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Email registrado: o que é e qual sua importância?

O email registrado é uma mensagem eletrônica certificada, ou seja, aquela que tem a sua veracidade confirmada. Conheça o conceito e aplicações.
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Até que ponto a comunicação digital é confiável? O que garante a sua inviolabilidade? Se você nunca fez essa reflexão, talvez seja hora de conhecer o email registrado, mecanismo que assegura a validação das mensagens trocadas por correio eletrônico como documento legal e legítimo.

Essa garantia faz todo sentido no atual contexto das relações humanas, cada vez mais realizadas no ambiente virtual. Se, por um lado, a comunicação ficou mais ágil e prática; por outro, comprovar identidades, acordos e declarações se tornou um desafio.

Para que tenham valor jurídico, os documentos eletrônicos, assim como o que está registrado no papel, também passaram a ser periciados. Essa mudança tem o objetivo de confirmar a autenticidade desses documentos. Esse processo complexo pode ser simplificado com a adesão ao email registrado. Confira por quê!

O que é email registrado?

O email registrado é uma mensagem eletrônica certificada, ou seja, aquela que tem a sua veracidade confirmada. Todas as informações do documento são validadas e protegidas contra alterações. Isso se aplica em: identificação do emissor e receptor da mensagem, data e hora do envio, conteúdo e anexos.

A segurança oferecida pelo sistema de certificação aplicado ao correio eletrônico garante a legitimidade dos emails, conferindo a eles validade jurídica. Isso faz com que o email registrado possa ser usado para substituir correspondências tradicionais, como cartas registradas ou com aviso de recebimento. Além disso, há o reconhecimento do documento eletrônico como elemento probatório em demandas judiciais.

Você pode estar se perguntando: então, um email comum não vale como prova de que a mensagem foi enviada e recebida? Para fins legais, não. Mesmo documentos tradicionais só têm validade jurídica quando há fé pública ou perícia, comprovando, dessa forma, a autenticidade do material.

A fé pública ocorre quando o documento é emitido ou validado por pessoas em funções próprias para isso, como servidores públicos, oficiais de justiça, escrivães de polícia, advogados, entre outros. A perícia, por sua vez, é necessária nos casos em que a transmissão das informações ocorre por meios extraoficiais, por exemplo, um contrato que não foi registrado em cartório ou uma carta pessoal.

Esses procedimentos são realizados para assegurar que o documento não foi falsificado ou violado. No meio eletrônico, não é diferente. Só podem ser considerados válidos os emails que atendam a requisitos específicos. Os pressupostos são:

  • autenticidade;
  • confidencialidade;
  • integridade;
  • irretratabilidade;
  • tempestividade.

Dessa forma, o email deve contemplar mecanismos técnicos capazes de certificar que ele é legítimo, ou seja, que foi originado a partir de uma fonte segura contra falsificações. A confidencialidade é a condição do emissor como único responsável pelo acesso e envio da mensagem.

Além disso, é necessário que o documento esteja íntegro (inalterado) e seja irretratável (o emissor não tem como negar seu envio). Por fim, a tempestividade diz respeito à data e hora da emissão e do recebimento, que não podem estar sujeitas a modificações.

Quando é possível confirmar que todos esses aspectos foram atendidos, o email tem sua validade jurídica assegurada. Assim, pode ser usado em demandas judiciais ou mesmo para comprovar que algum aviso importante foi recebido pelo destinatário. Do contrário, o documento eletrônico deverá ser submetido a um complexo processo de perícia para poder ser aceito legalmente.

Quais são os benefícios do email registrado?

A segurança oferecida pelo email registrado soluciona impasses enfrentados por empresas de todos os portes e nas mais variadas áreas. Além disso, facilita processos ao tornar mais práticas transações que, antes, eram excessivamente burocráticas. Confira todas as vantagens desse recurso:

Garante a validade jurídica da correspondência eletrônica

Esse é o benefício central do email registrado. Por ser validado juridicamente, ele pode atender às mais diversas finalidades, como comprovar o cumprimento de exigências legais, dar segurança a acordos extraoficiais ou mesmo servir de álibi.

Por ser um procedimento automático, essa comprovação de autenticidade aumenta a eficiência operacional na gestão de documentos.

Registra o recebimento de mensagens importantes

Tradicionalmente, comunicados que necessitam de registro de recebimento são feitos por meios que tenham fé pública, como os Correios. Uma empresa que precisa comunicar um cliente inadimplente sobre a inclusão de seu nome nos serviços de proteção de crédito precisa comprovar que essa informação foi transmitida ao consumidor, por exemplo. A ausência do registro desse envio pode acarretar em prejuízo no caso de um processo judicial.

Essa lógica vale para toda situação em que é imprescindível guardar a prova de que prazos e exigências legais foram atendidos. Por isso, mesmo em um contexto de comunicações facilitadas pelos meios digitais, serviços como telegramas, sedex para envio de documentos, cartas registradas e cartas com aviso de recebimento (AR) ainda são necessários.

A utilização do email registrado dispensa esses recursos, permitindo que as mensagens sejam enviadas e recebidas com a comprovação automática feita pelo sistema de certificação.

Reduz custos com documentação, arquivamento e demandas judiciais

Além da agilidade na transmissão comprovada da informação, o email registrado promove significativa redução de custos. Uma das áreas que se beneficia com menores gastos é a expedição e o transporte de documentos, como citado anteriormente, já que os envios físicos podem ser substituídos pelo sistema digital.

Essa mesma facilidade promove menor gasto de tempo e recursos com arquivamento dos avisos de recebimento. Um outro ganho relacionado aos custos é o dos casos de documentos eletrônicos que necessitam de perícia para que possam ter validade judicial.

A contratação do serviço de perícia eletrônica forense é onerosa, porque depende de ferramentas específicas e de pessoal especializado em computação e telecomunicações, com experiência em periciamento.

É um mecanismo de segurança jurídica

A realização de acordo por email é uma prática corporativa comum. Afinal de contas, nem todos os compromissos assumidos necessitam de um contrato. Isso ocorre nas negociações extraoficiais, como as que são feitas com fornecedores e clientes.

É, ainda, comum que empresas orientem seus funcionários por correio eletrônico sobre procedimentos de segurança ou regras de comportamento. Em caso de uma demanda judicial, por exemplo, como a organização comprova que todos estavam cientes das regras? Voltamos à questão da perícia, tão importante para fortalecer a argumentação jurídica.

Graças à validade do email registrado, é possível utilizá-lo como elemento probatório em litígios, mesmo nos casos extrajudiciais, garantindo segurança jurídica às transações feitas por correio eletrônico.

Exemplos de Uso

Como exemplo, você poderá utilizar o email registrado para:

  • Enviar notificações e convocações;
  • Avisos de cobrança e renegociações de dívidas;
  • Aviso de efetivação de compra/venda;
  • Enviar boletos, notas fiscais e faturas;
  • Registrar acordos entre partes;

Como utilizar o email registrado no Portal de Assinaturas Certisign?

O uso do email registrado é feito diretamente pelo site do Portal de Assinaturas ou integrando esse serviço aos sistemas de gestão de negócios.

Confira o passo a passo para utilizar esse serviço:

  1. Cadastre-se gratuitamente no Portal de Assinaturas;
  2. Configure o envio do email registrado – Destinatário, Conteúdo do email e arquivos anexo.
  3. Após o envio, você será notificado assim que o destinatário receber o email, garantindo rastreabilidade e comprovação da entrega do conteúdo.
  4. Para concluir o processo, será gerado um protocolo de segurança comprovando as informações do remetente e destinatário, data e hora do recebimento e conteúdo enviado.

Quer verificar na prática como funciona o email registrado? Faça um teste gratuito no nosso portal e confira!

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