Dicas de Gestão

GED: o que é e o que faz um sistema de gestão eletrônica de documentos?

Ficou mais fácil gerenciar seus documentos através dos sistemas de GED. Conheça mais sobre como o GED funciona e quais as vantagens de utilizar!
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A cada ano, algumas empresas acumulam mais e mais papéis, ativos da informação de grande valor, que se perdem em arquivos enormes e mal organizados.

A boa notícia é que a tecnologia vem a cada dia trazendo novas soluções para essa situação, como a gestão eletrônica de documentos — GED.

Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), os arquivos ativos de uma empresa crescem cerca de 25% ao ano. A migração para a era digital é iminente, e a gestão eletrônica de documentos é mais uma das soluções que promete facilitar o cotidiano nas empresas.

Pensando nisso, elaboramos este post para explicar tudo sobre o assunto. Não deixe de ler!

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O que é gestão eletrônica de documentos — GED?

A gestão de documentos consiste em uma área da administração voltada ao uso, produção e organização de documentos, de modo que as informações fiquem disponíveis para as pessoas certas, na hora e local exatos.

A GED é a organização desses arquivos em meio eletrônico, com praticidade e eficácia, condensando as informações em formato digital e automatizando os processos burocráticos envolvidos na sua gestão.

Na prática, trata-se de um conjunto de tecnologias para gerar, arquivar, enviar, compartilhar e localizar documentos digitais ou digitalizados.

Documentos corporativos podem ser arquivos de qualquer natureza — administrativa, financeira, jurídica, informativa e educacional —, que fazem parte do patrimônio de uma empresa.

É fundamental preservar a integridade desse material, bem como assegurar o acesso a informações pertinentes nos processos decisórios diários e na garantia de direitos e deveres.

Um gerenciador eletrônico de documentos não só garante o armazenamento seguro das informações corporativas, mas também a rápida localização de qualquer arquivo, como fichas cadastrais, formulários, propostas comerciais, contratos, entre outros.

Como ela funciona e o que faz?

Um sistema de gestão eletrônica de documentos funciona como um conjunto de módulos interligados que permite o gerenciamento de maneira integrada, considerando arquivos de diversas origens e formatos, como microfilme, vídeo, som, planilhas, imagens, arquivos de texto etc.

De forma simplificada, podemos explicar o seu funcionamento por meio de algumas de suas funcionalidades:

Captura dos arquivos

Por meio do software ou plataforma de gestão, é possível captura os arquivos, nos mais variados formatos. Nessa funcionalidade, também está incluída a digitalização de imagens, promovendo a migração de documentos do meio físico para o eletrônico.

A captação de documentos e formulários acelera os processos de negócio, transformando dados em informações recuperáveis, que podem ser integradas a outras aplicações e sistemas de gestão da empresa.

Gerenciamento de documentos

Com a GED, é possível gerenciar o ciclo de vida de um documento, da criação ao descarte, passando por etapas como revisão, indexação e aprovação. Compreende diversas funcionalidades como controle de dados — autor, data, revisão, versão etc – sistemas de busca, segurança, check-in / check out e versionamento.

Workflow / BPM

Trata-se das possibilidades de organizar tarefas, trâmites, prazos, documentos e sincroniza ações, controlando e gerenciando os processos da organização, além de garantir que tarefas sejam cumpridas pelas pessoas determinadas no tempo correto.

COLD / ERM

A gestão permite o armazenamento de relatórios de maneira otimizada, com baixo custo, mantendo a forma original. Trata páginas do documento, incluindo as ações de captura, indexação, gerenciamento, armazenamento e recuperação de dados.

Processamento de formulários

O Forms Processing (Processamento de formulários) é a tecnologia que promove o reconhecimento das informações, conseguindo relacioná-las aos campos de um banco de dados, automatizando a digitação.

Para isso, são utilizadas técnicas de ICR (Intelligent Character Recognition) e OCR (Optical Character Recognition) no reconhecimento automático de caracteres.

Records and Information Management (RIM)

Sistema que gerencia a criação, processamento, manutenção, armazenamento, disponibilização e descarte dos documentos, controlando-os mediante categorização e tabelas de temporalidade.

Quais são os seus objetivos primordiais?

Basicamente, o GED é usado transformar o legado documental de uma empresa em informações relevantes para o seu dia a dia, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasada em dados reais. Dessa maneira, podemos citar como os seus principais objetivos:

  • permitir o acesso a documentos e informações de forma ágil e precisa;
  • fornecer transparência aos atos administrativos;
  • acelerar o processo decisório;
  • controlar o fluxo documental e a organização dos arquivos;
  • normatizar processos de classificação, avaliação, transferência, guarda e eliminação de documentos;
  • racionalizar a produção de documentos;
  • preservar o patrimônio documental, de guarda permanente.

Quais são as suas principais vantagens?

Documentos fazem parte de praticamente todos os processos em uma empresa, envolvendo diversos setores. Por isso, os impactos da gestão eletrônica de documentos são inúmeros, beneficiando o cotidiano dos funcionários e influenciando o resultado final dos negócios. Confira!

Economia de tempo e espaço

Um bom sistema GED reduz consideravelmente a necessidade de guarda de documentos em papel, o que traz ganho de tempo e espaço.

Como a maioria dos documentos deve ser guardada por cinco anos, a demanda por espaço para armazenamento pode se tornar um problema para a empresa.

Ainda segundo a ABGD, gestores perdem até 4 semanas por ano buscando informações nesses enormes arquivos físicos. Com a GED, os usuários acessam os documentos de forma rápida e segura, em função da rastreabilidade das informações.

Aumento da produtividade

Além do ganho de tempo, que naturalmente impacta na produtividade, liberando o colaborador para tarefas mais relevantes e estratégicas, o GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.

A mesma informação ou documento pode ser acessado por diferentes usuários em locais distintos, otimizando o fluxo operacional nas empresas. Além disso, há a facilidade de impressão e acesso remoto.

Segurança

Com a possibilidade de armazenamento em nuvem, os documentos ficam salvos da deterioração pelo tempo e danificação por conta de acidentes como incêndios e chuvas. Outro fator que contribui para a segurança do sistema de gestão é o sigilo e preservação do documento por meio de técnicas de criptografia, por exemplo.

Nesse sentido, o Portal de Assinaturas se apresenta como uma excelente opção no gerenciamento eletrônico de documentos, pois agrega segurança e validade jurídica à assinatura digital.

Enquanto a maioria das plataformas GED’s abrange apenas a gestão documental, no Portal é possível não só administrar como assinar e enviar documentos para terceiros.

O mundo caminha para a redução de papel, e o GED prova que a gestão de arquivos digitais pode ser simples, veloz e segura, garantindo para as empresas benefícios que vão além do corte de custos e burocracias.

Se você se interessa pelo assunto, não deixe de ler o nosso artigo completo sobre gestão de documentos.

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