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Como elaborar um fluxo de assinaturas ideal para sua necessidade?

6 minutos para ler

Para agilizar e manter um fluxo de assinaturas é preciso compreender o seu funcionamento. Normalmente, reunir as partes, delegar responsabilidades e processar informações é visto como algo lento e burocrático. Porém, com o auxílio de ferramentas eletrônicas essa realidade pode mudar efetivamente, já que a digitalização é um fator revolucionário no mercado.

O fluxo de assinaturas consiste em etapas preestabelecidas que têm a finalidade de padronizar o modo de executar o registro das partes envolvidas em documentos. Ou seja, cada documento segue um rito comum, independentemente de qual seja a sua finalidade, tornando todo o processo mais dinâmico e consistente.

Nesse contexto, abordaremos neste conteúdo como você pode elaborar um fluxo de assinaturas ideal para a sua necessidade. Boa leitura!

Quais as etapas do fluxo de assinaturas?

Um fluxo de assinaturas é composto por etapas que fazem todo o processo seguir uma lógica e evitar gargalos. Independentemente das demandas internas, é essencial seguir os passos corretos de coleta de informações, identificação das partes e verificação de toda a atividade executada. Tendo como principal objetivo a produtividade e entregas de autovalor.

Veja cada uma dessas etapas logo abaixo!

Antes da execução

Essa etapa envolve organizar as partes envolvidas, atribuindo as devidas responsabilidades. Afinal, sem esse cuidado o processo se torna algo difícil e complicado. Cada um deve ter o prévio entendimento da sua participação. Lembrando que essa tarefa é menos eficiente quando não se usa uma ferramenta como o Portal de Assinaturas.

Durante a execução

A execução é a segunda fase do fluxo de assinaturas. Nela, ocorre o direcionamento dos documentos, bem como seu acompanhamento e assinatura. Todo o monitoramento pode ser feito de maneira unificada em uma plataforma centralizada, atualizando o status do andamento e rastreando o histórico do que já foi feito.

Após a execução

Depois da execução concluída, os arquivos devidamente assinados podem ser armazenados em um servidor em nuvem e também encaminhados para o cliente ou Órgão competente, dependendo do tipo de documento. A verificação da veracidade e integridade das assinaturas são feitas mediante o Certificado Digital, garantindo um resultado final confiável e seguro.

Quais os principais passos para montar esse fluxo?

Para montar um fluxo de assinaturas efetivo é preciso seguir uma série de passos para organizar de maneira inteligente. Visando ter uma sequência que trate objetivamente do cumprimentos de todas as exigências da tarefa, pois sem isso é provável que todo o esforço seja desperdiçado. Separamos, logo abaixo, os principais passos para que o fluxo seja montado de acordo com uma lógica efetivamente dinâmica. Acompanhe!

Cadastro de participantes

Cadastrar os participantes é o primeiro passo para montar o fluxo de assinaturas. Isso porque fica mais fácil identificar os envolvidos e evitar problemas que possam invalidar os documentos. Ao utilizar uma ferramenta digital, o cadastro é feito rapidamente contendo as informações de identificação de todos os integrantes.

Personalização do fluxo

A personalização diz respeito a criar regras para a assinatura. Afinal, sem uma formulação clara todo o processo se torna uma grande bagunça pela falta de um direcionamento estabelecido previamente. Sendo assim, é preciso determinar quem deve receber os documentos assinados, bem como a ordem de ação programada de acordo com a necessidade do setor.

Definição de papéis

Para um fluxo de assinaturas consistente é necessário definir os papéis de cada integrante das atividades. Isso facilita no acompanhamento e obtenção de respostas. Sendo a classificação uma prática fundamental para atribuir permissões de acesso aos arquivos, de acordo com o papel atribuído a cada membro da equipe de trabalho. Essas definições de papéis podem ser:

  • signatários: cumprem o papel de assinantes no fluxo, utilizando assinatura digital ou coleta de evidências para assinatura eletrônica;
  • testemunhas: são os participantes que comprovam se o conteúdo do acordo firmado no documento foi reconhecido pelos signatários;
  • observadores: são os que apenas acompanho o andamento do fluxo de assinaturas dos documentos gerados;
  • aprovadores: são os responsáveis por aprovar ou não o fluxo de assinaturas, que em caso de desaprovação, todo o processo é reiniciado.

Permissões

Os níveis de permissões evitam que hajam acessos irrestritos e ações que não correspondam com a responsabilidade atribuída no momento da definição de papéis. Vale ressaltar que independentemente das categorias delegadas às partes envolvidas, as notificações são um recurso que favorece a definição de lembretes para os responsáveis por cada etapa do fluxo de assinaturas.

Dentre as permissões, podemos destacar:

  • assinar: inserir a assinatura no documento;
  • editar: modificar pontos no documento em caso de identificação de erros e incompatibilidades;
  • autorizar: dar permissão para que a próxima ação seja feita;

Como o Portal de Assinaturas auxilia nessa tarefa?

O Portal de Assinaturas é uma solução desenvolvida para simplificar todas as demandas de elaborar um fluxo de assinaturas. Por meio dele, os documentos eletrônicos são armazenados em servidores na nuvem, reduzindo os custos com papel, impressão e guarda de documentos físicos. Além do mais, o uso da assinatura digital é segura e tem reconhecimento jurídico assim como a manuscrita.

Logo, todas as transações podem ser configuradas de acordo com as demandas, dando ampla capacidade de monitoramento de todo o trabalho e também o histórico das versões do documento até a sua aprovação. Empresas que não investem em processos digitais e automatizados tendem a perder mercado por não acompanharem as exigências do mercado.

Essa plataforma é um investimento que proporciona retornos significativos no modo de operar o tratamento de documentos fundamentais para a continuidade dos negócios. Todos os dados e informações criados são facilmente geridos em todo seu ciclo de vida. Trazendo toda a vantagem de poder fazer uma gestão inteligente unificada.

Assim, o Portal de Assinaturas se mostra uma excelente solução para obter um fluxo de assinaturas de elevado padrão de qualidade. Sendo uma plataforma reconhecida, com ampla experiência e inovação para auxiliar nas demandas de empresas de diversos ramos, diminuindo custos operacionais, erros e burocracias.

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