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Documentos digitais: 6 motivos para deixar de vez os papéis de lado

Documentos digitais: 6 motivos para deixar de vez os papéis de lado
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Você já ouviu falar em documentos digitais? Eles são documentos gerados pela codificação em dígitos binários e podem ser acessados por sistemas computacionais. Basicamente, esses arquivos são criados e armazenados de forma digital e ainda podem ser assinados digitalmente.

Tais características conferem diversas vantagens aos processos das empresas, que precisam cada vez mais de soluções que os facilitem e otimizem. No artigo de hoje, você descobrirá 6 motivos que farão com que você deixe os papéis de lado e opte pelos documentos digitais. Confira!

1. Aumento da produtividade

Um dos principais objetivos das empresas é aumentar a produtividade de seus processos, melhorando a gestão do tempo. A boa notícia é que o uso de documentos digitais consegue cumprir com esse objetivo.

Para começar, há uma enorme redução do tempo que seria tempo gasto com a organização e procura de informações quando comparado a um arquivo físico com várias gavetas e papéis.

As informações podem ser consultadas a qualquer momento, de qualquer lugar. Como os documentos podem ser assinados de forma eletrônica ou digital, um processo que poderia durar meses pode durar dias ou até horas.

Digitalmente, o gerenciamento de arquivos é mais rápido, mas fácil e mais seguro. Tanto o armazenamento como a pesquisa e utilização dos documentos são simplificados. A empresa consegue otimizar a emissão de documentos, a administração e a contabilidade.

Uma prova de que isso impacta diretamente na produtividade é que é possível reduzir até 80% do tempo gasto em tarefas manuais com a utilização de documentos e gerenciamento de forma digital.

2. Redução de custos

Além de aumentar a produtividade, a implantação de documentos digitais assegura uma redução de custos. Colocando na ponta do lápis a quantidade que uma empresa gasta com impressões — incluindo as tintas, papéis e manutenção da impressora — é fácil perceber como é econômico deixar de usar documentos físicos e optar pelos digitais.

Sem contar o fato de que uma empresa que tem seus processos otimizados consegue obter mais lucros, já que há um aumento no número de clientes que podem ser atendidos.

Os documentos físicos ainda exigem idas ao cartório, custos com office boy e outros gastos que se tornam desnecessários ao usar os documentos digitais.

3. Aumento da segurança

A maior preocupação em transformar documentos físicos em documentos digitais costuma ser com relação à segurança. Entretanto, existem vários aspectos que conferem aos documentos digitais uma segurança ainda maior do que os tradicionais papéis impressos.

Usando a tecnologia de cloud computing, por exemplo, somente acessarão os arquivos quem tiver os dados necessários. Com isso, a empresa evita que dados importantes caiam nas mãos de concorrentes ou se percam.

No caso de assalto, incêndio ou outros incidentes, os arquivos ainda estarão seguros na nuvem, de forma que a empresa não terá problemas para reemiti-los ou consultá-los posteriormente.

Há também a possibilidade de programar backups e enviar o documento para mais de um servidor. Caso ocorra a falha em um deles, o outro garante que o documento estará disponível. Outro aspecto que colabora para a segurança dos documentos digitais é o fato de que eles não se desgastam com o tempo.

Algumas empresas têm um arquivo em que são armazenados uma grande quantidade de papel que precisa estar em boas condições em casos de necessidade. Para isso, eles precisam ser trocados de tempos em tempos para que não fiquem deteriorados, enquanto os arquivos eletrônicos dispensam essa necessidade.

4. Otimização do espaço

Quando a empresa tem um arquivo morto mantido por tempo indeterminado e não há um prazo para eliminação, chega o momento em que acaba o espaço e é necessário aumentar o local ou terceirizar a armazenagem. Com o uso dos documentos digitais, não há a necessidade de ter pastas com documentos impressos e nem um local para armazená-las fisicamente.

O espaço, então, pode ser utilizado para outras finalidades e a infraestrutura que era necessária para condicioná-los é uma forma de investimento que, com o tempo, trará outros retornos. Atualmente muitos documentos já nascem de forma digital, facilitando os procedimentos. A tendência é que esse número só aumente.

5. Impedimento de assinaturas fraudadas

Os documentos digitais podem ser assinados digitalmente e ter a mesma validade judicial de uma assinatura reconhecida em cartório. Para isso, é necessário apenas estar de acordo com o processo de certificação digital oficial brasileiro, o ICP Brasil.

Ele assegura a autenticidade do documento e o não repúdio, que é quando a pessoa que assinou o documento não pode negar a transação posteriormente.

Para assinar os documentos digitais, é preciso ter um certificado digital,. Utilizando uma plataforma de assinaturas, o certificado poderá ser utilizado para autenticar a assinatura em um documento. Além disso, é possível verificar rapidamente se a assinatura é válida ou não e as fraudes são evitadas.

6. Uso da tecnologia como aliada

Não há como negar que os processos internos das empresas vêm se transformando por conta da tecnologia. Os documentos físicos estão se tornando escassos e, inclusive, as instituições governamentais já estão adotando recursos como os documentos digitais.

O motivo para que a tecnologia esteja sendo cada vez mais incorporada é simples: ela traz diversas facilidades. De acordo com a organização norte-americana “The Conference Board”, o trabalho de um americano tem o mesmo rendimento de quatro brasileiros.

Um dos motivos é justamente porque países mais desenvolvidos como os Estados Unidos investem mais em inovação e infraestrutura, que é essencial para o aumento da produtividade.

As empresas precisam começar a enxergar a tecnologia como uma aliada, principalmente porque ela veio para ficar. Quem não se adaptar às mudanças corre o risco de ficar ultrapassado e perder muitas oportunidades de negócios, dando vantagens extras para os concorrentes que forem pelo caminho inverso e adotarem essas novidades.

Empresas que começam a criar a estrutura adequada, adquirindo um software, um certificado digital e realizando treinamentos internos para o uso correto dos documentos digitais, geralmente começa a digitalizar diversas outras etapas e assim ocorre uma evolução tecnológica que só traz benefícios, tanto para as empresas quanto para os clientes.

Agora que você já sabe por que deve optar pelos documentos digitais, assine nossa newsletter e obtenha outras informações sobre esse tema que podem ser muito úteis para você!

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