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Conheça Marcelo e veja como ele conseguiu desburocratizar os processos em sua empresa

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A atuação em uma pequena ou média empresa pode ter rotinas difíceis de encarar. Marcelo que o diga! Gerente do setor de compras no escritório onde trabalho, passou anos sofrendo no labirinto da burocracia que envolve a gestão dos documentos, a obtenção de assinaturas e reconhecimento de firma, entre outras atividades que acabavam emperrando os processos e refletindo em sua produtividade e a de todos na empresa.

Mas isso mudou quando ele passou a desburocratizar processos com o uso do Portal de Assinaturas. O alívio por perceber que há maneiras de atuar no gerenciamento e guarda de contratos e outros documentos de forma segura e ágil era a solução que ele buscava para conseguir atuar mais estrategicamente no negócio. Quer saber melhor como aconteceu essa história? Então, leia o artigo até o final!

Como a burocracia atrapalhava a empresa?

Na rotina de Marcelo, processos que poderiam ser simples, como a formalização de transações em cartório, obtenção de assinatura e reconhecimento de firma, gestão de documentos, entre outras atribuições no setor de compras da empresa, acabavam se tornando um verdadeiro martírio. Afinal, todo o processo poderia levar até 30 dias para ser finalizado, ou mais, ocupando de 20% a 30% do seu tempo de trabalho.

Entre as suas preocupações com a falta de produtividade no escritório estavam:

  • excesso de procedimentos feitos de forma manual, com a possibilidade de gerar erros;
  • muitos deslocamentos até os clientes para validação de contratos e outros documentos;
  • tempo excessivo para formalização de processos devido à demora dos correios;
  • gestão de fornecedores pouco afeitos ao uso da tecnologia de assinatura digital;
  • acúmulo de papelada no arquivo da empresa, com dificuldade para organizar o armazenamento dos documento e, assim, fazer uma gestão eficiente deles.

Qual foi a solução encontrada para desburocratizar processos?

Marcelo sabia que um dos primeiros passos para melhorar o andamento do seu trabalho na empresa — que acabaria se refletindo na produtividade de toda a equipe — era fazer uma gestão eficiente de contratos. Ele entendia que esse era um diferencial importante, inclusive, para a fidelização de clientes e para o crescimento do negócio. Então, como obter isso?

Outro ponto que preocupava o profissional, nesse sentido, era a pressão pela redução de custos e pela melhoria no desempenho da empresa como um todo. Assim, tinha que encontrar uma solução para o gerenciamento de documentos que ajudasse a diminuir os gastos operacionais.

Otimizando o fluxo de trabalho, Marcelo conseguiria, então:

  • monitorar melhor as variações orçamentárias;
  • negociar contratos mais vantajosos para a empresa;
  • diminuir desperdícios;
  • supervisionar o cumprimento das obrigações previstas nos contratos;
  • controlar com eficiência pagamentos e vencimentos;
  • armazenar documentos com segurança.

Sistema de gestão de documentos

Com toda a lista de benefícios que Marcelo procurava para a melhoria no desempenho do seu setor, ele saiu em busca de uma solução que pudesse atender a todas essas necessidades. Foi assim que encontrou as funcionalidades do sistema de gestão de contratos do Portal de Assinaturas. Veja, a partir de agora, os benefícios oferecidos a ele a partir dessa solução!

Otimização do tempo

Quando descobriu que poderia converter os contratos convencionais para contratos eletrônicos, Marcelo logo sentiu as vantagens desse tipo de sistema. Com essa solução simples, boa parte dos seus problemas foram eliminados, começando pela impressão de documentos até o arquivamento e o manuseio deles, que passaram a ser feitos digitalmente.

Com isso, tanto ele como os demais colaboradores viram seu tempo para as demais funções se expandir. Além disso, houve economia no tempo de envio e retorno dos contratos, redução da necessidade do uso de correios ou de transporte para essa função etc.

Diminuição de gastos operacionais

A automatização dos processos teve impacto econômico, também. Entre os mais relevantes, destacados por Marcelo, estão aqueles com prestação de serviços de motoboys, espaço para armazenar arquivos, papel e impressão de documentos, despesas gerais com deslocamentos e viagens para fechamento de contratos, entre outros — a solução de gestão de contratos permite que tudo isso seja feito online.

Mais segurança

Esse, talvez, tenha sido o ganho mais valorizado pelo gerente Marcelo: se antes ele não conhecia bem como funcionava a segurança do armazenamento de dados, documentos, assinaturas e contratos em nuvem, hoje ele percebe que está muito melhor resguardado de problemas como extravios, acidentes ou negligência.

Todos os documentos são protegidos por criptografia e não têm risco de ser violados ou extraviados, podendo ser, seguramente, enviados pela internet com total segurança.

Como Marcelo lidou com as assinaturas e reconhecimento de firma?

Com a solução oferecida a Marcelo pelo Portal de Assinaturas, os documentos são assinados digitalmente, o que elimina a necessidade de reconhecimento de firma. Os contratos têm validade jurídica assegurada pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001.

Isso tudo porque a assinatura digital está associada a um certificado digital, o que confere a ela integridade, não repúdio, autenticidade e validade jurídica. A tempestividade também é garantida por meio do Carimbo do Tempo, ou seja, a hora e a data precisas em que o documento foi assinado estão atestados nele.

Além de toda essa facilidade, Marcelo e outros colaboradores da empresa ganham tempo ao usar a funcionalidade Assinatura em Lote, que permite que centenas de documentos possam ser assinados em poucos segundos.

Assim, ao usar a solução oferecida pelo Portal de Assinaturas, Marcelo conseguiu desburocratizar processos em todos os seus fluxos que envolviam contratos, assinaturas, reconhecimento de firma, envio e recebimento de documentos, bem como o seu armazenamento. Tudo agora é chancelado e emitido por e-mail em operações que duram apenas alguns minutos.

Deu para perceber, pela história do Marcelo, que não é tão difícil, hoje em dia, vencer boa parte das burocracias que acabam minando a produtividade e, até mesmo, a rentabilidade da sua empresa. Com o uso do Portal de Assinatura, ele conseguiu otimizar os processos e, agora, tem mais tempo para atuar de forma mais estratégica para a empresa.

E você? Está interessado em desburocratizar processos, como fez o gerente de compras da nossa história? Continue aprendendo sobre o assunto e leia, também, quais os benefícios de usar o Portal de Assinaturas!

Conheça Marcelo e veja como ele conseguiu desburocratizar os processos em sua empresa
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