessário utilizar um certificado digital para autenticar as assinaturas feitas no documento. Basta acessar o Portal de Assinaturas, submeter o documento, cadastrar os envolvidos no fluxo de assinatura e utilizar o seu certificado digital para assinar!

Também existe a possibilidade de usar uma assinatura eletrônica, que tem como principal diferencial a ausência da necessidade de um certificado digital. Ela também é usada para dar comprovação de autenticidade e também possui validade jurídica.

Faça backups

Uma das facilidades da digitalização de documentos é a praticidade de manter cópias de segurança. Ao manter documentos em papel, você teria que ter mais espaço e gastar com materiais e equipamentos para cópias de segurança.

No caso de arquivos eletrônicos, você pode facilmente criar cópias de restauração que serão armazenadas em um servidor. Esse backup de documentos permite que você tenha a garantia de que, em caso de falha do sistema, você não perca todos os registros definitivamente.

Tenha o cuidado de que seja salva uma cópia de segurança sempre que um documento for alterado, para não correr o risco de ter um backup com uma versão não atualizada, em caso de algum imprevisto.

Guarde tudo em uma nuvem segura

Muitas empresas usam serviços que podem colaborar com documentos de escritório online, como o Google Drive e o OneDrive. No entanto, se você puder fazer isso com sistemas de gestão de documentos, a conveniência será muito maior.

O armazenamento em nuvem é um serviço que usa um sistema de gestão de dados online, para que você possa colaborar com outros usuários. Ele evita o trabalho de ter servidores locais que consomem energia e precisam de manutenção e cuidados constantes.

Para serviços criados usando computação em nuvem, os dados podem ser armazenados facilmente no servidor remoto. Desde que seja um terminal conectado à Internet, basicamente, o seu uso independe do dispositivo.

Portanto, o armazenamento online pode ser usado não apenas para computadores pessoais, mas também para smartphones e tablets. Essa é uma forma eficaz de digitalizar o seu negócio por meio da mobilidade e do fortalecimento do aspecto de segurança como uma das grandes vantagens.

Com a introdução do sistema de gestão de documentos, a retirada de arquivos sem permissão e atos fraudulentos são eliminados. Além disso, você pode limitar os direitos de acesso e a autoridade do histórico de edição/navegação de acordo com o setor ou nível hierárquico. Dessa maneira, é possível minimizar o risco do vazamento de informações.

Estabeleça políticas claras de uso dos documentos

As políticas de uso de documentos são um dos pontos mais sensíveis da implementação do sistema de gestão de arquivos, visto que elas contêm muitas informações sobre o mais alto nível de confidencialidade. Você não deve pensar apenas em ferramentas de suporte, mas também nas regras para proteger esses dados.

Por exemplo: estipular a possibilidade de acessar arquivos fora da rede corporativa; integrar usuários com o domínio da empresa; estabelecer o regime de alteração de senha; critérios de como aumentar os direitos de acesso dos usuários; quem e com que frequência audita permissões para alterar dados de um documento ou validá-lo.

Isso deve ser colocado de forma clara e organizada, para que todos entendam quais são os procedimentos e as regras de formulação, alteração, uso, envio, recebimento, arquivamento e validação dos documentos. Dessa forma, você cria um ambiente uniforme e centrado no uso correto da documentação da empresa.

Como fazer o controle de entrada e saída de documentos?

As documentações emitidas dentro dos processos empresariais não podem ser perdidas ou travadas. Os clientes sentem o impacto da falta de gestão de documentos eficiente. Por isso, é importante ter um melhor controle das entradas e das saídas de documentos dentro do processo produtivo.

Crie pastas e subpastas específicas

Para obter uma boa organização documental, crie pastas específicas, como uma pasta voltada apenas para clientes e, dentro dela, subpastas com nome de cada um deles.

Dentro de cada pasta específica dos clientes, inclua diversas subpastas contendo documentos relacionados a eles, que podem ser classificados de acordo com o tipo de negócio feito com esses usuários.

Isso inclui contratos, extratos de transferências, comprovantes, notas fiscais etc. Assim, você facilita a identificação de documentos que são constantemente acessados. Caso não haja organização, isso afetará a sua relação com os clientes.

Faça nomeações claras

É importante que não haja abreviaturas na nomeação de pastas, subpastas e documentos. Quanto mais clara e objetiva for a descrição, melhor para quem acessa. Em um ambiente produtivo, cada minuto é importante. Todas as medidas que possam reduzir tempo de resposta são bem-vindas.

Insira datas nos documentos alterados

Essa situação é facilmente resolvida com o apoio de software de gestão de documentos. Em vez de você inserir datas manualmente em caso de modificação, por meio de ferramentas de suporte, é possível que esses dados sejam colocados automaticamente.

Porém, pode ocorrer que, antes mesmo qualquer alteração no arquivo, você feche acidentalmente ou, inclusive, o próprio programa salve o arquivo sem o seu comando. Logo, as datas inseridas automaticamente podem não ser tão confiáveis. Por isso, tenha o hábito de inserir as respectivas datas em documentos que sofreram modificações.

Mesmo você tendo um bom sistema de gestão de documentos, não se esqueça de que as boas práticas de utilização é que permitem que não haja gargalos ou problemas que comprometam a fluidez das tarefas documentais.

Com isso, é fundamental organizar todas as suas necessidades empresariais antes de inserir um sistema de gestão de documentos. Analise todas as suas principais demandas, opte pela assinatura digital como forma de facilitar a validação e organize todos os setores de acordo com o que foi mostrado no decorrer deste artigo.

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