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Como otimizar a formalização de contratos de prestação de serviço? Confira neste artigo

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Para as empresas que atendem um grande número de cliente e/ou possuem uma equipe menor, a formalização de contratos pode se tornar algo muito trabalhoso. Segundo a Associação Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), 75% das organizações não utilizam uma metodologia para monitorar contratos e 90% delas realizam o processo por e-mail.

No entanto, a organização e a rapidez no gerenciamento de contratos são imprescindíveis diante do mercado competitivo. Mas, muitas empresas insistem utilizar toda aquela papelada, e uma ótima solução para isso é a formalização digital desses documentos.

Com o avanço tecnológico, as relações contratuais ganharam espaço no ambiente virtual, isso porque a eficiência do processo, a otimização do tempo e o fluxo operacional formalizaram esse documento.

Quer saber como otimizar a formalização de contratos de prestação de serviço? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!

Como otimizar a gestão de contratos

Antes de apresentarmos as maneiras de otimizar a formalização de um contrato, é importante que você entenda o conceito de gestão de contratos e os requisitos básicos para realizá-la.

A gestão de contratos nada mais é que um conjunto de procedimentos e estratégias que permitem realizar um monitoramento minucioso do ciclo de vida dos contratos. Engloba desde os fatores formais de sua elaboração, até a entrega do que foi definido.

Devido às transformações tecnológicas, as relações empresariais tornaram-se mais dinâmicas, eliminando antigas limitações de tempo e espaço. Todavia, alguns setores não adotaram essas mudanças de forma eficiente.

No que se refere aos contratos, muitas empresas não utilizam um fluxo de trabalho bem definido, sequer uma solução para o controle e a atualização de documentos jurídicos. Com isso, ocorre um acúmulo desordenado de documentos, que dificulta o armazenamento e a sua localização.

Toda essa realidade pode ser transformada com o apoio da tecnologia, por meio da realização de processos digitais que proporcionem mais agilidade e eficiência, além de garantir validade jurídica.

E para garantir que o serviço de formalização de contratos seja eficaz, é necessário a utilização de ferramentas que possibilitem soluções seguras e inovadoras, com funcionalidade como digitalização de documentos, armazenamento em nuvem, assinaturas em lote, e-mail registrado e verificador de assinaturas, por exemplo.

As vantagens em formalizar os contratos

Embora o meio eletrônico ofereça muito mais segurança, ainda existe a cultura do papel na sociedade. Aderir aos processos digitais é muito mais do que abrir mão de toda essa papelada, trata-se de conquistar inúmeras vantagens e possibilidades de gestão, que integrem os processos, reduzam os custos e alcancem melhores resultados.

Confira, a seguir, os principais benefícios de otimizar a formalização desses documentos!

Otimização de tempo

Com a formalização digital de contratos, é possível eliminar etapas como impressão, manuseio e arquivamento de documentos físicos, os colaboradores são liberados para funções mais relevantes e o fluxo operacional ganha agilidade, poupando tempo com envio de documentos, idas ao cartório, entregas, entre outras.

Isso é extremamente vantajoso para empresas que precisam lidar com a concorrência e que, muitas vezes, por não possuírem muitos profissionais, precisam dividi-los em funções diferentes.

Redução de custos

Já imaginou não ter gastos com cartuchos, papéis e manutenção de impressoras? Alterando os contratos para o meio eletrônico, você reduz consideravelmente a utilização desses itens na empresa. Além disso, os gastos com transportes, correios, motoboys e reconhecimento de firma também são praticamente excluídos das despesas.

Mobilidade

Uma grande vantagem para as empresas é ter a opção de gerenciar os contratos a qualquer momento, de qualquer lugar, por meio da internet e ferramentas digitais. Assim, você pode assinar os documentos de forma segura, sem precisar enfrentar filas ou mesmo ir em cartórios. Ou seja, um processo que antes levava dias, agora pode acontecer em alguns minutos!

Simplificação dos processos

Outro grande benefício é a simplificação dos processos. A desburocratização nas empresas é um esforço histórico, com bastante resistência. Mas ao formalizar os contratos, é possível agilizar e facilitar o andamento das atividades. Isso porque as informações são centralizadas e integradas, facilitando o controle e a organização das etapas, além de gerar mais produtividade à equipe.

As diferenças entre os custos de formalização digital e tradicional

De modo geral, as diferenças entre a formalização de contratos digitais e contratos tradicionais são evidentes: enquanto o primeiro é estabelecido pela rapidez, segurança e mobilidade; o segundo processo tende a ser oneroso, lento e burocrático.

Além da redução do uso de papel com impressões, muitas etapas são eliminadas com os contratos digitais, como a necessidade de recolher assinatura física e o reconhecimento de firma para formalizar uma negociação entre as partes.

O sistema de gestão de contratos digitais realiza todas as etapas, desde a criação do arquivo à assinatura. Essas funcionalidades reduzem horas de trabalho administrativo, o que reduz gastos com a mão de obra.

Os contratos que antes precisavam sair das empresas para serem assinados e demandavam gastos excessivos de transporte e Correios, agora têm custos zero quando feitos de modo digital.

Como dito anteriormente, um excelente recurso para a formalização dos contratos é a assinatura automatizada desenvolvida por algumas certificadoras — uma solução ideal para validar os contratos sem custos adicionais. As assinaturas podem ser de dois tipos:

  • Assinatura Digital — utiliza o Certificado Digital ICP-Brasil para assinar um documento. Tem a mesma validade que um registro de cartório e é valido juridicamente em todo o país. Garante autenticidade, integridade e não repúdio;
  • Assinatura Eletrônica — utiliza a captura de evidências para assinar uma transação ou documento, ou seja, usa ferramentas para comprovar que uma assinatura foi realizada naquele documento. Tem validade jurídica, porém não similar a um cartório.

Há de se considerar as ameaças do meio eletrônico, como fraudes e invasões. Por isso, é importante escolher uma certificadora confiável e com credibilidade no mercado para garantir a segurança dos dados. Dessa forma, os riscos, de certa forma, tornam-se inferiores e os prós muito mais eficazes!

Vale ressaltar que existem empresas especializadas em assinaturas digitais, que criam ferramentas para gerir todo o ciclo dos contratos, como é o caso do Portal de Assinaturas.

Por fim, é evidente a importância da formalização de contratos de prestação de serviços. Essa é uma forma de garantir mais produtividade nos processos e contribuir para o crescimento da empresa. Vale a pena investir!

Agora que você já sabe como otimizar a formalização de contratos, descubra como o Portal de Assinaturas pode ajudar você a otimizar sua gestão de contratos. Leia agora mesmo nosso artigo!

Como otimizar a formalização de contratos de prestação de serviço? Confira neste artigo
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