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As 9 dúvidas mais frequentes sobre a assinatura digital e eletrônica

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Ao longo do tempo, a utilização de documentos em papel está sendo descartada. Tradicionalmente, os processos eram manuais desde o arquivamento de documentos até a sua legitimação por meio do registro manuscrito do signatário feito em cartório. As novas formas de validação proporcionadas pela revolução digital abrangem a guarda de documentos, envio, recebimento e assinatura.

Dentro dessa evolução, surgiram diversos modos de registro de documentos e, com eles, muitas dúvidas de como utilizar, modo de funcionamento, diferenças entre cada um, aplicabilidade e seus benefícios. Pensando nisso, abordaremos, neste artigo, as principais dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica. Acompanhe!

1. A assinatura eletrônica e a assinatura digital são a mesma coisa?

Assinatura eletrônica x assinatura digital: você sabe quais as diferenças? Embora pareçam sinônimos, os termos assinatura digital e eletrônica não são a mesma coisa. A área corporativa do mercado tem buscado adotar formas de formalizar documentos por meio de assinaturas que não sejam manuscritas. A primeira vista, algumas soluções parecem ser iguais, o que gera uma certa confusão no momento de escolher uma delas.

Autoridades Certificadoras costumam conversar com empresas em que as duas opções não estão suficientemente claras. Muitas vezes, eles não sabem que tipo de assinatura incluir em seu fluxo de trabalho. Logo, é preciso ter conhecimento das peculiaridades de cada uma para que não haja dificuldades na hora de decidir qual será a mais adequadas às necessidades do negócio.

Afinal, assinatura eletrônica e digital são a mesma coisa? Dentro das características de cada uma, é importante compreender por meio de alguns exemplos como funciona algumas formas de validação digital como:

  • senhas: são códigos secretos utilizados como forma de reconhecimento previamente acordado entre as partes interessadas;
  • aceite digital: é um acordo feito de maneira digital que pode ser feito por meio de ações como clicar em um botão, confirmar leitura de termos etc.
  • assinatura digitalizada: é a reprodução de uma assinatura manuscrita por meio de equipamentos de escâner;
  • assinatura digital: é originada de um algorítimo de criptografia assimétrica (padrão x509 v3) que possibilita a integridade, segurança e não repúdio da assinatura do documento.
  • assinatura eletrônica: é utilizada para documentos como laudos, relatórios, pareceres, notas fiscais, ente outros. Isso se dá por meio de diversas formas como SMS, token, localização geográfica, código etc.

Dessa forma, fica mais fácil obter resposta para a seguinte questão: assinatura digital ou eletrônica: o que são e qual é a melhor para o seu negócio? Compreendendo os modos de utilização de cada forma e suas aplicações. Assim, tendo esse esclarecimento fica mais fácil compreender que a assinatura digital e eletrônica não são a mesma coisa e que cada uma tem aplicabilidade específica, bem como peso jurídico diferente.

2. O que é assinatura eletrônica?

As assinaturas eletrônicas são definidas como símbolo ou processo eletrônico, anexado ou logicamente vinculado a um contrato ou outro tipo de documento por sua própria execução ou aprovação de uma pessoa que deseje assinar este registro. Basicamente, uma assinatura eletrônica é o equivalente da assinatura manuscrita digitalizada.

A assinatura eletrônica serve para confirmar o conteúdo de um documento que não envolva grandes riscos financeiros como contratos de prestação de serviço, aceites de propostas, financiamentos, recibos etc. Ela é gerada a partir de um dispositivo como tablet, smartphone e desktop, tendo sua eficácia probatória colhida por evidências de voz, imagem, GPS, entre outros.

Dessa maneira, ela serve para confirmar o conteúdo de um documento ou determinações em um arquivo. Portanto, ela é altamente empregada para confirmar transferências, fechar termos de negócios e validar recebimentos e envios com maior praticidade.

3. O que é assinatura digital?

Em contraste, as assinaturas digitais são bem diferentes. Para ilustrar, é útil voltar um pouco e analisar os problemas de segurança relacionados a documentos e fluxos de trabalho baseados em papel. As dificuldades mais comuns que as pessoas e empresas enfrentam ao lidar com documentos em papel são:

  • A pessoa que assina o documento é aquela que afirma ser?
  • Como posso verificar se a assinatura é válida e não é falsa?
  • Como eu valido que o documento não foi adulterado?

Os mesmos problemas ocorrem com fluxos de trabalho de documentos eletrônicos. Ao contrário das assinaturas eletrônicas, no entanto, as assinaturas digitais ajudam a resolver o problema. Elas são essencialmente o equivalente virtual de uma assinatura autenticada em cartório.

Para assinaturas digitais, um terceiro confiável, uma Autoridade Certificadora, atua como um tabelião e confirma sua identidade. Em resumo, as assinaturas digitais podem verificar e proteger por meio do processo criptográfico:

  • o documento é autêntico e vem de uma fonte verificada;
  • o documento não foi manipulado desde a assinatura digital. Se um documento foi alterado desde que a assinatura foi aplicada, a assinatura é exibida como inválida;
  • sua identidade foi verificada por uma organização confiável (Autoridade Certificadora).

4. Como funciona esse sistema de assinaturas?

A Autoridade Certificadora vincula essa identidade a um certificado digital baseado em criptografia, para que você possa usar assinaturas digitais em documentos e plataformas de assinatura baseadas na nuvem. Quando alguém assina digitalmente um documento, um algoritmo criptográfico conecta o certificado digital com os dados assinados digitalmente a uma impressão digital exclusiva.

A singularidade dos dois componentes da assinatura faz delas um substituto viável para as assinaturas manuscritas. O sistema de assinaturas publica certificados para os usuários, mantém as informações de status do certificado atualizadas e prepara listas de revogação para aqueles que solicitam, mantendo arquivados os certificados expirados ou revogados.

A interface que gerencia esse sistema é o Portal de Assinaturas. O usuário envia documento e o cataloga de acordo com sua necessidade para guarda e compartilhamento, bem como consultas. Níveis de permissão podem ser configurados para que as ações referentes a assinatura e acesso aos arquivos seja feita de acordo com as atribuições de cada membro da equipe de profissionais.

Em suma, o funcionamento do sistema de assinaturas consiste em:

  • o provedor de serviços de certificado autentica o usuário com documentos válidos e confiáveis;
  • o provedor de serviços coleta o registro do certificado em um diretório;
  • o usuário assina o documento e o envia para a outra parte, fornecendo a identidade do proprietário da mensagem com sua própria chave privada, a integridade e a inegabilidade da mensagem;
  • a outra parte recebe a mensagem, aprova a assinatura eletrônica com a chave pública do usuário e consulta o arquivo de dados para verificar a validade e o status do certificado do usuário;
  • o registro de dados passa as informações de status válidas / canceladas do certificado para a outra parte.

Dentro do sistema de assinaturas, cada pessoa envolvida é notificada com um link para acessar e assinar o arquivo. Essas notificações são feitas na ordem correta em que as assinaturas devem ser feitas. Quando todas as partes assinam o documento e não há mais pendências, o processo é encerrado e os usuários informados.

Embora o funcionamento pareça simples, há uma ordem lógica e padronizada para extrair ao máximo a otimização dos processos de assinatura. Assim, o serviço é feito de modo confiável e em condições flexíveis, sem que haja a necessidade de todos estarem no mesmo local.

5. A assinatura eletrônica é segura?

Em muitos cenários, o remetente e o destinatário do documento precisarão da convicção de que o documento nunca foi adulterado em trânsito. A criptografia oculta o conteúdo do documento, diminuindo a possibilidade de adulteração dos dados que foram submetidos a essa codificação, pois seu mecanismo robusto exige um grande esforço para sua quebra, bem como a reorganização dos dados para a sua compreensão por parte do interceptor.

Além do mais, se o documento foi assinado digitalmente, qualquer modificação do documento invalidará a assinatura. É impossível quebrar a assinatura eletrônica, e a chave para isso é que o mecanismo aprimorado de proteção criptográfica é multinível e muito complexo. A única ameaça que está à sua espera é a perda física de uma chave secreta ou senha.

É altamente recomendável fornecer um local seguro para armazenar a chave, e isso não deve ser um disco rígido do computador ou uma unidade flash comum. Armazenamentos especializados de hardware e software, como tokens, são ideais para essa finalidade.

6. Qual é a validade jurídica dos documentos digitais?

Dentro das diversas dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica que surgem, você já deve ter se perguntado: como fazer uma assinatura digital em contratos com validade jurídica? Dependendo da natureza do documento assinado, uma assinatura eletrônica na forma de uma imagem escaneada da assinatura manuscrita do signatário será considerada juridicamente vinculativa.

No entanto, hoje, por meio da Medida Provisória 2.200-2 as assinaturas digitais são legitimadas e reconhecidas com o mesmo peso jurídico que as manuscritas reconhecidas em cartório. Devido a isso, uma assinatura digital garante autenticidade e integridade que pode suportar uma ação judicial, permitindo a validade de documentos digitais.

A decisão sobre qual tipo de assinatura alguém deseja implementar depende do tipo de documentos que precisam ser assinados e do grau de autenticidade que precisa ser atendido. A lei institui a infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil), composta por Autoridades Certificadoras e um comitê gestor, tendo o Instituto Nacional de Tecnologia (ITI) como a base dessa cadeia.

A MP reconhece outros modos e comprovação de autoria de documentos digitais, ou seja, reconhece também a assinatura eletrônica. Porém, a assinatura digital confere a presunção de legalidade. A Autoridade Certificadora garante o fornecimento de chaves criptográficas (uma pública e outra privada), que são vinculadas ao certificado emitido, garantindo a validade do documento digital.

7. Quais são os benefícios da assinatura digital e eletrônica?

O uso da assinatura digital e eletrônica podem trazer diversas vantagens estratégicas dentro da organização. Isso abrangendo o fluxo de documentos produzidos na rotina diária e também os custos com equipamentos e materiais. Separamos, logo abaixo, os principais benefícios de aderir a essa tecnologia.

Carimbo digital (timestamp)

Uma das vantagens de usar uma assinatura digital é a capacidade de inserir um carimbo de tempo de um terceiro. Isso significa que, em vez de depender da hora do sistema local (que pode ser manipulada) ou de que o assinante insere manualmente a data e a hora (que podem estar corrompidas), a data e a hora em que a assinatura foi inserida são determinadas por uma terceira parte confiável.

Por exemplo, algumas Autoridades Certificadoras, como o Portal de Assinaturas, oferecem esse serviço a partir de um padrão. A adição de um registro de data e hora suporta auditorias e transações críticas, garantindo a hora e a data inegáveis em que a assinatura ocorreu. Destinatários de documentos assinados digitalmente que contêm um registro de data e hora de terceiros podem verificar facilmente quando o documento foi assinado.

Economia de tempo e materiais

Com o uso da assinatura digital e eletrônica, enviar e assinar documentos é mais rápido do que nunca. Imprimir, assinar e digitalizar arquivos para você e seus clientes não será mais uma necessidade. Assim como esperar até que a outra parte esteja presente para confirmar o contrato. Logo, é possível assinar a qualquer hora, em qualquer lugar.

Imprimir e enviar documentos pelo correio consome nossos recursos financeiros e naturais. A assinatura digital e eletrônica facilitam o trabalho a distância e ajudam a reduzir o uso de energia para o transporte. Assim, você reduz seu impacto ambiental, pois todas as etapas são digitais.

Automatização completa

A tendência de fazer negócios em todo o mundo é automatizar todos os processos e mudar para um ambiente de negócios digital. Muitas vezes, a etapa final da assinatura de contratos não é automatizada e ainda é feita em papel. Com a adoção de assinaturas digitais e eletrônicas, você pode dar o próximo passo e concluir um processo comercial totalmente digital e automatizado.

Isso aumenta a agilidade com todo o processo de geração de documentos eletrônicos sem que ocorra gargalos durante a execução. Os ganhos no faturamento empresarial se tornam evidentes pela capacidade aumentada e pela facilidade de conclusão das transações de negociação com clientes e parceiros.

Autenticação

As informações sobre a entidade que envia o documento são frequentemente incluídas no documento, mas as informações podem ser imprecisas. Assinaturas digitais podem ser usadas para autenticar a origem de um documento. Quando a propriedade da chave privada usada para assinatura digital é vinculada a um usuário específico, uma assinatura válida indica que o documento foi enviado desse usuário.

A importância da alta confiança na autenticidade do remetente é particularmente evidente no contexto das finanças. Por exemplo, suponha que uma agência bancária envie uma instrução para a matriz solicitando uma alteração no saldo de uma conta. Se a matriz não estiver convencida de que tal mensagem foi realmente enviada de uma fonte autorizada, responder a tal solicitação seria um erro fatal.

8. Como é feito o processo de assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é um método que comprova a identidade de um indivíduo no mundo da Internet. Em outras palavras, em documentos e contratos reais, fica validado que os arquivos são assinados pela própria pessoa. Sabendo que o termo assinatura eletrônica abrange as formas de legitimação que substituem a forma convencional manuscrita.

Para fazer o processo de assinatura eletrônica, basta acessar a plataforma que fornece o serviço como o Portal de Assinaturas. Após isso, o usuário deve fazer o upload do arquivo desejado e em seguida utilizar as opções disponíveis para fazer a assinatura eletrônica, que podem ser o endereço de IP, uma confirmação por SMS, foto, voz, GPS, entre outros.

Quando se trata de assinatura digital o processo é diferente, pois lida com criptografia. Uma chave privada é vinculada ao signatário como uma identidade única e intransferível, já a chave pública é utilizada para verificar a legitimidade da mensagem pela pessoa que recebe o documento. Usando uma função chamada hash, que produz uma sequência de bits totalmente diferente de uma outra, que evita riscos de fraude.

Ao se enviar um documento criptografado com a chave privada, o texto e a chave pública são entregues para o destinatário, que verifica a assinatura digital com a chave pública. A função de hash do texto enviado compara o valor gerado no momento da assinatura do documento, certificando que ele não foi adulterado.

A chave pública não tem o poder de modificar o documento em nenhuma instância, por isso, independentemente de quantas pessoas tiveram acesso a ela, a sua única função é a de certificar a autoria da assinatura do documento eletrônico. Por conta de todo esse processo de codificação a assinatura digital segue os seguintes princípios:

  • autenticidade: a assinatura foi realmente feita pelo signatário;
  • integridade: nenhuma alteração pode ser feita no arquivo;
  • não repúdio: a autoria da assinatura não pode ser negada pelo remetente.

9. Mais dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica?

É normal, ao ter um primeiro contato com tecnologias digitais, ter dúvidas: como entendimento sobre os conceitos, como utilizar, como se proteger etc. Por isso, separamos outras dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica corriqueiras que são muito frequentes.

Como verificar a validade da assinatura digital?

O certificado de uma assinatura digital geralmente é enviado junto ao documento assinado. Com a ajuda de um software de verificação de assinaturas, acessa-se online a lista de certificados oferecidos pelo provedor de serviços de certificação que emitiu o certificado a ser examinado.

O software verifica automaticamente se o certificado especificado era válido no momento em que a assinatura foi emitida e não bloqueada. Se nenhum certificado foi enviado com a assinatura eletrônica, uma comparação manual do nome do proprietário com os certificados listados também pode ser feita.

Como saber se o conteúdo do arquivo não foi alterado?

Além da validade do certificado, o arquivo é verificado quanto a alterações após a criação da assinatura. Para isso, o software de teste usa o certificado verificado anteriormente para descriptografar o valor de hash do arquivo assinado e cria seu próprio valor de hash. Ambos os valores devem corresponder para comprovar que o documento permaneceu inalterado desde que foi assinado.

Qual é a diferença entre os termos usados na assinatura eletrônica?

O conceito de assinatura eletrônica é uma definição geral e superior. Ela abrange assinatura digitalizada, identificação por retina do indivíduo, áudio, uma impressão digital contendo medidas biométricas utilizadas gravando as características biológicas, tais como assinaturas digitais para fornecer autenticação de integridade das informações e identidades das partes.

A assinatura digital, em outras palavras, é baseada na técnica de criptografia assimétrica. Ele é obtido encontrando-se um valor pensado como único, passando o conteúdo por meio de funções matemáticas. A assinatura eletrônica segura dá o mesmo resultado legal que a assinatura entregue manuscrita de acordo com a Medida Provisória 2.200-2.

Quais são as áreas de aplicação dos Certificados Digitais?

  • integridade, autenticação e não repúdio: as organizações usam certificados digitais para garantir que as mensagens sejam transmitidas pela pessoa certa de forma que o conteúdo não possa ser negado e a contraparte não possa negá-lo;
  • controle de acesso: usado para controlar o acesso a sistemas e terminais de computadores, sites da Internet, intranets e outras redes digitais;
  • prova de transmissão de documentos: existe a necessidade de um registro de data e hora para validar o momento do registro dos documentos vitais;
  • arquivamento e aquisição de documentos: as organizações podem precisar verificar se as mensagens armazenadas não foram modificadas.

Que tipo de informação está incluída nos Certificados Digitais?

  • número de série do certificado;
  • nome do detentor do certificado;
  • chave pública que corresponde à chave privada do proprietário do certificado;
  • nome da instituição emissora;
  • versão do certificado;
  • algoritmos criptográficos usados;
  • período de validade;
  • assinatura digital do certificado.

Logo, fica mais claro a empregabilidade de cada tipo de assinatura. Em suma, assinaturas digitais são recomendadas para substituir as manuscritas reconhecidas em cartório, enquanto que a assinatura eletrônica é usada para documentos e procedimentos que não necessitem de reconhecimento jurídico.

Dessa maneira, identifique quais são as necessidades dentro do fluxo de trabalho da sua empresa, sabendo que as principais vantagens da utilização é a redução de custos e maior agilidade nos processos internos. Sendo assim, ao contar com o Portal de Assinaturas você pode obter o esclarecimento de dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica, bem como todo o apoio necessário para a sua migração.

E então, gostou desse artigo? Agora que você esclareceu as dúvidas sobre assinatura digital e eletrônica, deixe seu comentário logo abaixo. Até a próxima!

As 9 dúvidas mais frequentes sobre a assinatura digital e eletrônica
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