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Extravio de documentos: saiba o que fazer e como se precaver

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Os documentos têm uma grande relevância dentro de uma empresa e também para a pessoa física. Neles há informações importantes como cláusulas contratuais, pareceres, laudos técnicos, registros de legalidade, compromisso de compra etc. Logo, a perda de arquivos pode trazer transtornos que comprometem a continuidade dos negócios.

O extravio de documentos consiste justamente na perda ocorrida devido a falhas de segurança, desastres, descarte incorreto, entre outros. Para evitar esses problemas, é preciso adotar medidas preventivas de maneira consistente. Afinal, a perda de dados causa grandes dificuldades e, por isso, soluções práticas devem ser implementadas para sanar riscos.

Neste artigo, apresentaremos as maiores causas de extravio de documentos e como se precaver. Acompanhe!

Principais causas de extravio

A perda de dados eletrônicos é um problema muito sério atualmente, especialmente porque, em muitos casos, os dados são perdidos irreversivelmente, sem a possibilidade de recuperá-los. Por esse motivo, é uma boa prática aprender as causas mais comuns de perda de dados e usar esse conhecimento para evitar casos semelhantes no futuro. Veja, logo abaixo, as principais causas de extravio de documentos.

Falha humana

Muitas pessoas acidentalmente excluem seus arquivos de discos rígidos. Isso inclui a exclusão consciente e inconsciente de documentos. É muito comum descartar um arquivo, mas, quando o removemos, percebemos que podemos precisar dele novamente. A remoção inconsciente pode passar despercebida por um longo período de tempo, até o momento que precisamos de um arquivo que não existe mais.

Erro de segurança

Erros de segurança são provenientes de medidas inadequadas ou insuficientes de proteção, seu resultado pode ser destruição e perda de dados. A solução recomendada é instalar um bom programa antivírus no computador ou dispositivo móvel e sua atualização contínua para se proteger contra falhas de segurança e infecção por vírus. É igualmente importante atualizar regularmente o sistema operacional.

Corrompimento de dados

Os dados podem ser corrompidos devido a erros no software que criou ou editou o arquivo. Em muitos casos, é um fenômeno que acontece por acidente e pode ser resolvido assim que o aplicativo usado for reparado. Além disso, não apenas vírus, mas também software de outras empresas podem causar erros e corrompimento de dados.

Softwares com bug

Outro motivo para perda de dados são erros gerados pelo software que você usa. A ocorrência mais comum é na situação em que, ao trabalhar em um arquivo, o programa para de funcionar ou falha inesperadamente, resultando na perda de arquivos e dados de maneira irrecuperável. O principal motivo desse tipo de erro é bug no sistema e falta de atualização.

Componentes perdidos

Equipamentos de informática, em particular discos rígidos, são componentes muito sensíveis e o manuseio inadequado pode resultar em danos físicos ao equipamento. Isso pode significar a perda de dados guardados nele, sem a possibilidade de recuperá-los. O manuseio cuidadoso do hardware do computador é recomendado, assim como sua manutenção regular, que ajudará a proteger os dados armazenados no disco rígido.

Falta na infraestrutura adequada

A ausência de uma infraestrutura que atenda as demandas da gestão de documentos, bem como a sua proteção contra extravio, ocasiona maior probabilidade de incidentes. Isso abrange a falta de backups de segurança, equipamentos inadequados, rede desprotegida etc. Todos esses aspectos impactam negativamente o fluxo de dados e sua guarda.

Desastres internos e naturais

A causa da perda de dados também pode ser por desastres naturais. Incêndios, tempestades e inundações podem causar danos físicos nos dispositivos. Esse tipo de ameaça é inevitável e, geralmente, inesperado, portanto, a solução aconselhada é sempre fazer o backup dos dados e armazená-los em um local externo.

Formas de se prevenir do extravio de documentos

Para se proteger do transtorno do extravio de documentos, é preciso conhecer os motivos que geram esse tipo de problema e quais as medidas podem ser tomadas para se prevenir. Logo a seguir, estão as principais formas de se evitar essa adversidade.

Adote um sistema de gestão de documentos

Um sistema de gestão de documentos é uma ferramenta que digitaliza e gerencia documentos e informações. A gestão refere-se ao fluxo de armazenamento, utilização e descarte. Gerenciar documentos em papel não só ocupa muito espaço, mas também leva tempo quando você deseja encontrar um documento específico.

Por informatização, você pode encontrar rapidamente os materiais desejados, melhorando consideravelmente a eficiência do trabalho. Além do mais, evita fraudes por meio de mecanismos de criptografia e assinatura digital, bem como o monitoramento do envio e recebimento de arquivos.

Treine a equipe

O treinamento da equipe sobre os riscos de extravio de documentos é uma atividade valiosa que beneficia toda a organização. Independentemente da forma de transferência de conhecimento, seja como parte do treinamento anual, durante seminários ou por meio de uma newsletter mensal, ampliar o conhecimento dos colaboradores sobre questões relacionadas à segurança da informação e extravio de documentos é sempre rentável. É particularmente importante definir informações confidenciais com base em exemplos.

Mantenha os softwares atualizados

Softwares devem ser mantidos em sua versão mais recente, isso porque as atualizações são feitas pelo desenvolvedor justamente para corrigir falhas e otimizar o desempenho. Isso evita a incidência do extravio de documentos por corrompimento do arquivo que está sendo acessado ou editado no programa.

Proteja os ativos

É importante que os padrões de classificação de dados se tornem parte da política geral de segurança da informação da empresa. As regras implementadas devem informar claramente sobre o modo como a classificação é aplicada e o tratamento de diferentes tipos de ativos. Isso afetará o custo de gerenciá-los e a escolha da melhor forma de proteção a ser adotada de acordo com as características de cada ativo.

Assim, é importante contar com uma empresa especializada em gestão de arquivos para evitar o extravio de documentos. Isso é um investimento importante que pode evitar prejuízos futuros que comprometem a continuidade dos negócios e a perda de faturamento. Logo, pesquise quais plataformas fornecem todas as ferramentas e módulos necessários para a proteção de todos os seus dados e arquivos.

Agora que você sabe como se precaver do extravio de documentos, deixe seu comentário nesse post com sua experiência e opinião. Até mais!

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