Fazer uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos é fundamental para reduzir as chances de riscos e prejuízos para a empresa. Conheça quais são as etapas. Fazer uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos é fundamental para reduzir as chances de riscos e prejuízos para a empresa. Conheça quais são as etapas.

Como realizar uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos?

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Para que haja uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos é necessário conhecer cada etapa. Elas abrangem diversas atividades que vão desde a análise das necessidades até seu encerramento, elas consistem em: pré-contratação, contratação, pré-execução, execução e encerramento. Ao atentar para cada um desses estágios o risco de inconsistência diminui drasticamente.

O gerenciamento eficaz do ciclo de vida dos contratos é essencial para a saúde do negócio como um todo. Caso a estrutura e os processos do contrato não estejam implementados, as empresas correm grande risco de perder o controle sobre a visibilidade e o gerenciamento de dados e informações importantes. Isso pode levar a lucros reduzidos e a não conformidade com as regulamentações judiciais.

Neste artigo, vamos abordar como aplicar uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos. Acompanhe!

Melhore o gerenciamento

Historicamente, os contratos eram negociados e gerenciados por meio de processos manuais de mão de obra intensiva, que careciam de flexibilidade, exigindo muito mais dos especialistas internos. Tais processos eram dispendiosos e demorados, tendo que lidar com cada questão especial introduzida consumindo mais recursos internos.

Além disso, a tendências para incluir termos contratuais na política da organização ou para a equipe do cliente ou do produto era mais complexa. Com uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos, se incluem cooperação entre equipes, melhor comunicação, métodos de processamento eficientes, suporte para clientes internos e externos, utilização de menos recursos e assim por diante.

A principal referência da gestão do ciclo de vida dos contratos é a National Contract Management Association (NCMA), que é a principal associação de referência mundial. Cada etapa das atividades de gerenciamento deve ser compreendida para que haja o melhoramento dentro da organização.

  • pré-contratação: essa etapa tem a finalidade de definir a necessidade de acordo com a demanda da empresa;
  • contratação: é o momento de formalização e negociação do contrato;
  • pré-execução: envolve o momento da assinatura e a execução inicial do contrato;
  • execução: é a etapa de maior duração do que foi estipulado no contrato;
  • encerramento: consiste no momento em que a data de início do contrato expirou e não ocorreu renovação.

Outro fator importante é a capacidade de acumular conhecimento de contratos. À medida que as operações de contratação se tornam mais complexas, elas precisarão de uma base sólida do cumprimento de Acordo de Nível de Serviço (SLA) para que haja uma maneira eficiente de lidar com contratos e preços com soluções atualizadas e completas.

Flexibilize os processos

Um dos grandes objetivos de qualquer negócio é a expansão. Todos os desafios no crescimento das empresas, como vendas em lote, incentivos de preços com múltiplas camadas e consideração das informações, tornam o padrão de contrato das organizações mais complicado, e esses padrões de contrato exigem técnicas de gerenciamento sofisticadas.

Além desses desafios, as organizações estão caminhando em busca de parceiros para apoiar na agregação de valor, no desempenho e na eficiência operacional, devido a restrições orçamentárias, riscos de fontes de receita e ao gerenciamento inadequado de contratos. Ao fazer isso, é preciso ter um parceiro de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos com flexibilidade para trabalhar com os processos, tecnologias e fornecedores dos clientes.

As principais vantagens da flexibilidade proporcionada por uma boa parceria na gestão do ciclo de vida dos contratos são:

  • acesso a recursos poderosos, como a função de equipe virtual, que permite aumentar ou diminuir o número de pessoas de acordo com a demanda;
  • uma solução abrangente de gerenciamento de receita e tecnologia de reconhecimento que permite o acesso ao software sem aumentar os custos devido à introdução ou atualização;
  • visão do setor sobre orçamentos estáveis para ajudar a visualizar o desempenho do contrato e a alocação de provisão.

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Faça uma abordagem unificada

Uma abordagem unificada transforma o problema em uma oportunidade que maximiza o lucro e a lucratividade. No entanto, para realizar esse serviço, o investimento em recursos humanos, processos e automação, bem como sistemas e tecnologias são importantes.

Nesse caso, devemos investir na plataforma de treinamento para que todos os colaboradores (do nível júnior ao nível sênior) cresçam por meio de diferentes graus de especialização e se familiarizem com todos os aspectos dos desafios e soluções do setor. Um gestor de contratos tem em suas atribuições tarefas como:

  • encarregar-se de cuidar do ciclo de vida dos contratos;
  • observar o histórico dos contratos, auxiliando na prevenção de gargalos e renegociações;
  • controlar os prazos de renovações e vencimentos dos contratos;
  • identificar a necessidade de ajustes nos contratos;
  • fazer a comunicação entre as partes envolvidas.

Isso é de extrema importância para que ocorra uma unificação efetiva de todo o processo de trabalho. Ao manter o controle dos prazos e garantir que todos os envolvidos estejam a par das informações atualizadas, você obtém uma carteira de clientes fidelizada e engajada.

Utilize o portal de assinaturas

Ao utilizar um portal de assinaturas, em geral, mesmo que o trabalho aumente, é possível evitar o emprego adicional de pessoal. Pois ele oferece a flexibilidade e a escalabilidade que permitem organizar, assinar e enviar um ou milhares de contratos. Além disso, você pode libertar profissionais com altas habilidades para tarefas estratégicas.

O modo convencional de gerenciamento de contratos demanda maior burocracia desde o armazenamento dos contratos em local físico ao gerenciamento manual das assinaturas. Por meio do portal de assinaturas, há uma elevação na qualidade e praticidade de todo o fluxo de trabalho.

Os documentos são armazenados eletronicamente em um servidor em nuvem com toda a segurança. Além do mais, as assinaturas também são feitas de forma online e com a mesma validade jurídica que uma assinatura manuscrita.

O Portal de Assinaturas favorece no maior controle das atividades executadas pela equipe, onde cada ação feita nos documentos é registrada. É possível criar fluxos de trabalho com etapas que geralmente demandariam ações manuais, como: Assinar, Autorizar e Aprovar. Todas essas vantagens ajudam a obter uma boa gestão do ciclo de vida dos contratos.

Assim, as atividades de gestão do ciclo de vida dos contratos, quando bem executadas, possibilitam que cada etapa seja avaliada e executada com igual importância, sem deixar que detalhes passem despercebidos. Por isso, tenha tecnologia como aliada nesse processo de reformulação do setor da sua empresa.

E então, você já tem uma boa gestão de contratos na sua empresa? Agora que você conhece como fazer o ciclo de vida dos contratos corretamente, descubra tudo o que você precisa saber sobre a gestão de contratos.

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