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Por que atentar para o fluxo de documentos em sua empresa?

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Uma empresa sem documentos não pode existir. Eles se apresentam de várias formas, como contratos, declarações, regulamentos, relatórios, ofertas, faturas etc. Ainda é muito comum que escritórios de negócios estejam cheios de pastas com diversos papéis, entre os quais dificilmente se poderá encontrar o que é necessário naquele momento.

Atentar para o fluxo de documentos é de extrema importância, pois sem esse cuidado há o risco de prejuízos relacionados à qualidade de entregas, ao cumprimento de prazos, às perdas de informações e falhas de acompanhamento do ciclo de vida dos contratos. Por isso, construir um fluxo inteligente é fundamental para que não haja essas complicações.

Acompanhe, neste post, os motivos que mostram que você deve ficar atento em relação ao fluxo de documentos da sua empresa. Confira!

Por que trabalhar com documentos digitais pode ser vantajoso?

Trabalhar com documentos impressos ainda é muito comum em diversos ramos organizacionais. Isso faz com que haja uma demanda maior de investimento em medidas de proteção, conservação, organização e impressão. No entanto, mesmo com todo esse empenho, a produtividade relacionada ao fluxo de documentos ainda fica muito a desejar.

O gerenciamento eficiente do fluxo de documentos é possível graças à circulação eletrônica de documentos digitais. Soluções desse tipo têm sido usadas em diversas corporações há muito tempo devido às grandes simplificações introduzidas por essas plataformas. Há muitas razões pelas quais vale a pena armazenar documentos da empresa em formato eletrônico.

Mesmo que, por razões legais ou organizacionais, haja necessidade de armazenar documentos selecionados em papel, vale a pena ter suas contrapartes digitais. Veja algumas das suas vantagens importantes abaixo!

Redução de papel

A redução de papel é uma das principais mudanças que ocorrem quando se trabalha com o fluxo de documentos digitalizado. Por meio dessa inovação, um arquivista consegue saber de maneira muito mais dinâmica em que ponto do ciclo de vida cada documento se encontra. Isso porque, enquanto com documentos em papel esse tipo de resposta demora a ser obtida, no modo digital, em poucos cliques você tem as informações que necessita.

Outro ponto importante é que a digitalização possibilita que cópias de seguranças sejam feitas sem nenhum custo adicional como maior uso de toners para impressão e demanda por espaço para a guarda — tudo é feito online e de forma rápida sem a necessidade de pilhas de papel cada vez maiores.

Diminuição de custos

Mediante o trabalho com documentos digitais é possível reduzir o custo dos materiais em si. É um grande mérito poder cortar todos os custos de envio de documentos, dispositivos multifuncionais, taxa de impressão e assim por diante. Além disso, ao não precisar de diversos equipamentos e processos, ocorre uma redução nas despesas de pessoal.

O material em papel requer tempo para criar, pesquisar e visualizar o documento gerado, se for um documento eletrônico, a navegação das informações pode ser feita apenas por meio de pesquisa no banco de dados, levando menos tempo em comparação com o modo convencional. Além disso, há a possibilidade de trabalho remoto, o que reduz as despesas de locação de espaço para acomodar a equipe.

Aproveitamento de espaço

Armazenar documentos em um espaço físico requer um sistema rigoroso para manter a organização e a distribuição do espaço destinado a essa finalidade. Afinal de contas, o mais importante depois da apresentação é a guarda e a rápida recuperação dos documentos. Porém, no modo de arquivamento físico a tendência é que, ao longo do tempo, haja a necessidade de ampliamento do espaço devido ao volume de documentos.

Com o processo de arquivamento eletrônico esse tipo de transtorno é inexistente, pois a gestão do fluxo de documentos é muito mais rápida no espaço digital. Afinal de contas, o local físico utilizado para guardar grandes volumes de papel pode ser reaproveitado para outras finalidades que interessem à empresa.

Enquanto isso, no modelo de servidor em nuvem, caso ocorra a necessidade de maior capacidade de armazenamento, a escalabilidade proporciona a expansão de memória para atender à demanda do momento.

Como criar um fluxo de documentos eficiente?

Para obter um fluxo de documentos eficiente é necessário mapear os arquivos necessários e de valor para o negócio. Após uma reunião inicial, a situação atual e os requisitos da empresa devem ser levantados e registrados para servirem de parâmetros claros para que haja a adoção de uma plataforma que atenda a essas características.

Acima de tudo, as seguintes questões devem ser esclarecidas:

  • Qual é o tipo e a extensão dos volumes de dados a serem gerenciados (documentos, arquivos, desenhos, fotos etc.)?
  • Quais são os escopos e ciclos de atualização?
  • Qual nível requerido do múltiplo uso de documentos?
  • Como é a estrutura legal (criar, compartilhar, encaminhar, excluir, ler, alterar etc.)?
  • Como é o caminho de acesso e armazenamento necessário?

Ao digitalizar, também é importante especificar quais documentos devem ser digitalizados antecipadamente e definir o período de retenção para todos eles. Além disso, para evitar o risco de adulteração do documento após a digitalização, é preciso configurar assinaturas digitais por meio de uma plataforma de serviços voltados para a gestão de documentos.

Mediante o uso de uma plataforma de assinaturas e armazenamento, os documentos digitalizados têm suas informações facilmente acessíveis em instantes com uma pesquisa de palavra-chave no sistema. Isso reduz a perda de tempo, atendendo mais rapidamente às necessidades dos clientes e melhorando a sua satisfação.

Outro fator é o grau de segurança elevado, o que abrange proteção criptográfica das informações no servidor em nuvem e níveis de permissão dentro da plataforma. Isso significa que cada usuário registrado poderá ter restrição a determinadas ações de acordo com a sua função dentro do processo de gestão do fluxo de documentos.

As assinaturas também podem ser feitas digitalmente para assegurar a legitimidade e o valor jurídico dos contratos. Além do mais, todos os membros da equipe podem compartilhar os arquivos entre si ou com outras unidades de negócios para que os envolvidos possam visualizar as mesmas informações ao mesmo tempo.

Dessa forma, atentar para o fluxo de documentos e a ferramentas e práticas que otimizem sua gestão, você consegue obter ganhos no controle e monitoramento dos processos contratuais. Portanto, considere e avalie quais são as necessidades do seu negócio e verifique qual a melhor plataforma de gestão eletrônica para sua empresa.

Curtiu esse post? Agora que você sabe por que deve ficar atento ao fluxo de documentos em sua empresa, veja tudo o que você precisa saber antes de fazer uma assinatura digital.

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