cuidados no armazenamento em nuvem cuidados no armazenamento em nuvem

8 cuidados que você deve ter ao utilizar o armazenamento em nuvem

7 minutos para ler

Não há mais dúvidas de que o processo de digitalização dos documentos nas empresas é irreversível, otimizando espaços, contribuindo com a produtividade das equipes e reduzindo os custos do negócio. Mas há cuidados no armazenamento em nuvem que devem ser tomados para que não haja problemas, especialmente em relação à segurança da informação.

Se, por um lado, o arquivamento digital proporciona mais praticidade, melhora os fluxos de guarda e de manipulação de dados, por outro pode acabar deixando a sua empresa vulnerável a furtos de informações se você não tiver as devidas precauções. Afinal, nas mãos erradas, de pessoas mal-intencionadas, esses documentos podem levar a fraudes e muitas dores de cabeça no futuro.

Mas como salvar seus dados virtualmente em um espaço seguro e que garanta o gerenciamento de documentos eficaz, permitindo consulta, acesso e arquivamento facilitado? É o que vamos descobrir com as 8 dicas que listamos neste artigo. Acompanhe!

1. Opte por um serviço confiável

Essa é a regra número 1 dos cuidados no armazenamento em nuvem. Você já deve ter pesquisado e descoberto que alguns serviços são pagos e outros gratuitos. A gratuidade chama a atenção, mas deve ser usada apenas para uso pessoal no arquivamento de documentos. No caso das empresas, o ideal é procurar por um prestador de serviços com credibilidade e que dê garantia da segurança dos seus dados.

Faça uma boa pesquisa sobre as opções oferecidas pelo mercado, compare o cardápio de serviços e questione outros clientes da empresa para descobrir se a solução é realmente eficiente. Em sua investigação, é importante checar se há casos de ataques de hackers bem-sucedidos.

Veja quais são os planos de serviços disponíveis e procure entender as garantias de segurança oferecidas pelo fornecedor. Entre elas, criptografia, autenticação em mais etapas, certificado de segurança no site, entre outras.

2. Use senhas fortes

Essa etapa do processo depende mais de você. Ao escolher as senhas que serão usadas nos serviços de armazenamento em nuvem, dê atenção especial à criação delas. A primeira dica é evitar aquelas mais óbvias (nomes, sobrenomes, datas de nascimento etc.), muito fáceis de serem decifradas por infratores.

Nunca use a mesma senha para diversos serviços (conta de banco, e-mail, redes sociais, entre outras). Uma vez descoberta a chave, certamente ela será testada em todas as opções, colocando em risco os seus dados. Nem precisamos mencionar que a senha não deve ser fornecida a terceiros que não tenham autorização para acessar livremente as informações.

Uma ação recomendável é utilizar senhas de acesso em todos os arquivos armazenados em nuvem. Além disso, você pode alterar periodicamente as chaves para garantir ainda mais segurança ao processo.

Por fim, outro ponto que você deve verificar é se o fornecedor oferece autenticação em duas etapas. Isso significa, por exemplo, que além da senha de acesso, poderá ser necessária outra ação para que você consiga usar os documentos armazenados em nuvem.

3. Faça backups regulares

Sabemos que o armazenamento em nuvem é uma forma de economizar espaço que antes era ocupado por uma papelada sem fim. Também entendemos que ter um servidor potente o suficiente para arquivar todos os documentos da empresa nem sempre é a melhor solução (além de demandar um lugar apropriado, há riscos de problemas na estrutura que podem afetar o armazenamento seguro).

Mesmo assim, é importante que a empresa que prestará o serviço para o seu negócio ofereça a possibilidade de recuperar as suas informações em dispositivos como computadores ou outros, caso haja algum problema na nuvem. Assim, você terá mais tranquilidade, sabendo que seus documentos manterão a sua integridade.

4. Aposte na criptografia

O uso da criptografia é essencial para que os dados que constam em seus arquivos se tornem ilegíveis para as pessoas que não têm a chave de acesso a eles. Procure por um fornecedor que ofereça essa opção em seu pacote de serviços, pois ela garante uma camada a mais de proteção em caso de violabilidade.

5. Escolha o tipo de nuvem certo

Existem três tipos de armazenamento em nuvem e você deve entender bem as suas diferenças antes de escolher o ideal para sua empresa. Confira:

  • públicas: os dados são acessados individualmente, mas as redes são compartilhadas com outras empresas e têm seus espaços de arquivamento limitados;
  • privadas: o espaço é exclusivo para o armazenamento dos seus dados, sem que haja o compartilhamento com outras empresas e com capacidade maior de arquivamento, dependendo do plano escolhido;
  • mistas: essas plataformas combinam as características das redes públicas e privadas.

Um dos grandes problemas do arquivamento em nuvem nas redes públicas é o espaço limitado, pois quando o limite é ultrapassado você terá que eliminar arquivos ou acabar contratando um plano para comportar todos os seus documentos. Na nuvem privada, como seu espaço não é compartilhado com outros usuários, isso não ocorre.

6. Defina diferentes níveis de permissões de acesso

Arquivos mais estratégicos e confidenciais podem ser armazenados em nuvem, desde que você siga as dicas e cuidados com relação à segurança deles. Os fornecedores desse tipo de serviço podem oferecer a gestão de documentos mais eficiente, permitindo que você defina permissões de acesso distintas, de acordo com o nível hierárquico do colaborador e sua função na empresa.

Para fazer isso, você deve escolher a opção de trabalho com diferentes autorizações de acesso, que serão validadas com o uso de senhas específicas. Isso permite que os dados que se referem apenas às pessoas com cargos em nível de direção, por exemplo, tenham sua segurança preservada e as suas informações não sejam espalhadas para todos os colaboradores em seu negócio.

7. Revise frequentemente seus arquivos

Mesmo que contrate um serviço de armazenamento em nuvem com alta capacidade, é importante fazer uma revisão periódica dos seus documentos. Isso porque há sempre informações que já não têm mais valor e que podem ser eliminadas do processo para que dados importantes ou confidenciais sejam preservados após o seu uso não ser mais necessário.

Portanto, as limpezas frequentes garantem que os arquivos se mantenham organizados e que não haja pastas desnecessárias guardadas em nuvem.

8. Treine sua equipe

Todas essas etapas que mencionamos até aqui só serão efetivas e ajudarão a sua empresa a alcançar os objetivos com o armazenamento em nuvem se houver um treinamento adequado para os colaboradores. É importante que eles entendam como funciona esse processo, que tipo de acesso cada nível hierárquico poderá ter, quais são as medidas que ajudam a manter a segurança dos dados, como deve ser feito o arquivamento, entre outras informações.

Caso você tome todos os cuidados no armazenamento em nuvem, essa será a solução ideal para a sua empresa otimizar os resultados e garantir mais tempo para os colaboradores atuarem de forma estratégica. Os custos também tendem a ser reduzidos, aumentando a sua rentabilidade.

O que está esperando para começar a digitalizar a documentação do seu negócio? Quer ter mais informações sobre como a tecnologia pode ajudar você a lucrar mais e reduzir a burocracia? Cadastre-se e receba nossa newsletter gratuita em sua caixa de e-mails!

8 cuidados que você deve ter ao utilizar o armazenamento em nuvem
Avalie este post
Posts relacionados

Deixe uma resposta