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Elimine papel no seu escritório de contabilidade com o Portal de Assinaturas

eliminar papel no escritório
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Eliminar papel no escritório é uma prática que já vem sendo adotada pelas empresas há muitos anos. Até nos já tradicionais sistemas, como o 5S, uma das ferramentas do pensamento Lean, que tem como um de seus princípios a organização dos materiais e a eliminação daqueles que não são mais úteis, ela já estava implícita. Atualmente, o uso da tecnologia favorece essa ideia.

Mas engana-se quem acha que a migração para a documentação digital e o uso da nuvem ajudam apenas a abrir espaço físico na sua empresa. Ela pode ser fundamental para aumentar a produtividade e garantir que a gestão de documentos seja mais eficiente.

Para entender a importância disso, podemos citar um estudo feito pela Gartner, mostrando que os arquivos físicos das empresas têm de 2% a 5% de seus documentos perdidos ou armazenados de forma inadequada.

Quer entender melhor por que é importante diminuir a papelada no escritório e como você deve fazer isso? Continue a leitura!

Por que eliminar papel no escritório vai me ajudar?

A questão física é clara: cada vez menos as empresas têm espaço para o armazenamento de papeis em seus escritórios ou depósitos. Mas, fora isso, a organização é cada vez mais difícil, diante da quantidade de documentos gerados por um negócio. O

mesmo estudo da Gartner que mostramos no início deste texto indica que os profissionais perdem, em um ano, pelo menos 25 horas de trabalho tendo de refazer documentos que foram extraviados.

Outro dado alarmante e que vai totalmente contra a produtividade dos seus funcionários: eles gastam, em média, 400 horas em um ano procurando arquivos e perto de 10% deles não são encontrados na primeira vez que são buscados.

Deu para perceber que, dessa forma, a gestão de documentos não está sendo feita com eficiência, certo? Isso sem mencionar a questão ambiental, pois os consumidores têm procurado cada vez mais empresas que têm a sustentabilidade como um valor.

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Como parar de perder tempo com a papelada no meu escritório?

Há muitas formas de tornar a sua gestão de documentos eficiente e eliminar papel no escritório, aumentando, assim, a produtividade na sua empresa. Veja algumas delas a seguir.

Organização dos documentos

A primeira maneira de organizar seus documentos, mesmo que ainda não sejam digitais, é fazendo a sua categorização. É preciso separá-los de acordo com o tipo de informação que eles constam: pode ser por notas fiscais, contratos, arquivos de contabilidade, folhas de pagamento etc., dependendo da atuação do seu negócio.

Sabemos que no dia a dia esses papéis acabam sendo empilhados e, com isso, é praticamente impossível encontrar um documento sem ter de revirar todo o monte armazenado no local. É na pressa de achar uma informação importante e urgente que percebemos a real necessidade de eliminar a papelada e organizá-la de forma eficiente.

Uso de documentação eletrônica

É nesse ponto que chegamos, efetivamente, à eliminação de papel no escritório. É hora de usar a tecnologia a seu favor e passar aos documentos eletrônicos. Para dar entrada a esse processo, será preciso usar uma plataforma de assinatura digital e de assinatura eletrônica. Você vai ver como o investimento vale a pena.

Além de não perder mais tempo com a assinatura de uma pilha de documentos, você poderá armazená-los na nuvem, o que facilitará imensamente a sua categorização e organização. Seus gastos diminuirão na medida em que a produtividade aumenta, reduzindo custos, ainda, com cópias físicas de documentos, impressão e compra de papéis.

Segurança na era digital

Ao começar a usar a assinatura digital e armazenar seus documentos digitalmente — de preferência na nuvem, para que não seja preciso, também, um gasto com manutenção de servidores — você deve pensar na segurança da informação. Para começar, é importante que você conte com especialistas para garantir o arquivamento eletrônico adequado dos seus dados, contratos e demais documentos.

O armazenamento em nuvem favorece, ainda, a mobilidade, já que os dados podem ser acessados em dispositivos fora do escritório, bastando, para isso, ter acesso à internet. Usando o Portal de Assinaturas, você poderá assinar ou buscar e enviar documentos de onde estiver, seja em uma viagem a negócios, seja em uma reunião com o cliente.

A segurança dos dados é garantida pelos sistemas criptográficos oferecidos pelos provedores do serviço de armazenamento em nuvem, também chamado de cloud computing.

Sincronização de dados

Eliminar papel no escritório de contabilidade e passar a armazenar seus documentos digitalmente ainda favorece a melhor gestão deles, já que eles estarão disponíveis simultaneamente a todas as pessoas que precisam usá-los.

O serviço oferecido a sua empresa deve incluir backup automático, proteção de acesso com segurança extra e limite de permissões para acesso, dependendo do cargo e do profissional que vai utilizá-lo.

Como o Portal de Assinaturas auxilia nesse processo?

Se mesmo após a leitura você ainda tem dúvidas sobre a migração do papel para o digital, lembramos uma informação importante: com uma assinatura digital, seu documento digital tem total validade jurídica e já é considerado mais seguro do que o documento assinado fisicamente.

Dito isso, ao usar o Portal de Assinaturas, você terá acesso tanto ao uso da assinatura digital quanto a serviços de armazenamento em nuvem que ajudarão na sua gestão de documentos com a segurança garantida.

Outra vantagem é que o portal pode ser usado diretamente, por meio do site, ou ser integrado aos seus sistemas de gestão de negócios. Entre os serviços oferecidos, estão:

· assinatura digital;

· assinatura eletrônica;

· gestão de documentos;

· workflow.

É importante que você saiba que a assinatura digital utiliza um Certificado Digital para assinar um documento e tem a mesma validade que um registro de cartório. Já a assinatura eletrônica usa evidências para comprovar que uma assinatura foi realizada naquele documento, também garantindo validade jurídica.

Como você pode perceber, eliminar papel no escritório proporcionará a sua empresa a redução de custos com cartórios, motoboys que levam e trazem documentos aos seus clientes, impressão e o armazenamento dos documentos. Além disso, você poderá assinar seus documentos e contratos de onde estiver, dependendo apenas de acesso à internet.

Quer saber mais sobre como reduzir a burocracia na sua empresa? Então, leia este outro artigo que fala sobre os benefícios de usar o Portal de Assinaturas!

Elimine papel no seu escritório de contabilidade com o Portal de Assinaturas
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