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Escanear assinatura: entenda porque essa prática não é recomendada

Saiba por que você não deve escanear a sua assinatura e como pode obter uma assinatura eletrônica com validade jurídica em todo o país.
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Parece tentador e fácil assinar uma folha e digitalizar o documento para, assim, obter a imagem da sua firma na tela do computador, não é mesmo? Não! Por mais simples que isso possa parecer — afinal, atualmente, todo escritório tem uma impressora com essa função — escanear assinatura pode se tornar uma prática perigosa para você e para o seu negócio.

Você deve se perguntar o porquê disso e qual a diferença entre digitalizar a sua assinatura e a assinatura eletrônica toda vez que tem de assinar um novo documento ou um contrato. Essa última, sim, é a solução mais prática e segura para que você não tenha mais de perder tempo com esse assunto.

Quer saber todas as respostas sobre por que você não deve escanear a sua assinatura e como pode obter uma assinatura eletrônica com validade jurídica em todo o país? E qual a diferença dela para a assinatura digital? Então, continue a leitura deste artigo!

Quais são os riscos de escanear assinatura?

1. Não tem validade jurídica

Se você apenas assinar em um papel, escanear a imagem e colar em um documento, ele não tem valor legal. Isso quer dizer que você apenas perdeu tempo, pois terá de refazer todo o trabalho.

A única maneira de uma assinatura digitalizada ter validade é no caso dela ser utilizada em uma assinatura eletrônica, feita diretamente em uma Plataforma de Assinaturas.

Isso porque a plataforma tem condições de coletar informações adicionais, como o IP do computador de origem, a localização, a data e a hora que uma assinatura eletrônica foi feita. Assim, ele comprova a assinatura e usa a imagem escaneada como uma “rubrica” no fim do arquivo.

2. Não ajuda você a livrar-se da burocracia

Se você copiar a imagem da sua assinatura e anexar a um documento, isso não fará com que você se livre da enorme pilha de papéis que um escritório costuma ter de arquivar.

Somente com uma assinatura eletrônica você terá segurança para não precisar mais imprimir seus contratos e outros documentos para arquivá-los.

3. Não garante a segurança dos seus dados

Como proteger a integridade das informações de um documento se você apenas inserir nele uma cópia da imagem da sua assinatura? Qualquer pessoa pode alterar os dados sem que você tenha conhecimento.

Além disso, ter um arquivo com sua assinatura escaneada é praticamente igual a assinar um papel em branco. Nas mãos erradas, isso pode provocar um estrago em sua vida.

Por que a assinatura eletrônica é a alternativa correta?

Agora que você já entendeu bem que não vale a pena escanear assinatura para validar seus documentos, que tal descobrir a solução para livrar-se da burocracia e garantir a segurança dos seus dados? Estamos falando da assinatura eletrônica.

Para que ela tenha valor legal, você precisa basicamente de três elementos que são fundamentais nesse processo: registro, identificação e autenticação do autor e, por fim, comprovação de integridade.

Tudo isso permite que você tenha documentos totalmente digitalizados, com a garantia de que eles não serão adulterados e a segurança de que terão validade jurídica. Além disso, terá segurança no arquivamento desses dados.

Como faço minha assinatura eletrônica?

Livrar-se da caneta e do papel na hora de formalizar as suas transações no meio digital é o grande objetivo da assinatura eletrônica. Ela é criada a partir da sua assinatura na tela de um computador ou de outro dispositivo, como tablet ou celular. Também, como mencionado, você pode utilizar a imagem da sua assinatura, ela será inserida no final do arquivo.

Mas, para que tenha validade, são necessárias evidências, as quais são colhidas pelo Portal de Assinaturas para validação dela. Entre elas, estão a geolocalização, a imagem, o IP da máquina em que ela foi gerada, entre outros critérios.

A vantagem dela, então, é que você pode livrar-se da papelada nos casos de recibos, propostas, formulários, financiamentos etc. Isso certamente vai gerar economia e melhorar a eficiência da sua equipe, pois vai simplificar esses processos.

Qual a diferença da assinatura eletrônica para a digital?

A assinatura eletrônica coleta evidências para comprovar a autoria de uma assinatura, é recomendada para documentos internos da empresa, propostas comerciais, formulários de contratação e entrega e contratos de baixo valor. Essa assinatura possui validade jurídica, porém não possui o mesmo peso que um cartório atribui.

Existem também a assinatura digital. Ela se utiliza de um Certificado Digital ICP-Brasil para comprovar a autoria de uma assinatura. A assinatura digital garante autenticidade, integridade e não-repudio de uma assinatura em um documento. Possui a mesma validade jurídica de um documento com firma reconhecida em cartório.

Como usar a assinatura eletrônica na prática?

O funcionamento, depois que você cria sua conta no Portal de Assinaturas, é muito simples. Você acessa a plataforma, faz o upload (envio) dos documentos que devem ser assinados e indica quem fará parte do fluxo de assinaturas.

Assim que todos tiverem assinado o documento, ele é reenviado automaticamente por e-mail. O Portal de Assinaturas sempre terá uma cópia de segurança gravada. Você também tem livre acesso para verificação da assinatura de todos os seus documentos.

Quem garante a validade jurídica da assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil, conforme as normas da MP n° 2.200-2. Essa MP diz que, a assinatura eletrônica poderá ser aceita como comprovação de autoria desde que ambas as partes que assinam concordem com o seu uso.

O Portal de Assinaturas  permite o gerenciamento de todo o processo, garante a integridade dos documentos, impedindo que sejam violados ou alterados e também coleta todas as evidências para comprovar uma autoria de assinatura.

Na nomenclatura, escanear assinatura ou fazer uma assinatura eletrônica pode parecer muito semelhante. Mas aprendemos que, na prática, somente aquelas oferecidas por uma plataforma especializada têm a segurança e o valor legal de que a sua empresa precisa. Entre em contato conosco e esclareça todas as suas dúvidas sobre esse assunto!

Escanear assinatura: entenda porque essa prática não é recomendada
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