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Melhores práticas para gerenciar o ciclo de vida dos seus contratos

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Os contratos fornecem a base legal para operações comerciais em empresas de todos os setores e tamanhos. Quase todos os departamentos de uma empresa ao longo da cadeia de valor são afetados por documentos legais, e cada um deles tem seus requisitos de gerenciamento de contratos especializados. No entanto, é muito importante gerenciar contratos em todos os setores, porque eles abordam obrigações, riscos e perigos, assim como grandes oportunidades.

Por isso, é essencial gerenciar ciclo de vida de contratos, também conhecido como CLM —Contract Lifecycle Management. O desconhecimento dessa prática pode colocar em risco toda a organização, pois ela busca padronizar e facilitar todo o processo de gestão de contratos abrangendo desde sua criação ao encerramento.

Pensando nisso, preparamos este artigo com as vantagens e as melhores práticas para gerenciar o ciclo de vida de contratos. Confira!

Vantagens de gerenciar ciclo de vida de contratos

A formulação e implementação de contratos é uma das tarefas importantes de todas as empresas. O principal objetivo desse trabalho é tentar otimizar o processo, minimizar riscos e melhorar a eficiência. Isso requer uma análise detalhada dos processos específicos de gerenciamento de contratos e os riscos envolvidos no gerenciamento do ciclo de vida.

Ao gerenciar ciclo de vida de contratos você pode obter vantagens importantes para a continuidade dos negócios e para a qualidade no fluxo de trabalho. Veja as principais vantagens dessa prática a seguir.

Aumento da competitividade

Os fatores de obstáculos deficientes no gerenciamento de contratos, por exemplo, são a falta de consistência nos processos devido a várias ferramentas que não são compatíveis entre si e que não estão vinculadas a sistemas legados para as diferentes fases do ciclo de vida do contrato. Incluindo também o acesso a modelos de contrato obsoletos devido à falta de banco de dados central para modelos atuais.

Ao gerenciar o ciclo de vida de contratos você obtém vantagens competitivas por estar atualizado nas mudanças legais com um alto ajuste e suporte aos fluxos de trabalho coordenados e requisitos de conformidade. Isso possibilita maior foco na tomada de decisão, devido a informações claras e processos bem definidos em sua totalidade.

Cumprimento dos SLAs

O número de relações contratuais nas empresas está aumentando constantemente. É importante gerenciar os vínculos complexos com fornecedores, clientes e parceiros de cooperação externa. No entanto, para que a gestão ativa dessas diversas e variadas relações contratuais seja possível, as informações disponíveis nos contratos devem estar acessíveis.

Logo, uma das vantagens de gerenciar o ciclo de vida de contratos é o cumprimento dos SLAs (Service Level Agreement) ou Acordo de Nível de Serviço. Isso se refere às especificações e termos contratuais que abrangem objetivos, prazos e suporte. Ou seja, fornecer todos os pontos de modo claro para o cumprimento de todas as cláusulas contratuais durante sua execução.

Os 7 estágios do CLM

O gerenciamento do ciclo de vida de contratos requer uma combinação de esforços, na qual o controle interno deve se esforçar para otimizar o processo, minimizar riscos e melhorar a eficiência. Isso deve ser baseado no processo de gerenciamento de contratos, análise de risco e pesquisa de controle.

Na atualidade, a gestão de contratos se tornou uma tarefa de grande relevância na administração empresarial. Isso porque ela aumenta a produtividade da equipe e também contribui para que o gestor obtenha clareza nos cuidados com todo o ciclo de vida dos documentos. Listamos logo abaixo os 7 estágios do CLM.

Preparação

A preparação é a fase referente à identificação das partes interessadas, definição de objetivos, metas, expectativas e riscos. Por exemplo, os termos contratuais precisam abordar medidas de contingência em caso do cliente vender a sua empresa ou solicitar recuperação judicial. Do mesmo modo que envolve formas de assegurar a proteção do negócio mesmo com as variações financeiras e de mercado.

Elaboração prévia

A elaboração prévia do documento aborda a escrita de um rascunho ou minuta. Dependendo do porte da empresa, é interessante ter o apoio de profissionais jurídicos, pois isso proporciona maior segurança nas transações e parâmetros legais. Porém, nem todas as empresas possuem recursos para isso. Logo, o setor de contratos da sua empresa deve se atentar à redação do documento para evitar ambiguidades nos requisitos técnicos e termos legais.

Negociação

Independentemente da pesquisa, planejamento e preparação feitos anteriormente, quando as partes entram em negociação tudo pode ser mudado. Porém, isso varia com o nível de confiança entre os interessados. De qualquer forma, a antecipação às necessidades do cliente simplifica o processo — o mais importante é que os envolvidos possam visualizar o documento e colaborar em tempo real para que a negociação seja feita da melhor maneira possível.

Assinatura

Essa é a fase da conclusão das negociações. Após todos os ajustes e adequações feitas, as partes reconhecem o conteúdo do documento por meio da assinatura. Isso pode ser facilmente executado por meio da assinatura digital, que tem o mesmo valor jurídico que a manuscrita, ela exclui a necessidade de reuniões presenciais, principalmente se os interessados envolvidos estiverem distantes.

Armazenamento

Não menos importante, o arquivamento é uma parte fundamental do gerenciamento de contratos. Aqui, o arquivamento é feito em longo prazo para consultas e auditorias dos documentos relevantes ao contrato, como o próprio texto das cláusulas, mas também os contratos preliminares, imagens, protocolos, termos e condições, que são de importância central.

Cumprimento

O cumprimento é o momento em que o que foi acordado é posto em prática pelos envolvidos, desde seus direitos e obrigações. As vistorias, controle de cronograma, pagamentos, medições e outras atividades são executados nessa etapa. Por sua vez, podem ocorrer aditivos e revisões contratuais, mantendo a manutenção da relação comercial entre os interessados.

Encerramento

O encerramento também faz parte do processo de gerenciar ciclo de vida de contratos. Todo documento tem seu prazo de validade, caso não ocorra renovação ou hajam pendências, ele é finalizado. Logo, é fundamental ter todo o fluxo de contratos devidamente mapeados para evitar gargalos e falhas que comprometam as fases do CLM.

Dessa forma, vale ressaltar que o Portal de Assinaturas pode providenciar soluções que auxiliam a gerenciar ciclo de vida de contratos, possibilitando o armazenamento em nuvem, níveis de permissões de acesso, assinatura digital, categorização por pastas, entre outros. Assim, todas as atividades do setor de contratos ganha escalabilidade, fluidez e qualidade nas estregas.

Após você compreender a importância das melhores práticas para gerenciar ciclo de vida de contratos, veja como fazer uma assinatura digital em contratos com validade jurídica. Até a próxima!

Melhores práticas para gerenciar o ciclo de vida dos seus contratos
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