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3 motivos para utilizar a folha de pagamento digital na sua empresa

7 minutos para ler

A folha de pagamento digital ganha cada vez mais espaço no dia a dia das organizações, facilitando o trabalho dos profissionais e modernizando o processo. O contracheque tradicional tem ficado no passado. Mas, afinal, você sabe o que é o sistema de folha de pagamento? Já pensou em começar a reduzir custos com contabilidade e RH na sua empresa? Se a sua resposta for sim, então, você precisa saber mais sobre a folha de pagamento digital.

A folha de pagamento nada mais é do que uma lista que traz toda a remuneração para ao colaborador, transformando os dados trabalhistas em informações contábeis. A sua finalidade é fazer o cálculo do que cada funcionário tem que ganhar e o que precisa ser descontado. Portanto, é necessário ter bastante atenção para efetuar os cálculos de forma correta.

O problema é que muitos negócios ainda continuam utilizando os métodos convencionais para emitir pagamento. Para tornar as rotinas do departamento pessoal e do RH mais fáceis e simples, nosso objetivo aqui é mostrar para você o que é a folha de pagamento digital e as vantagens de tê-la na sua empresa! Continue acompanhando e saiba mais! Boa leitura!

1. O que é a folha de pagamento digital

Essa folha de pagamento surgiu no ano de 2014, sendo exigida na declaração das corporações que tiveram um faturamento acima de R$48 milhões no primeiro semestre do ano. Já no segundo semestre de 2014, empresas do Simples Nacional e microempreendedores individuais e outros tiveram também que adotar a folha de pagamento digital.

O empregador, a partir de um sistema único, pode acessar os contracheques dos seus funcionários em ambiente digital. Os contadores lançam nele todas as informações relacionadas ao pagamento de colaboradores, como INSS, IRPF, alimentação, vale-transporte e salário.

Dessa forma, há uma garantia maior de confiabilidade e de segurança aos dados. O seu agrupamento de modo digital proporciona diversos benefícios quando comparado ao contracheque tradicional, o de papel. Vamos falar sobre eles no próximo tópico. Acompanhe!

2. Por que ter na empresa

Veja os principais motivos de adotar um sistema de folha de pagamento digital a seguir!

Maior precisão dos dados

A folha de pagamento deve conter os seguintes dados:

  • nome do funcionário;
  • documentos de identificação;
  • cargo;
  • especificações de pagamento;
  • descontos (plano de saúde, INSS etc.);
  • bônus;
  • salário-maternidade (para as mulheres);
  • licença e cotas do salário-família.

Com a automação, as informações apresentadas são bem mais precisas, até porque o responsável por fazer o cálculo é bem mais provável que falhe do que um sistema de folha de pagamento digital. Com um sistema, os dados são inseridos exatamente como devem ser.

Redução de falhas humanas

É fato que as comparações e cálculos realizados de modo manual estão sempre passíveis de erros, o que não ocorre quando são feitos automaticamente por um sistema. É bom ficar atento a essa questão, uma vez que incorreções e irregularidades em folhas de pagamento podem ocasionar entraves jurídicos e multas.

Além disso, se for necessário fazer um recálculo ou se acontecer uma demissão, por exemplo, o departamento pessoal não vai precisar entrar em pânico para reunir todos os dados necessários, pois o sistema consegue memorizar e guardar dados por longos períodos.

Centralização de informações

Como são muitos os dados presentes em uma folha de pagamento, quando o processo é realizado de modo convencional o serviço se torna mais complexo. Isso acontece, pois o responsável vai precisar buscar informações em vários locais.

Um exemplo de como a centralização é imprescindível: uma organização possui muitos colaboradores e todos os meses precisa fazer a emissão de folhas de pagamento. Contudo, cada profissional tem as suas especificidades.

Ao conciliar as informações a partir de um sistema automatizado, a probabilidade de errar é mínima. A automação assegura que todos os direitos dos profissionais serão garantidos, além de evitar reclamações e até processos legais por causa de falhas.

Maior controle financeiro

Todos os meses, as empresas devem fazer balanços de suas receitas, analisar os gargalos e realizar as melhorias necessárias. Com um sistema de folha de pagamento digital, o trabalho acaba se tornando bem mais prático e simples.

Um sistema digital permite cálculos automáticos de DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) e de SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), controlando as obrigações fiscais que devem ser cumpridas.

Esse benefício é visível especialmente no final do ano. Os analisas de folha de pagamento, com a chegada dos recessos, devem ter uma boa organização para que consigam entregar o trabalho completo a tempo. Desse modo, fica fácil identificar todas falhas financeiras que podem prejudicar a empresa futuramente.

Lembrando que os meses finais apresentam algumas especificidades, e o décimo terceiro é uma delas. Por isso, contar com uma solução que seja capaz de agilizar o processo é fundamental. Além disso, ao conhecer os sistemas de folha de pagamento que são mais utilizados e adotar um deles na sua empresa, é possível:

  • realizar cálculo das férias individuais ou coletivas;
  • controlar adiantamento, e muito mais.

Maior rapidez nos processos

A agilidade é outro benefício visível da automação da folha de pagamento digital. O gestor e os colaboradores responsáveis por emitir o documento se tornam bem mais produtivos. Afinal, eles podem realizar a importação das informações de sistemas como o ERP, deixando o processo muito mais rápido.

Você precisa processar a admissão de um colaborador? Um profissional passou a ocupar cargo de gerência? Com um bom sistema, isso não vai ser nenhum um problema. Por meio dele, você consegue processar o pagamento dos colaboradores com rapidez, assim como:

  • realizar o controle do plano de salários e de cargos;
  • registrar controle de ponto;
  • contabilizar descontos etc.

3. Cumprimento de obrigações legais

Todas as organizações do Brasil, desde o ano passado, já são obrigadas a adotar o eSocial, uma sigla que define o Sistema de Escrituras Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. No eSocial, inclui-se a folha de pagamento digital, a qual foi criada com o propósito de facilitar o repasse de dados de colaboradores ao Governo Federal, que usa as informações em órgãos como o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

Como o cadastro dos dados no eSocial já é exigência do Governo Federal, é importante adotá-la o mais rápido possível para evitar problemas com a justiça, além, é claro, de garantir diversas vantagens para a empresa. Enfim, a adoção da folha de pagamento digital acaba eliminando o risco de perder dados relevantes, podendo, ainda, fazer as rotinas de departamento pessoal da empresa com muito mais agilidade.

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