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Como o portal de assinaturas pode ajudar sua empresa a economizar dinheiro?

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Todo empresário deseja economizar dinheiro da empresa, certo? Essa é uma das metas que mais contribuem para a sua competitividade e estabilidade financeira, mas nem sempre é simples de ser alcançada.

Na verdade, cortar gastos é uma tarefa complexa. Quando feita da maneira incorreta, os riscos de afetar a qualidade e a produtividade da empresa e sofrer com sérios gargalos é grande. Por isso, é necessário investir em estratégias e parcerias inteligentes.

O Portal de Assinaturas pode ajudá-lo a alcançar esse objetivo. Quer saber como? Continue com a leitura!

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Portal de Assinaturas: o que é e para que serve?

O Portal de Assinaturas é um software que oferece um serviço completo relacionado à guarda e assinatura de documentos eletrônicos. Trata-se de um recurso moderno, capaz de gerar economia e aumentar a mobilidade na empresa, já que pode ser usado diretamente no site ou ser integrado ao seu sistema de gestão.

Por meio dele, o gestor pode criar regras e personalizar a assinatura, acompanhar todas as etapas dos processos e receber notificações. Para isso, diversos documentos podem ser assinados digitalmente e eletronicamente, como:

  • processos judiciais e administrativos;
  • procurações;
  • propostas e orçamentos;
  • contratos com clientes e fornecedores;
  • laudos laboratoriais;
  • documentos cartorários;
  • contratos financeiros.

Como esse recurso ajuda a economizar dinheiro da empresa?

Um recente estudo da AIM (Association for Information and Image Management) e CENADEM concluiu que o Brasil movimenta R$2 bilhões em Gestão Eletrônica de Documentos, sendo que 25% dos entrevistados afirmam que o principal fator para a migração é a redução do volume de papel na empresa.

O Portal de Assinaturas é o recurso ideal para quem precisa reduzir gastos de maneira estratégica. Isso porque ele promove economia e, ao mesmo tempo, aumenta a eficiência, segurança e produtividade do negócio. Confira, na prática, como isso acontece!

Otimiza o tempo gasto nas tarefas

Tempo é dinheiro, não é mesmo? Com o Portal de Assinaturas em uso, você poderá reduzir até 85% do tempo gasto com tarefas manuais. Seu funcionário não precisará executar todos os processos para que um documento seja gerado, impresso, assinado, analisado e encaminhado ao setor responsável — com poucos cliques, essas ações são concluídas.

Na prática, o capital humano é melhor aproveitado, já que ele não se prende a atividades meramente burocráticas. A tecnologia faz esse trabalho e o colaborador se dedica a outras obrigações mais estratégicas para a empresa.

Elimina a necessidade de impressões

Conforme mencionado, um dos grandes motivos para que cada vez mais organizações migrem para os documentos digitais e para a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é que essa decisão elimina a necessidade de impressões.

Além da redução de gastos com itens de papelaria — como papel, impressora e tinta —, isso faz com que o negócio dispense os armários e arquivos físicos. Então há a economia de recursos e, também, de espaço.

A consequência disso é que o ambiente empresarial se torna mais organizado, o trabalho flui melhor e o capital economizado pode ser revertido para setores que contribuem para o fortalecimento da marca no mercado.

Dispensa o trabalho de motoboys para entrega de documentos

Com a eliminação de documentos impressos, sua empresa não precisará mais contratar motoboys. Esses profissionais fazem parte do cotidiano dos negócios e representam custos a mais no fim do mês.

É importante destacar que a desnecessidade da atuação desse trabalhador não afeta a produtividade da empresa. Afinal, os documentos são enviados eletronicamente, o que é mais rápido e seguro.

Gerencia e armazena documentos de qualquer lugar

A cloud computing, ou computação em nuvem, já é uma realidade em diversos empreendimentos. A possibilidade de acessar, modificar e assinar documentos de qualquer lugar do mundo é algo que traz mobilidade, agilidade e eficiência aos gestores e funcionários.

O Portal de Assinaturas acaba proporcionando mais esse benefício aos seus usuários. Dessa forma, o tempo para a tomada de decisões e os gastos com deslocamentos são reduzidos significativamente.

Essa tecnologia facilita os negócios e a vida de todos os que a utilizam. Sua organização se tornará muito mais produtiva e passará a usar menos recursos para executar as mesmas tarefas de antes.

Formaliza acordos e contratos com rapidez e validade jurídica

Quanto tempo você leva para formalizar acordos e contratos? Quando não há o uso de tecnologia, esse processo costuma ser lento, já que é preciso redigir, corrigir, imprimir, enviar o documento, autenticar assinaturas e aguardar a sua devolução.

O interessante é que com o Portal de Assinaturas isso se torna muito mais rápido e simples. O documento pode ser enviado digitalmente e a assinatura passa a ser eletrônica, tendo a mesma validade jurídica que a física.

Isso representa negociações mais rápidas e vantajosas. Em um mercado tão concorrido, a agilidade para firmar parcerias pode ser decisiva para o crescimento e fortalecimento de uma marca no mercado.

Reduz prejuízos com perdas e extravios de documentos

Por fim, é interessante mencionar que o uso de um sistema de gestão eletrônica de documentos reduz prejuízos decorrentes da perda e do extravio de documentos.

Se você trabalha com arquivos físicos, sabe que é possível que alguns papéis sumam ou sejam danificados e que há sérios riscos, como incêndios e até furtos de dados. A tecnologia atua para eliminar esses transtornos, armazenando tudo em um ambiente digital.

Lembrando que a segurança das informações é garantida. Além da possibilidade de criptografia — uso de códigos que dificultam o acesso —, o gestor tem a opção de limitar e escolher quem pode ver e modificar certos documentos.

Conforme visto, o Portal de Assinaturas é uma ferramenta completa para quem precisa economizar dinheiro da empresa. Mas ele é muito mais que isso! Seus benefícios ultrapassam a redução de gastos, conferindo muito mais eficiência, segurança e produtividade ao negócio.

O recurso é uma referência em assinatura digital e eletrônica e já está presente em diversas empresas brasileiras. Por isso, seja qual for o seu ramo de atuação ou o porte do seu negócio, não deixe de implementá-lo ao seu cotidiano.

Gostou das vantagens apresentadas? Que tal fazer um teste gratuito do Portal de Assinaturas e perceber, na prática, como ele pode ajudá-lo?

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