Digitalização de documentos: como fazer e por quê?

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Eliminar a papelada já está se tornando uma obrigação para as empresas que desejam aumentar a produtividade, ser minimamente sustentáveis e garantir a segurança da informação. Mas nem todas entenderam, ainda, a importância de fazer isso e quais caminhos devem seguir para começar esse processo.

O primeiro passo é entender a diferença entre a digitalização de documentos e os documentos digitais. Um exemplo disso é o que o governo vem fazendo com os principais documentos de identificação do cidadão, como a CNH e o título de eleitor digital.

Você também precisa entender o que é assinatura eletrônica e como ela se difere da assinatura digital, além de descobrir como elas devem ser usadas para evitar os perigos da digitalização de assinaturas.

Parece complicado? Não se preocupe! Não é assim tão difícil e, ao fim da leitura deste post, você saberá tudo sobre esse assunto! Continue conosco!

Qual é a diferença entre documento digitalizado e documento digital?

Como dissemos, você precisa entender bem essa diferença para dar os seus primeiros passos rumo à digitalização de todos os documentos da sua organização. Vamos a uma definição bem simplificada para que você entenda de uma vez!

  • digitalização: o documento foi originado no papel e será passado para o computador, em formato digital. É feita por meio de um escâner, por exemplo;
  • documento digital: originado, desde o princípio, de forma digital, esse documento é codificado e acessível no computador.

Outro jeito de resumir isso é dizer que o documento digital nasce no computador, tramita, é armazenado e é até eliminado apenas digitalmente. Já o digitalizado era impresso e passa a ser digital, mas não tem o mesmo valor jurídico — é como uma fotocópia.

Como digitalizar os documentos da empresa?

Na sua empresa, você pode iniciar os dois processos simultaneamente, digitalizando o arquivo com toda a sua papelada e iniciando o processo para uso apenas de documento digital, eliminando, assim, a necessidade de armazenar fisicamente essa documentação.

Para digitalizar o seu arquivo, você deve prepará-lo com a limpeza e o restauro da papelada mais antiga, se for necessário, e depois escaneá-lo. O arquivo pode ser feito na nuvem para garantir que não haja perda de material. Daí para frente, é só iniciar o processo para que todos os documentos comecem a nascer digitais.

É exatamente isso que a maioria dos clientes em todo o Brasil fazem. A mudança é gradativa, mas gera um impacto positivo enorme em toda a organização.

Por que apostar na utilização de documentos digitais?

A lista de benefícios a partir do momento em que uma empresa passe a usar os seus documentos de forma digital é imensa. Confira abaixo:

  • redução de custos com a eliminação de papel;
  • contribuição com o meio ambiente;
  • segurança e organização dos documentos;
  • acessibilidade e mobilidade corporativa proveniente dos dados em nuvem;
  • agilidade no manuseio e na organização de documentos;
  • garantia de validade jurídica;
  • redução do risco de fraude;
  • possibilidade de realizar assinaturas digitais e eletrônicas, processo que envolve inúmeras outras vantagens que o documento físico não permite.
  • acesso às informações de qualquer lugar do mundo e de qualquer dispositivo.

Como funciona a gestão de documentos digitais?

Um sistema de gestão de documentos como o oferecido pelo Portal de Assinaturas ajuda a melhorar o desempenho de todos os setores de uma empresa, atendendo às necessidades ligadas à otimização de tempo, redução de custos operacionais e segurança no armazenamento de dados.

Os contratos convencionais, por exemplo, podem ser convertidos para documentos eletrônicos, que oferecem uma vantagem incrível no tempo de envio e retorno da papelada, a diminuição da necessidade de transporte ou uso do serviço dos Correios, queda nas impressões e eliminação dos espaços destinados apenas à guarda desse material — tudo passa a ser feito digitalmente.

Ou seja, um processo que poderia levar um mês ou mais para ser concluído, tomando um tempo enorme e desgastando a equipe, passa a ser feito em dois ou três dias. O impacto também é econômico, uma vez que não se usa mais papéis, impressora e tinta, deslocamentos, arquivos físicos etc.

Por fim, com a gestão de documentos digitais e a automatização de todos os processos que a envolvem, a segurança das informações é ainda maior. Isso porque o armazenamento dos dados e dos documentos, além de assinaturas de clientes, é feito em nuvem, com a garantia de diversos servidores preparados para essa guarda.

Também evita os extravios, os riscos de violação das informações, acidentes ou problemas causados por negligência. Os documentos são protegidos por criptografia e podem ser enviados, recebidos e armazenados na internet com total segurança.

Quais os passos para a digitalização de documentos na sua empresa?

Já vimos que os processos de digitalização de documentos são um caminho sem retorno, pois essa automatização trará inúmeras vantagens ao seu negócio. Mas antes de iniciá-los, é preciso seguir alguns passos para que não haja desperdício de tempo, perda de materiais importantes, entre outros problemas.

Sendo assim, reúna a sua equipe e faça uma avaliação e um planejamento de como se dará esse processo dentro da companhia. Para isso, respondam, em conjunto, alguns questionamentos, como:

  1. Quem, do setor, vai fazer a captura dos documentos para digitalização?
  2. Sua empresa vai optar por um parceiro para armazenamento em nuvem?
  3. Quem terá acesso aos documentos digitalizados e como isso se dará?

O ideal é que, dependendo do tamanho do seu arquivo físico de documentos, uma pessoa ou uma equipe fique responsável por separar aqueles que devem ser digitalizados, e reuni-los por assuntos. Assim, poderão ser criadas categorias que vão facilitar sua busca depois que eles estiverem armazenados digitalmente.

Antes de passar pelo escâner, devem ser retirados clipes e grampos que podem danificar a máquina. Esse é, também, um bom momento para fazer uma limpeza na papelada, eliminando aqueles documentos muito antigos e que não têm mais necessidade de serem guardados.

Qualidade da digitalização

Como sua empresa provavelmente guarda documentos importantes, como recibos, notas, contratos e dados sobre clientes e sobre o próprio negócio, é preciso que a digitalização seja feita com qualidade para que nenhuma informação seja perdida. Use equipamentos confiáveis para fazer esse processo e salve os documentos com tamanho menor de arquivo, mas com qualidade na resolução das imagens.

Cada cópia digitalizada deve ser checada pelas pessoas que estão fazendo o trabalho para garantir que não haja erros, manchas que atrapalhem a leitura, falha na digitalização etc. Esse controle de qualidade é imprescindível para a segurança dessa operação.

Com tudo isso feito, é hora de passar para a fase de indexação, salvando em pastas com nomes que façam sentido para todos os colaboradores que terão acesso ao material. Isso facilita no momento da busca pelos documentos digitalizados, quando necessário. Você pode usar a data, nomes, e seções para que as informações sejam encontradas facilmente pelos mecanismos de busca usados na gestão de documentos digitais.

Por fim, faça um treinamento com a equipe para que todos entendam como os documentos podem ser acessados. Dependendo do tipo de negócio, pode ser importante fazer a mesma coisa com os clientes, caso eles também precisem ter acesso fácil ao material que foi digitalizado.

Quais os benefícios da gestão de documentos fiscais em plataformas em nuvem?

Processos que poderiam ser muito mais simples na rotina de uma empresa acabam sendo dificultados e atrasam o andamento de todo o fluxo, reduzindo a produtividade da equipe, aumentando a possibilidade de erros e levando a retrabalhos, o que causa frustração aos colaboradores. Transações que precisam ser formalizadas em cartório, coleta de assinaturas e reconhecimento de firma podem ser eliminadas com a gestão de documentos digitais.

Assim, com a desburocratização dos processos, o gerenciamento dos documentos se torna mais eficiente, ajudando, inclusive, na fidelização de clientes e no crescimento da empresa como um todo. Mas para que isso ocorra verdadeiramente, o armazenamento em nuvem feito pelo Portal de Assinaturas é a melhor opção. Veja o porquê abaixo:

  • mais eficiência na organização e no controle dos documentos;
  • maior agilidade e segurança nas operações;
  • mais controle de prazos, evitando problemas com a fiscalização e, até mesmo, pagamento de multas;
  • maior confiança e credibilidade junto aos clientes;
  • monitoramento feito por uma equipe especializada e de forma personalizada;
  • possibilidade de acesso de qualquer lugar e por todas as pessoas que tiverem autorização, bastando somente ter internet;
  • praticidade no compartilhamento de dados;
  • total segurança das informações contidas nos documentos com autenticação de usuários e uso de criptografia para proteção de dados;
  • bom funcionamento e desempenho dos processadores, eliminando os riscos de perdas;
  • espaço ilimitado para a guarda de documentos;
  • não há necessidade de guardar cópias de segurança em dispositivos como Pen Drives, HDs externos, computadores etc.;
  • liberação de espaço físico na empresa, antes destinado a armários ou prateleiras usados apenas para guardar a papelada.

Como garantir a segurança e a proteção da informação com o uso de documentos digitais e digitalizados?

Há uma série de ferramentas que garantem que os seus documentos digitais não fiquem perdidos e não sofram fraude. Confira algumas delas!

Certificação digital ICP-Brasil

Ela é a garantia de que a identificação do responsável pelo documento digital é autêntica e de que tudo o que for feito usando essa certificação é de responsabilidade daquela pessoa, garantindo total validade jurídica.

Assim, a certificação digital é um reconhecimento eletrônico, feito por meio de criptografia, com uso exclusivo e que não pode ser transferido para outra pessoa física ou jurídica — é ela que assegura a identidade digital daquele documento.

Assinatura digital

O documento digital deve receber a assinatura, também digital, que garante a responsabilidade sobre ele, como se fosse uma firma reconhecida no papel, em cartório. Ela necessita do certificado digital para ser feita.

Com ela, o documento tem a garantia de autenticidade e de que não foi alterado após a sua elaboração e envio. A assinatura digital também confere o não repúdio, ou seja, o autor não pode negar que o conteúdo é de sua responsabilidade.

Criptografia

Como mencionamos, é uma chave de segurança, um código que permite abrir e fechar um documento sem que ele seja violado e garantindo a sua confidencialidade. Por meio dela, o documento só pode ser decifrado pelas pessoas que possuem a chave secreta.

Com a criptografia, é impossível alterar ou deturpar o conteúdo de um documento ou uma mensagem.

Armazenamento na nuvem

Com ele, a segurança da sua documentação é garantida, pois tudo estará codificado. Somente pessoas autorizadas e com uma senha poderão acessar as informações. A vantagem é, também, de poder acessar e usar os dados em qualquer lugar, mesmo por meio de um dispositivo móvel, como o smartphone ou tablet, precisando apenas de uma conexão com a internet.

Os documentos digitais armazenados em nuvem facilitam o gerenciamento dos dados, dão mais segurança à documentação da empresa e não ocupam espaço. Por fim, a organização acaba tendo economia com todo esse processo.

Qual é a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Essa informação é fundamental para quem pretende iniciar o processo de digitalização de documentos na sua empresa. Para começar, é sempre importante procurar uma empresa especializada para que você seja atendido com excelência e receba ajuda para fazer a gestão dos seus documentos.

A sua procura deve ser por uma plataforma de assinaturas, que vai garantir que você consiga gerenciar, assinar e enviar documentos digitais com total validade jurídica. Usando uma tecnologia como a certificação digital, os seus documentos e contratos poderão ser online, com toda a segurança e a redução dos riscos de fraude.

Veja, agora, a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica, que vão garantir que você possa digitalizar a sua documentação sem preocupações:

  • assinatura digital: usa o Certificado Digital ICP-Brasil e equivale à sua assinatura autenticada de próprio punho quando usada nos documentos digitais, sem necessidade de passar por um cartório físico. Além disso, ela garante o não repúdio, ou seja, o signatário não pode negar a sua autoria;
  • assinatura eletrônica: também pode ser usada para autenticar a sua assinatura em contratos e outros documentos eletrônicos menos complexos. Também tem validade legal, apesar de não ter certificado digital nessa modalidade.

A digitalização de documentos, a gestão deles online e o seu armazenamento em nuvem são inovações que não devem ser negligenciadas pelas empresas que buscam mais eficiência, aumento da produtividade dos seus colaboradores e, consequentemente, maior rentabilidade. Não deixe de implementar essa ideia em seu negócio e aproveitar todos os benefícios que essa mudança tem a oferecer à sua organização.

Entendeu a importância da digitalização de documentos para melhorar a gestão deles na sua empresa? Que tal, então, continuar a leitura e saber por que você não deve escanear a sua assinatura para usá-la na internet? Você vai descobrir que há formas mais seguras de usar a sua firma no meio online, garantindo, inclusive, validação jurídica ao procedimento.

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