Como parte importante da sua Gestão, toda empresa precisa fazer uma boa gestão de contratos com fornecedores. Saiba como garantir eficiência nesse processo! Como parte importante da sua Gestão, toda empresa precisa fazer uma boa gestão de contratos com fornecedores. Saiba como garantir eficiência nesse processo!

Gestão de contratos com fornecedores: como garantir a eficiência

7 minutos para ler

Como parte do seu planejamento financeiro, toda empresa precisa fazer uma gestão eficiente de contratos com fornecedores, garantindo assim correção e transparência em suas relações. Contudo, em meio a tantos papéis espalhados entre mesas e arquivos, essa missão se torna mais difícil, podendo inclusive gerar falhas no processo. Como solucionar essa questão e assegurar mais organização nas companhias?

Uma das saídas para esse problema passa pela automatização de processos, permitindo o armazenamento de documentos em nuvem, além da otimização dos recebimentos e envios de contratos com o uso da assinatura digital e eletrônica. Isso levará mais eficácia ao negócio, gerando economia e contribuindo com a produtividade da equipe.

Quer entender melhor sobre a automatização da gestão dos contratos com fornecedores? Então basta ler este post até o fim!

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Por que adotar uma boa gestão de contratos no setor de compras?

No setor de compras, a gestão de contratos tem influência direta sobre o controle dos processos. O resultado é visto em forma de agilização das atividades e do aumento da produtividade da equipe, que terá mais tempo e embasamento para tomar decisões estratégicas.

Fique de olho para conhecer as maiores vantagens da otimização do gerenciamento de contratos com fornecedores no setor de compras!

Otimização das compras

Para que haja um maior controle dos prazos de entrega e de recebimento de mercadorias, além de uma melhor gestão do estoque e dos preços, o setor de compras deve ter acesso transparente e organizado de todas as informações envolvendo esses processos. Essa é, claro, uma das razões para a gestão de contratos ficar sob seu comando.

A utilização de ferramentas para essa gestão agiliza ainda mais o trabalho, uma vez que permite o alinhamento das relações tanto com os parceiros como entre os próprios setores da empresa. Assim, a equipe consegue ter mais proatividade na hora de renovar contratos e ajustar novas compras.

Decisões mais estratégicas

Com esse controle em mãos, os gestores do setor de compras têm acesso a todo o ciclo de vida dos contratos, englobando desde as fases de negociação até a assinatura, passando pelo recebimento e pela conferência dos materiais. Dessa forma, fica muito mais fácil manter um bom relacionamento com os fornecedores, o que geralmente viabiliza melhores condições nas transações.

Vale lembrar que esse processo ainda ajuda a manter a empresa sempre em conformidade legal, agindo com mais transparência e organização, já que os dados ficam mais visíveis aos gestores.

Cláusulas mais adequadas

A elaboração dos contratos e de suas cláusulas tem influência direta na qualidade das transações feitas com os parceiros de negócios. Com uma gestão de contratos eficiente, as parcerias são estabelecidas sobre bases mais sólidas, reduzindo os riscos de prejuízos e de comprometimento da sustentabilidade da empresa.

A lógica é simples: quanto mais detalhados forem os documentos, maiores serão as garantias de que a relação comercial atenderá tanto às necessidades da sua empresa como às expectativas do fornecedor.

Maior segurança jurídica

Fazer a gestão de contratos com fornecedores atrelada ao setor de compras ajuda a garantir maior segurança jurídica às operações, já que todos os dados passam a estar unificados em uma área da empresa, organizados de forma a permitir que as informações sejam completas e, ao mesmo tempo, sigilosas.

Melhor ainda se esse processo for automatizado, o que torna o banco de dados mais confiável, com a garantia de que não haverá manipulação ou perda de informações, o que poderia resultar em problemas jurídicos.

Diminuição dos custos

A verdade é que qualquer erro na gestão dos contratos com fornecedores pode gerar prejuízos para a empresa. Os danos vão desde atrasos nas entregas, passando por problemas no gerenciamento do estoque ou de suprimentos até chegar ao pagamento de juros em caso de descumprimento.

Confirma-se assim a necessidade de usar sistemas capazes de minimizar a possibilidade de falhas, além de centralizar esses documentos em um setor que terá um controle mais eficiente dos processos. Isso também auxilia na previsão de orçamento da empresa, garantindo sua saúde financeira e gerando economia para suas operações.

Como garantir a eficiência na gestão de contratos com fornecedores?

Algumas atitudes simples podem ajudar na elaboração e na gestão de contratos com fornecedores de forma mais eficiente para que a empresa consiga obter todas as vantagens que apontamos no tópico anterior. Em todas elas, a tecnologia surge como forte aliada. Confira!

Priorizar a organização

O uso de um sistema para gerenciamento e arquivamento dos documentos possibilita que se tenha uma maior organização dos contratos. Isso inclui controle facilitado das mudanças em cláusulas contratuais ou na confecção de aditivos.

É preciso fazer um monitoramento constante do andamento dos contratos, incluindo a execução dos serviços e o recebimento de notificações sobre prazos, renovações e pagamentos, por exemplo. Aplicativos e sistemas de gestão facilitam esses processos de organização.

Automatizar o fluxo

Ainda sobre automatização, é fato que os contratos tradicionais, no papel, acabam por burocratizar os processos da empresa, tornando-os morosos e aumentando o risco de falhas e perdas de documentos. Há 3 formas, reunidas em uma solução, de minimizar o problema. Acompanhe!

1. Contratos eletrônicos

Implantar o uso de documentos eletrônicos ajuda a reduzir os custos com papel, impressão, cartório, armazenamento e transportes. Além disso, confere mais agilidade e mobilidade aos fluxos da empresa, bem como aumenta a segurança, a praticidade e a acessibilidade, podendo ser usados por todas as pessoas, de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que tenham autorização para isso.

2. Assinatura eletrônica e/ou digital

Diretamente relacionada ao tópico anterior, a assinatura eletrônica e digital oferece, a mesma validade jurídica dos contratos assinados manualmente em papel. Na assinatura digital, esse recurso traz ainda mais segurança para os documentos ao usar o certificado digital ICP-Brasil. Com ele, você tem a garantia de autenticidade da assinatura, não repúdio e integridade, constituindo uma solução antifraude.

3. Armazenamento em nuvem

Por fim, a digitalização dos contratos e documentos permite que a empresa se livre dos espaços destinados ao arquivamento físico daquele material. Com o armazenamento em nuvem, tudo fica salvo eletronicamente com segurança. Os arquivos podem ser acessados facilmente pelas pessoas autorizadas, bastando apenas dispor de uma conexão com a internet.

O Portal de Assinaturas oferece uma solução completa para a adoção dessas boas práticas na gestão de contratos com fornecedores para sua empresa, automatizando o fluxo de assinaturas, o envio e o recebimento de contratos, bem como o armazenamento dos documentos, entre outras vantagens. Esse gerenciamento é essencial para que o setor de compras tenha mais controle dos processos, levando mais eficiência ao negócio e à relação com os parceiros.

Aproveite o momento para entender melhor como sua gestão de contratos pode ser otimizada por meio do Portal de Assinaturas!

Gestão de contratos com fornecedores: como garantir a eficiência
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